Tuyển Nhân viên văn phòng, việc làm Hành chính, Thư ký, việc làm Hành chính lương cao, chế độ tốt – Joboko
Nhu cầu tuyển dụng nhân viên văn phòng ngày càng cao
Phân Mục Lục Chính
- I. Tổng quan về nhân viên văn phòng
- II. Mức lương nhân viên văn phòng
- III. Kỹ năng mềm cần có của nhân viên văn phòng
- IV. Công việc nhân viên văn phòng có thực sự nhàn hạ?
- V. Những ai phù hợp làm nhân viên văn phòng?
- VI. Liệu công việc nhân viên văn phòng có khả năng thăng tiến?
- VII. Lưu ý khi xin việc nhân viên văn phòng
I. Tổng quan về nhân viên văn phòng
1. Nhân viên văn phòng là gì?
Nhân viên văn phòng là người có trách nhiệm hỗ trợ cho tất cả các hoạt động của công ty từ tiếp đón khách, giải quyết các thủ tục hành chính cho đến công tác về văn thư và nhiều hoạt động khác.
2. Công việc của nhân viên văn phòng
Là nhân viên văn phòng, bạn sẽ có trách nhiệm:
- Phối hợp với bên quản lý để hoàn thành các dự án cần thiết.
- Giữ gìn vệ sinh không gian làm việc để cho ngăn nắp, sạch sẽ và gọn gàng.
- Giám sát và sử dụng các thiết bị và tài liệu văn phòng (máy tính, máy in, máy fax, máy photocopy, tập tài liệu, v.v.).
- Lưu trữ hồ sơ, làm công tác kế toán cơ bản.
- Báo cáo các vấn đề với thiết bị văn phòng và giải quyết các vấn đề nếu có thể.
- Trả lời điện thoại, gọi điện trực tiếp, nhận và gửi tin nhắn khi cần thiết; chuẩn bị mail gửi đi, sắp xếp và gửi thư cho mọi người.
- Giải quyết và hòa giải các khiếu nại của khách hàng.
- Sắp xếp và lên lịch các cuộc họp, cuộc hẹn, sự kiện cho quản lý.
- Lập kế hoạch và sắp xếp địa điểm cho các hội nghị, nhắc nhở tất cả các bên về các sự kiện sắp tới.
- Ghi chú cuộc họp và sao chép vào email, tài liệu hoặc biểu mẫu bảng tính.
3. Yêu cầu công việc
Tuy phải làm rất nhiều công việc khác nhau nhưng khi tuyển dụng, yêu cầu đối với công việc nhân viên văn phòng lại không hề khắt khe chút nào. Bạn chỉ cần đáp ứng một số yêu cầu sau:
- Có bằng tốt nghiệp THPT trở lên
- Biết sử dụng máy tính và các phần mềm văn phòng như Microsoft word, excel,…
- Biết sử dụng các loại máy tính ở văn phòng như máy in, máy fax, máy photocopy, v.v.
- Kỹ năng đánh máy nhanh, thành thạo.
- Kỹ năng giao tiếp bằng lời nói và văn bản tốt.
- Kỹ năng chăm sóc khách hàng tốt.
Đọc thêm: Bỏ túi 4 bí kíp sống còn cho nhân viên văn phòng
II. Mức lương nhân viên văn phòng
Mức lương nhân viên văn phòng ở Việt Nam có sự khác biệt rõ rệt tùy theo năng lực, kinh nghiệm cũng như hiệu suất làm việc.
- Mức lương ở bậc thấp là khoảng 3.5-6 triệu đồng dành cho những bạn sinh viên mới ra trường, chưa có kinh nghiệm.
- Mức lương trung bình là 7-9 triệu đồng dành cho những người đã có kinh nghiệm.
- Mức lương cao là từ 10-30 triệu đồng.
