Văn phòng điện tử là gì? Lợi ích của văn phòng điện tử cho doanh nghiệp

Văn phòng điện tử đã và đang trở thành xu hướng mà các doanh nghiệp hướng đến hiện nay. Vậy văn phòng điện tử là gì? Văn phòng điện tử mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp? Hãy cùng AMIS tìm hiểu ngay!

I. Tìm hiểu về văn phòng điện tử

1. Văn phòng điện tử là gì ?

Có rất nhiều cách diễn giải về khái niệm văn phòng điện tử là gì. Bạn có thể hiểu văn phòng điện tử là một dạng mô hình văn phòng làm việc “ảo”.

Nó có vận dụng công nghệ tiên tiến dựa trên một hệ thống ứng dụng tích hợp khá đầy đủ những công dụng. Chúng gồm có quản trị, giải quyết và xử lý tài liệu và hồ sơ, điều hành quản lý tác nghiệp, trao đổi thông tin, khởi tạo và quản trị tài liệu, thông tin, báo cáo giải trình …

Nói tóm lại, đây là hệ thống phần mềm giúp chúng ta thao tác, thực hiện nghiệp vụ văn phòng với nền tảng Internet. Có thể thấy, văn phòng điện tử được tạo ra nhằm mục đích ứng dụng và thay thế những phương thức truyền thống. Nó hỗ trợ đắc lực cho quá trình quản lý doanh nghiệp hiện đại.  

2. Các loại văn phòng điện tử

Mô hình văn phòng điện tử rất phong phú. Tùy theo phân khúc loại những loại hệ thống về công dụng, phương pháp hoạt động giải trí, khoảng trống bài trí mà phân thành nhiều loại khác nhau, hoàn toàn có thể kế đến như :

• Văn phòng ảo
• Văn phòng trọn gói
• Văn phòng mở
• Văn phòng xanh
• Văn phòng san sẻ
• Văn phòng đa tính năng

Mời bạn đăng ký nhận ngay bộ tài liệu không tính tiền : hướng dẫn quy đổi số những ngành nghề

II. Ưu – điểm yếu kém của văn phòng điện tử

Nhờ những ưu điểm nào mà văn phòng điện tử đang trở thành xu hướng cho các doanh nghiệp? Mặt khác, sử dụng mô hình này thì có những khó khăn nào? Mời bạn cùng AMIS tìm hiểu về ưu – nhược điểm của văn phòng điện tử là gì. 

1. Ưu điểm của văn phòng điện tử

1.1. Dễ dàng phân công, theo dõi tiến trình thao tác

Do hệ thống hoạt trọn vẹn động trên nền tảng internet, văn phòng điện tử mang đến sự thuận tiện cao. Chỉ cần những nhà chỉ huy, nhà quản trị doanh nghiệp “ trực tuyến ” là đã hoàn toàn có thể quản trị công vụ, việc làm ngay trên hệ thống .

Nhờ có ứng dụng này mà những nhà quản trị cơ quan hay doanh nghiệp thuận tiện điều hành quản lý, quản trị, phân công việc làm qua điện thoại thông minh, máy tính. Họ hoàn toàn có thể liên kết với nhân viên cấp dưới dù đang ở bất kỳ nơi nào .
Quản lý hiệu suất cao, nhân viên cấp dưới dữ thế chủ động với AMIS Công việc

1.2. Quản lý những văn bản tự động hóa

Các văn bản được gửi đến hay gửi đi đều sẽ được hệ thống văn phòng điện tử update nhanh gọn. Nó còn theo phân loại, lưu vào trình tự thời hạn .
Thêm vào đó, nó cũng được cho phép mọi người ghi chú nhanh gọn. Các thành viên không còn lo lắng khi góp phần quan điểm cá thể vào checklist việc làm. Bởi vậy, việc quản trị công văn, văn bản sẽ mang lại hiệu suất cao nhiều .

1.3. Kho tàng trữ tài liệu mưu trí

Doanh nghiệp không còn phải cất trữ sổ sách chứa thông tin, tài liệu trong những chiếc tủ cao truyền thống lịch sử. Thay vào đó, giờ đây, việc tàng trữ một lượng lớn tài liệu, thông tin thuận tiện hơn rất nhiều với văn phòng điện tử .

1.4. Bảo mật thông tin

Hệ thống văn phòng điện tử hoàn toàn có thể được bảo mật thông tin bằng nhiều phương pháp khác nhau. Người dùng được đặt mật khẩu, hạn chế quyền truy vấn vào hệ thống cơ sở dữ liệu …
Mặc dù không phải là phương pháp tuyệt đối tuyệt đối, nhưng so với phương pháp truyền thống lịch sử thì nó tiên tiên hơn rất nhiều .

