Hệ thống quản lý văn bản điện tử và điều hành thông minh

Văn bản điện tử là một phương tiện đi lại tàng trữ thông tin rất được ưu thích trong thời đại “ quy đổi số ”. Tuy nhiên, có rất nhiều lao lý pháp lý mà doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức triển khai cần phải biết và tuân thu khi sử dụng hệ thống văn bản điện tử. Vì vậy mà rất nhiều cơ quan, tổ chức triển khai lựa chọn những hệ thống quản lý văn bản điện tử để hoàn toàn có thể quản lý và điều hành một cách mưu trí. Vậy nên sử dụng ứng dụng, hệ thống nào để tối ưu nhất việc quản lý văn bản điện tử ?

Quản lý văn bản điện tử là gì?

Căn cứ theo Điều 3, Nghị định số 30/2020 / NĐ-CP của Chính Phủ pháp luật về công tác làm việc văn thư, văn bản điện tử là loại văn bản dưới dạng thông điệp tài liệu được tạo lập hoặc số hóa từ văn bản giấy, được trình diễn theo đúng thể thức, định dạng và kỹ thuật như lao lý .Căn cứ theo Điều 3, Thông tư 01/2019 / TT-BNV của Bộ Nội Vụ, quản lý văn bản và hồ sơ điện tử là việc triển khai trấn áp, theo dõi trong suốt vòng đời của hồ sơ điện tử, gồm có những nhiệm vụ : Tạo lập, chuyển giao, xử lý, dữ gìn và bảo vệ và tàng trữ, sử dụng và hủy văn bản điện tử .

Quy định quản lý văn bản điện tử

Theo Thông tư 01/2019/TT-BNV của Bộ Nội Vụ, quy trình quản lý văn bản điện tử được phân chia thành mục văn bản đến và văn bản đi.

2.1. Quản lý văn bản điện tử đến

Theo Chương II của Thông tư 01/2019 / TT-BNV, tiến trình quản lý văn bản đến gồm :

Bước 1: Tiếp nhận văn bản điện tử đến

Khâu đảm nhiệm văn bản điện tử đến cần phải :

• Kiểm tra chữ ký số: Đáp ứng quy định sử dụng chữ ký số tại Thông tư 41/2017/TT-BTTTT của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông.
• Thông báo đã nhận văn bản.

Bước 2: Đăng ký, số hóa văn bản điện tử đến.

Đăng ký văn bản điện tử đến :

• Nhận văn bản đến theo hình thức kết nối, liên thông giữa bên gửi và bên nhận.
• Cấu trúc và định dạng các trường thông tin của văn bản cần tuân thủ quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về cấu trúc mã định danh và văn bản dữ liệu gói tin phục vụ kết nối các hệ thống quản lý văn bản và điều hành.
• Số văn bản và thời gian đến cần được lưu trong hệ thống.

Số hóa văn bản điện tử đến từ văn bản giấy : Tiêu chuẩn số hóa văn bản, tài liệu :

• Định dạng Portable Document Format (.pdf), để ở phiên bản 1.4 trở lên;
• Ảnh phải là ảnh màu;
• Độ phân giải tối thiểu phải đảm bảo là 200 dpi;
• Tỷ lệ số hóa: 100%.

Bước 3: Trình và chuyển giao văn bản điện tử đến trong hệ thống nội bộ

Sau khi giải quyết và xử lý những khâu trong bước đầu, bộ phận văn thư cần trình văn bản hoặc chuyển giao đến bộ phận có nghĩa vụ và trách nhiệm giải quyết và xử lý, xử lý. Đối với văn bản tương quan đến nhiều đơn vị chức năng thì người có thẩm quyền cần xác lập rõ đơn vị chức năng hoặc cá thể phối hợp để giải quyết và xử lý văn bản .

Bước 4: Giải quyết, xử lý văn bản điện tử đến trong hệ thống

Khi nhận được văn bản điện tử đến, đơn vị chức năng hoặc cá thể cần có nghĩa vụ và trách nhiệm :

• Tổ chức giải quyết, xử lý văn bản.
• Xác định số và ký hiệu hồ sơ cho văn bản điện tử đến theo danh mục của đơn vị để cập nhật thông tin vào hệ thống.
• Lưu trữ văn bản đến theo quy định.

2.2. Quản lý văn bản điện tử đi

Các bước để quản lý văn bản điện tử đi như sau :

Bước 1: Tạo lập, soạn thảo văn bản điện tử đi

Cá nhân đảm nhiệm soạn thảo văn bản cần phải :

• Dự thảo văn bản và đưa vào hệ thống, xác định mức độ khẩn của văn bản, trình lãnh đạo đơn vị để duyệt và xem xét.
• Cập nhật các trường thông tin của văn bản vào hệ thống.

Lãnh đạo của đơn vị chức năng chủ trì soạn thảo văn bản cần :

• Xem xét và cho ý kiến, phê duyệt về nội dung của văn bản.
• Chuyển đến người có trách nhiệm kiểm tra thể thức, cách trình bày của văn bản.