III. Kỹ năng mềm cần có của nhân viên văn phòng
Công việc của nhân viên văn phòng nghe thì có vẻ rất đơn giản, dễ thực hiện nhưng để làm tốt mọi công việc ấy thì nhân viên văn phòng cần trang bị cho mình một số kỹ năng mềm, trong đó có 3 kỹ năng quan trọng là kỹ năng giao tiếp, kỹ năng tổ chức và tính cẩn thận, tỉ mỉ. Những ai đang có ý định tìm việc làm nhân viên văn phòng thì hãy lưu ý các kỹ năng như:
1. Kỹ năng giao tiếp
Như đã nói bên trên, nhân viên văn phòng cần phải có
Kỹ năng mềm vô cùng quan trọng với nhân viên văn phòng
2. Kỹ năng tổ chức
Nhân viên văn phòng phải làm rất nhiều công việc trong một ngày nên rất cần người có kỹ năng tổ chức công việc hiệu quả. Nhân viên văn phòng cần biết cách tổ chức mọi thứ trong văn phòng từ sắp xếp không gian làm việc, lịch trình các công việc, việc gì cần ưu tiên trước… Các bạn cùng tham khảo chi tiết về
3. Cẩn thận, tỉ mỉ
Nhiều nhiệm vụ yêu cầu nhân viên văn phòng cần phải có sự cẩn thận và chú ý đến từng chi tiết. Dù chỉ là lên lịch họp, soạn một cái mail, công văn hay tính toán đơn giản thì đều đòi hỏi nhân viên văn phòng phải tập trung và tỉ mỉ để không sai sót nào có thể xảy ra. Cùng tìm hiểu chi tiết hơn về kỹ năng
4. Giỏi công nghệ
Là người phải đảm nhiệm công tác văn thư, nhân viên văn phòng được yêu cầu phải thành thạo tất cả các phần mềm văn phòng cơ bản như: Excel, Word, PowerPoint, Outlook, v.v. Ngoài ra, họ cũng cần phải biết cách sử dụng hiệu quả các thiết bị điện tử cần thiết cho văn phòng như điện thoại, máy tính, máy fax, máy in, photocopy,…
Trau dồi kỹ năng và kiến thức mềm sẽ giúp bạn có nhiều thời cơ việc làm hơn
5. Kỹ năng phán đoán nhu cầu
Sự khác biệt giữa một nhân viên văn phòng thông thường với nhân viên văn phòng giỏi là ở khả năng dự đoán nhu cầu của mọi người trong công ty và hoàn thành các nhiệm vụ quan trọng mà không cần phải ai nhắc nhở. Nhân viên văn phòng cần biết cách chủ động hỗ trợ doanh nghiệp thay vì chờ đợi sự phê duyệt hoặc chỉ đạo từ ban lãnh đạo.
6. Kỹ năng hoạch định chiến lược
Vì là người trực tiếp lên lịch làm việc cho đội ngũ ban lãnh đạo và nhân viên công ty nên nhân viên văn phòng cần có kỹ năng hoạch định chiến lược. Bên cạnh việc lên lịch làm việc cố định cho mọi người, nhân viên văn phòng nên cân nhắc sắp xếp các công việc theo thứ tự ưu tiên về mức độ quan trọng. Kỹ năng lập kế hoạch cũng rất hữu ích khi sắp xếp lịch của nhân viên và điều chỉnh khi có sự hủy bỏ hoặc phát sinh những thay đổi.