2. Nhược điểm của văn phòng điện tử

Bên cạnh những ưu điểm, văn phòng điện tử cũng có những điểm yếu kém, khó khăn vất vả như :

2.1. Tâm lý ngại đổi khác

Đây được coi là trở ngại lớn nhất bởi hầu hết những đơn vị chức năng, doanh nghiệp. Hiện nay mọi người đã quá quen thuộc với phương pháp quản lý và vận hành, trao đổi theo phương pháp truyền thống lịch sử .
Để ứng dụng quy mô văn phòng điện tử thì điều tiên phong cần biến hóa là tư duy thao tác. Thế nhưng đây là chuyện không hề triển khai ngay trong một khoảng chừng thời hạn ngắn. Thêm vào đó, khi mới đầu vận dụng quy mô này, những doanh nghiệp, tổ chức triển khai sẽ gặp phải những khó khăn vất vả vì chưa quen thao tác .

2.2. Vấn đề ứng dụng công nghệ tiên tiến

Không phải vận dụng nhiều công nghệ tiên tiến thì sẽ tốt. Có những công nghệ tiên tiến tương thích và mang lại hiệu suất cao cao với doanh nghiệp. Ngược lại, có công nghệ tiên tiến mang hiệu suất cao trái ngược .
Điều này cho thấy những doanh nghiệp, công nghệ tiên tiến cần chăm sóc, tinh lọc công nghệ tiên tiến. Nó phải thực sự cần và tương thích với quy mô công ty, đơn vị chức năng .

>> Xem thêm: Tổng hợp những phương pháp tạo động lực cho nhân viên hiệu quả nhất

III. Lý do nào khiến văn phòng điện tử trở thành khuynh hướng ?

Dễ dàng nhận thấy nhiều doanh nghiệp lúc bấy giờ đã và đang triển khai vận dụng quy mô văn phòng điện tử. Nó dần trở thành một trong những khuynh hướng số 1. Vậy nguyên do là gì ?

• Văn phòng điện tửcung ứng cho nhà quản trị, nhà chỉ huy những công cụ quản trị rất là thuận tiện. Những việc làm như quản trị và phân công việc làm, theo dõi quy trình tiến độ từ xa trở nên đơn thuần hơn trước. Điều này giúp tiết kiệm ngân sách và chi phí được nhiều thời hạn, ngân sách .

• Cài đặt hệ thống chương trìnhvăn phòng điện tửở những thiết bị như máy tính, máy tính bảng, điện thoại cảm ứng nhanh gọn, thuận tiện .
• Giao diện những chương trình ứng dụng hệ thống lúc bấy giờ mang lại cảm xúc thân thiện, dễ sử dụng. Tại đây, người dùng hoàn toàn có thể tùy ý kiểm soát và điều chỉnh những công dụng theo ý muốn của mình để thuận tiện thao tác hơn .

• Hệ thống văn phòng điện tửcó tính bảo mật thông tin cao hơn giải pháp bảo mật thông tin truyền thống lịch sử. Doanh nghiệp hoàn toàn có thể yên tâm bởi hệ thống chương trình có hệ thống bảo mật thông tin 3 lớp. Nó tránh việc hacker hay những tin tặc truy vấn và đánh cắp tài liệu .

• Mô hìnhvăn phòng điện tửhoàn toàn có thể vận dụng cho nhiều doanh nghiệp khác nhau. Trong đó dù là quy mô đoàn thể, quy mô tổ chức triển khai hay cá thể đều hoàn toàn có thể vận dụng được .

  Xem thêm: Văn phòng Chính phủ (Việt Nam) – Wikipedia tiếng Việt

IV. Sự độc lạ giữa quy mô văn phòng điện tử với quy mô văn phòng kiểu cũ

Để nhìn tổng quan hơn về quy mô văn phòng điện tử, AMIS sẽ nhìn nhận so sánh giữa 2 quy mô tân tiến và truyền thống lịch sử. Bạn sẽ thấy rõ sự độc lạ sau đây :

1. Nội thất và thiết bị văn phòng

• Văn phòng truyền thống:

  Cần phải trang bị những thiết bị thiết yếu, cố định và thắt chặt. Thông thường đó là những thiết bị cũ không có tính văn minh, phát minh sáng tạo như những loại quạt, ổ điện, bàn và ghế nội thất bên trong mẫu mã cũ dễ phát hiện ở thiên nhiên và môi trường văn phòng .Văn phòng truyền thống lịch sử cũng dùng những vách ngăn, tường xây hay cánh cửa … để phân loại khu vực .

• Văn phòng điện tử :Do văn phòng điện tửhoạt động giải trí trên nền tảng Internet nên hầu hết sẽ thao tác Online. Nhờ đó mà hoàn toàn có thể tiết kiệm chi phí được ngân sách nội thất bên trong và thiết bị văn phòng .

2. Công nghệ

• Văn phòng truyền thống:Doanh nghiệp chưa thể vận dụng trọn vẹn công nghệ tiên tiến vào trong giải quyết và xử lý việc làm. Quản lý tài liệu lẻ tẻ gây mất thời hạn, khó trấn áp. Danh sách việc làm cũng dễ bị phân tán, khiến cho việc tìm kiếm tài liệu cũng trở nên khó khăn vất vả .