Người được giao trách nhiệm kiểm tra thể thức văn bản:

• Kiểm tra tất cả các tiêu chí và trình bày, thể thức văn bản và cho ý kiến.
• Chịu trách nhiệm về nội dung kiểm tra.
• Chuyển văn bản cho văn thư cơ quan để trình người có thẩm quyền ký văn bản.

Bộ phận văn thư tiếp đón :

• Kiểm tra lại một lần nữa về kỹ thuật trình bày văn bản.
• Chuyển dự thảo văn bản về định dạng .pdf (phiên bản 1.4 trở lên).
• Cập nhật số văn bản, thời gian, tên cơ quan, tổ chức ban hành, số trang và mã định danh của đơn vị.

Bước 2. Ban hành và phát hành văn bản

Ban hành văn bản điện tử điĐể thực thi phát hành văn bản điện tử đi, người có thẩm quyền của đơn vị chức năng cần ký duyệt phát hành để chuyển văn thư cơ quan làm thủ tục. Bộ phận văn thư sẽ triển khai tiếp như sau :

• Cấp số văn bản, thời gian vào dự thảo văn bản.
• In và đóng dấu của đơn vị/cơ quan.
• Tổ chức lưu trữ tại văn thư đơn vị 1 bản.
• Ký số của cơ quan, tổ chức để phát hành văn bản điện tử.
• Cập nhật thông tin của văn bản vào hệ thống các trường thông tin của tổ chức.

Phát hành văn bản được số hóa từ văn bản giấyTrường hợp tổ chức triển khai / đơn vị chức năng thực thi phát hành văn bản giấy và cần số hóa văn bản giấy cần địa thế căn cứ theo lao lý tại Điểm b, Khoản 2, Điều 6 Thông tư này. Sau đó, tổ chức triển khai ký số và phát hành văn bản số hóa. Sau khi gửi văn bản giấy cho những tổ chức triển khai nhận, đơn vị chức năng cần lưu văn bản điện tử trong hệ thống .

Vì sao doanh nghiệp, tổ chức nên sử dụng hệ thống quản lý văn bản điện tử?

Theo thống kê từ Bộ công thương, 90 % thông tin quan trọng được bộc lộ trên giấy và 70 % thanh toán giao dịch hoàn toàn có thể không thành công xuất sắc nếu như văn bản bằng giấy bị thất lạc. Cách thức tàng trữ thông tin hiện tại ( chỉ đơn thuần lưu giữ văn bản, tài liệu giấy bản cứng ) dễ thể hiện những điểm yếu như : tốn diện tích quy hoạnh, ngân sách dữ gìn và bảo vệ ; văn bản, tài liệu dễ bị hỏng ( nhiệt độ, ẩm, mốc, côn trùng nhỏ … ) khiến cho việc tìm kiếm, khai thác thông tin kém hiệu suất cao, tốn nhiều thời hạn .Trong khi đó, xu thế sử dụng ứng dụng quản lý văn bản và điều hành điện tử với việc sử dụng những ứng dụng quản lý văn minh, khoa học sẽ giúp những doanh nghiệp tiết kiệm ngân sách và chi phí được thời hạn và ngân sách, nâng cao hiệu suất cao hoạt động giải trí. Đồng thời, bảo vệ tính bảo mật thông tin của thông tin và ngân sách góp vốn đầu tư so với hiệu suất cao mang lại là rất thấp. Chính vì vậy, quản lý văn bản trải qua những ứng dụng, hệ thống quản lý đang trở thành xu thế được ưu thích trong những năm gần đây .

DocEye – Hệ thống lưu trữ & quản lý tài liệu thông minh

Một trong những hệ thống quản lý văn bản điện tử được ưu thích nhất lúc bấy giờ đó là DocEye. DocEye được điều tra và nghiên cứu tăng trưởng dựa trên những công nghệ tiên tiến quản lý văn bản tiên tiến và phát triển nhất trên quốc tế gắn liền với nhu yếu thực tiễn của những người mua Nước Ta, với những tính năng điển hình nổi bật như :

Thiết lập kho lưu trữ tài liệu số tập trung

• Thu nhận tài liệu
• Lưu trữ tài liệu
• Thiết lập kho tài liệu điện tử
• Thiết lập kho 3D trên hệ thống
• Quản lý tài liệu cá nhân

Tìm kiếm tài liệu nhanh chóng và dễ dàng

• Tìm kiếm theo từ khoá
• Tìm kiếm toàn văn
• Tìm kiếm nâng cao

Chia sẻ tài liệu linh hoạt và an toàn

• Phân quyền chi tiết cho người dùng
• Đặt mật khẩu 2 lớp
• Quản lý mượn trả tài liệu
• Bảo mật tuyệt đối

Thống kê chi tiết và trực quan

• Thống kê số lượng và dung lượng tài liệu
• Thống kê loại tài liệu
• Thống kê người dùng
• Thống kê tình trạng sử dụng tài liệu

Việc sử dụng DocEye là lựa chọn mưu trí, giúp doanh nghiệp, tổ chức triển khai tránh được khủng hoảng cục bộ sách vở. Đăng ký tư vấn và Demo không tính tiền DocEye tại đây !

Source: https://suachuatulanh.edu.vn
Category : Văn Phòng