Đọc thêm: Thói quen góp phần xây dựng lối sống lành mạnh cho nhân viên văn phòng
IV. Công việc nhân viên văn phòng có thực sự nhàn hạ?
Khi nói đếnthì nhiều người vẫn nghĩ đó là những việc làm thư thả, không phải hoạt động giải trí nhiều nhưng thực tiễn lại không phải như vậy. Và để hiểu sâu hơn về việc làm nhân viên hành chính, văn phòng, bạn đọc tìm hiểu thêm ngay bài viết của chuyên trang tuyển dụng JOBOKO dưới đây nhé. Nhân viên văn phòng là người có nghĩa vụ và trách nhiệm tương hỗ cho tổng thể những hoạt động giải trí của công ty từ tiếp đón khách, xử lý những thủ tục hành chính cho đến công tác làm việc về văn thư và nhiều hoạt động giải trí khác. Là nhân viên văn phòng, bạn sẽ có nghĩa vụ và trách nhiệm : Tuy phải làm rất nhiều việc làm khác nhau nhưng khi tuyển dụng, nhu yếu so với việc làm nhân viên văn phòng lại không hề khắc nghiệt chút nào. Bạn chỉ cần phân phối một số ít nhu yếu sau : Mức lương nhân viên văn phòng ở Nước Ta có sự độc lạ rõ ràng tùy theo năng lượng, kinh nghiệm cũng như hiệu suất thao tác. Công việc của nhân viên văn phòng nghe thì có vẻ rất đơn thuần, dễ thực thi nhưng để làm tốt mọi việc làm ấy thì nhân viên văn phòng cần trang bị cho mình một số ít kiến thức và kỹ năng mềm, trong đó có 3 kỹ năng và kiến thức quan trọng là kỹ năng và kiến thức tiếp xúc, kiến thức và kỹ năng tổ chức triển khai và tính cẩn trọng, tỉ mỉ. Những ai đang có ý địnhthì hãy chú ý quan tâm những kiến thức và kỹ năng như : Như đã nói bên trên, nhân viên văn phòng cần phải có kiến thức và kỹ năng tiếp xúc không chỉ trải qua lời nói mà cả văn bản vì đặc thù việc làm liên tục phải tiếp đón người mua, tiếp xúc với nhân viên công ty, thậm chí còn là cấp trên. Nếu tiếp xúc tốt, nhân viên văn phòng thuận tiện để lại ấn tượng và kiến thiết xây dựng được nhiều mối quan hệ tốt đẹp có lợi cho việc làm. Ngoài ra, ngôn từ viết cũng là điều đáng chú ý quan tâm vì nhân viên văn phòng chịu nghĩa vụ và trách nhiệm công tác làm việc văn thư như soạn mail, gửi mail, công văn, … Nhân viên văn phòng phải làm rất nhiều việc làm trong một ngày nên rất cần người có kỹ năng và kiến thức tổ chức triển khai việc làm hiệu suất cao. Nhân viên văn phòng cần biết cách tổ chức triển khai mọi thứ trong văn phòng từ sắp xếp khoảng trống thao tác, lịch trình những việc làm, việc gì cần ưu tiên trước … Các bạn cùng tìm hiểu thêm cụ thể về kiến thức và kỹ năng tổ chức triển khai việc làm để rèn luyện cho bản thân của mình thuận tiện và hài hòa và hợp lý nhất nhé. Nhiều trách nhiệm nhu yếu nhân viên văn phòng cần phải có sự cẩn trọng và quan tâm đến từng chi tiết cụ thể. Dù chỉ là lên lịch họp, soạn một cái mail, công văn hay đo lường và thống kê đơn thuần thì đều yên cầu nhân viên văn phòng phải tập trung chuyên sâu và tỉ mỉ để không sai sót nào hoàn toàn có thể xảy ra. Cùng tìm hiểu và khám phá chi tiết cụ thể hơn về kỹ năng và kiến thức Tỉ mỉ, cẩn trọng để ứng dụng cho nhu yếu việc làm tốt nhất. Là người phải đảm nhiệm công tác làm việc văn thư, nhân viên văn phòng được nhu yếu phải thành thạo toàn bộ những ứng dụng văn phòng cơ bản như : Excel, Word, PowerPoint, Outlook, v.v. Ngoài ra, họ cũng cần phải biết cách sử dụng hiệu suất cao những thiết bị điện tử thiết yếu cho văn phòng như điện thoại cảm ứng, máy tính, máy fax, máy in, photocopy, … Sự độc lạ giữa một nhân viên văn phòng thường thì với nhân viên văn phòng giỏi là ở năng lực Dự kiến nhu yếu của mọi người trong công ty và triển khai xong những trách nhiệm quan trọng mà không cần phải ai nhắc nhở. Nhân viên văn phòng cần biết cách dữ thế chủ động tương hỗ doanh nghiệp thay vì chờ đón sự phê duyệt hoặc chỉ huy từ ban chỉ huy. Vì là người trực tiếp lên lịch thao tác cho đội ngũ ban chỉ huy và nhân viên công ty nên nhân viên văn phòng cần có kỹ năng và kiến thức hoạch định kế hoạch. Bên cạnh việc lên lịch thao tác cố định và thắt chặt cho mọi người, nhân viên văn phòng nên xem xét sắp xếp những việc làm theo thứ tự ưu tiên về mức độ quan trọng. Kỹ năng lập kế hoạch cũng rất hữu dụng khi sắp xếp lịch của nhân viên và kiểm soát và điều chỉnh khi có sự hủy bỏ hoặc phát sinh những biến hóa .