• Văn phòng điện tử:Tất cả những việc làm đều được thực thi trải qua hệ thống. Vậy nên việc vận dụng quy môvăn phòng điện tửgiúp tài liệu được như nhau trên một nền tảng trực tuyến. Việc truy vấn hay giải quyết và xử lý, thao tác trên tài liệu cũng từ đó mà thuận tiện, nhanh gọn .

KIẾN TẠO MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC SỐ LÝ TƯỞNG VỚI BỘ GIẢI PHÁP ĐIỀU HÀNH MISA AMIS

3. Không gian thao tác

• Văn phòng truyền thống: Nhân viên phải xếp hàng đợi chấm công. Công ty thường ồn ào, đông đúc vào giờ cao điểm .

• Văn phòng điện tử:Việc triển khai chấm công trở nên đơn thuần trải qua máy tính hay điện thoại thông minh. Doanh nghiệp tự do lựa chọn những tính năng như nhận diện khuôn mặt Face ID, nhận diện dấu vân tay …

4. Xử lý việc làm

• Văn phòng truyền thống:Việc xuất tài liệu qua những ứng dụng như Excel dễ gây sai sót. Nó cũng làm mất tốn thời hạn trong việc tìm kiếm và trấn áp tài liệu. Đặc biệt với những doanh nghiệp, công ty có nhiều tài liệu .

• Văn phòng điện tử: Tất cả tài liệu đều được update lên hệ thống. Như vậy, mọi nhân viên cấp dưới đều hoàn toàn có thể thấy cũng như liên tục việc làm thao tác, giải quyết và xử lý tài liệu một cách thuận tiện .

>> Tìm hiểu thêm: Work From Home là gì? Cách Work From Home hiệu quả

V. Một số hệ thống văn phòng điện tử phổ cập

Đi cùng với xu thế văn phòng điện tử, nhiều hệ thống ứng dụng về quy mô này đã sinh ra lúc bấy giờ. Điều này yên cầu doanh nghiệp phải có sự nhìn nhận, tinh lọc để chọn được một hệ thống tương thích với doanh nghiệp của mình .
Sau đây, AMIS sẽ ới thiệu đến bạn 1 số ít hệ thống phổ cập lúc bấy giờ để bạn hoàn toàn có thể tìm hiểu thêm .

1. Phần mềm quản trị văn phòng E-office

Chức năng chính của ứng dụng văn phòng điện tử E-office là tương hỗ giao việc, theo dõi và giải quyết và xử lý những việc làm quản trị – hành chính, văn thư – tàng trữ trong doanh nghiệp. E-office tương hỗ những công tác làm việc quản trị văn phòng, giúp tiết kiệm chi phí được những ngân sách văn phòng, rút ngắn thời hạn giải quyết và xử lý việc làm mà vẫn đem lại hiệu suất cao cao .
Bên cạnh đó, ứng dụng E-office còn có tính năng quản trị những thiết bị văn phòng, quản trị hồ sơ, sắp xếp lịch thao tác và xếp lịch đi công tác làm việc cho nhân viên cấp dưới .

2. Phần mềm quản trị văn phòng điện tử CloudOffice

CloudOffice được xem là ứng dụng quản trị văn phòng điện tử toàn diện và tổng thể, mang lại hiệu suất cao cho hoạt động giải trí quản trị, quản lý và điều hành trong doanh nghiệp. So với nhiều ứng dụng, CloudOffice có ưu điểm điển hình nổi bật là hệ thống thông tin như nhau, năng lực quản trị và quản lý mang tính độc lập, hoàn toàn có thể truy vấn tài liệu qua Internet mọi lúc mọi nơi …
Nó cũng có năng lực lan rộng ra quy mô văn phòng, nhân sự và tương hỗ trên nhiều thiết bị khác nhau .

3. Phần mềm quản trị văn phòng SINNOVA-OFFICE

Nhìn chung, SINNOVA-OFFICE là hệ thống văn phòng điện tử giúp quản trị gần như tổng thể những quá trình hoạt động giải trí như công văn, văn bản, tài liệu, dự án Bất Động Sản văn phòng … SINNOVA hoạt động giải trí trên hệ cơ sở tài liệu tiên tiến và phát triển : MsSQL .
Nó cũng được tích hợp nhiều lớp bảo mật thông tin theo Lever, hoàn toàn có thể phân quyền cho người dùng giúp tương hỗ tiến trình quản trị và bảo dưỡng thông tin một cách thuận tiện .
Bài viết trên là những thông tin về văn phòng điện tử mà AMIS mang đến cho bạn. Hy vọng qua bài viết này, bạn hoàn toàn có thể hiểu thêm về văn phòng điện tử là gì ? Vì sao nó lại trở thành khuynh hướng với những doanh nghiệp trong thời hạn gần đây !

Đăng ký nhận tư vấn, tò mò sức mạnh nâng tầm của MISA AMIS Công việc

 731 

Đánh giá bài viết

[Tổng số:

0

Trung bình: 0]

Source: https://suachuatulanh.edu.vn
Category : Văn Phòng