Rất nhiều người nghĩ rằng công việc của nhân viên văn phòng chẳng có gì vất vả vì làm việc trong nhà, sạch sẽ mát mẻ, chỉ xử lý các nhiệm vụ hành chính, giấy tờ, v.v. Thế nhưng, bất kỳ công việc nào đều có những vấn đề nhất định và nhân viên văn phòng cũng không ngoại lệ.
Nhìn chung thì nhân viên văn phòng làm việc trong môi trường tốt nhưng có thể bị gò bó với những quy định, nghi thức tại văn phòng, phải đa tác vụ và đối mặt với áp lực thời gian. Trong nhiều trường hợp, việc vừa xử lý hành chính, nhận giấy tờ, công văn đến, gửi đi, nhận điện thoại – những việc không lớn nhưng khiến nhân viên văn phòng bận rộn. Bên cạnh đó, với nhiều người thì công việc nhân viên văn phòng có thể khá nhàm chán vì nhiều nhiệm vụ lặp đi lặp lại, hết ngày này qua ngày khác, không có tính thách thức.
V. Những ai phù hợp làm nhân viên văn phòng?
Có một số người phù hợp với nghề nghiệp này, trong khi những người khác lại phù hợp với các công việc khác. Thông thường, chúng ta hay nhìn nhận rằng công việc nhân viên văn phòng khá dễ dàng và hầu hết mọi người có trình độ từ trung cấp trở lên, học bất kỳ chuyên ngành nào cũng đều có thể làm được. Vậy nhưng thực tế là không phải ai cũng làm được công việc này, nhất là khi xét đến các yếu tố như hiệu suất công việc và thời gian gắn bó lâu dài.
Những người được cho là phù hợp nhất với vai trò nhân viên văn phòng là người chăm chỉ, kiên nhẫn, chịu khó, yêu thích công việc mình làm dù đó không phải việc gì “đao to búa lớn”. Không chỉ vậy, những người có tính cách thiên về hướng nội, thích ổn định, không thích cạnh tranh cũng có nhiều khả năng lựa chọn trở thành nhân viên văn phòng. Trong một số trường hợp khác, những người có sức khỏe thể chất hạn chế, không thích di chuyển nhiều hay làm việc ngoài trời, v.v. cũng khá hợp với nghề nhân viên văn phòng.
Dĩ nhiên, khi bạn lựa chọn công việc thì công việc đó cũng “lựa chọn” lại bạn. Nhiều người nghĩ rằng mình phù hợp với việc làm nhân viên văn phòng nhưng sau một thời gian lại không gắn bó được, có thể là vì môi trường làm việc không lý tưởng như bạn nghĩ hoặc mức lương bạn nhận được không đủ trang trải các nhu cầu của cuộc sống. Đối với nhà tuyển dụng thì việc tìm kiếm và ra quyết định tuyển nhân viên văn phòng thường phụ thuộc vào kinh nghiệm, ấn tượng về tính cách và định hướng nghề nghiệp.
Việc làm nhân viên văn phòng tương thích với nhiều đối tượng người dùng lao động
VI. Liệu công việc nhân viên văn phòng có khả năng thăng tiến?
Dù cho làm ở vị trí nào thì rất ít người thực sự không có mục tiêu thăng tiến trong sự nghiệp, nhân viên văn phòng cũng vậy. Nếu như bạn có sự nỗ lực và cầu tiến thì cũng sẽ không mãi ở vị trí đó. Sau khoảng 4 – 6 năm làm việc liên tục và có những thành tích nhất định, đóng góp vào việc quản lý hành chính và hỗ trợ xây dựng văn hóa doanh nghiệp, một nhân viên văn phòng có thể thăng chức lên tới vị trí Trưởng phòng hành chính nhân sự.
Ngoài ra, nếu bạn thích thì cũng có thể dùng kỹ năng mình có và kinh nghiệm tích lũy được đi làm nhân viên Sales Admin chẳng hạn. Mức lương, chế độ đãi ngộ của các vị trí đó cao hơn nhân viên văn phòng và yêu cầu nhiều hơn.
VII. Lưu ý khi xin việc nhân viên văn phòng
1. Lưu ý khi viết CV xin việc nhân viên văn phòng
Nhìn chung thì CV của một ứng viên cho vị trí nhân viên văn phòng cũng không có gì quá khác biệt so với các yêu cầu chung về độ dài, định dạng hay cách viết nội dung. Ví dụ, bạn chỉ nên viết CV trong độ dài từ 1 – 2 trang, bố cục các phần gọn gàng. Thế nhưng, bởi vì trọng tâm của công việc bạn đang ứng tuyển là giấy tờ, quản lý hành chính nên CV của bạn cũng cần khéo léo thể hiện rằng bạn có thể đáp ứng được các yêu cầu của nhà tuyển dụng.
Hãy viết thật cẩn thận, chú ý đến định dạng, tiểu tiết, đặc biệt không thể để CV xin việc Nhân viên văn phòng có những lỗi cơ bản như đánh máy, chính tả hay ngữ pháp. Bạn cũng nên chủ động in sẵn thêm 1 bản CV trước khi đến phỏng vấn. Sự chu đáo của bạn có thể sẽ được đánh giá cao.
2. Mẹo phỏng vấn nhân viên văn phòng
Khi chuẩn bị sẵn sàng phỏng vấn nhân viên văn phòng, bạn hãy tập trung chuyên sâu vào những nội dung sau :
- Luyện tập trả lời các câu hỏi phỏng vấn nhân viên văn phòng phổ biến nhất, bao gồm câu hỏi chung và các câu hỏi tình huống để khi trao đổi trực tiếp với nhà tuyển dụng, bạn có thể trả lời trôi chảy, tự tin.
- Lựa chọn trang phục lịch sự, phù hợp, cho thấy tác phong chuyên nghiệp.
- Thể hiện EQ cao khi lắng nghe hoặc trả lời câu hỏi của nhà phỏng vấn. Sự khéo léo, nhạy bén trong phán đoán tâm lý người khác và điều chỉnh cách cư xử, giao tiếp phù hợp sẽ luôn được đánh giá cao, nhất là ở những vị trí mang tính chất hỗ trợ cho mọi người trong văn phòng như nhân viên văn phòng.
3. Tiếp tục quan tâm đến các cơ hội đào tạo
Như đã trình diễn ở phần trước, nhân viên văn phòng cũng luôn có thời cơ thăng quan tiến chức nếu như đủ nỗ lực và góp phần. Để hoàn toàn có thể tiến xa hơn, bạn không hề cứ mãi ” dậm chân tại chỗ “, thay vào đó, hãy tích cực học hỏi. Quan tâm đến những thời cơ huấn luyện và đào tạo để học lấy những chứng từ bổ trợ, học ngoại ngữ, v.v. đều là những lựa chọn mưu trí để bạn từng bước tăng trưởng bản thân và thiết kế xây dựng cho mình một nền tảng vững chãi hơn. Với nội dung bài viết trên, hy vọng bạn đọc sẽ hiểu hơn về nhân viên văn phòng là gì và những điều cần biết về công việc này. Khi bạn nắm rõ được những yêu cầu công việc, kỹ năng cần có một cách chi tiết bạn sẽ có sự chuẩn bị kỹ lưỡng, rèn luyện để hoàn thiện bản thân. Đặc biệt, sau khi biết công việc nhân viên văn phòng có cơ hội phát triển nghề nghiệp ra sao, bạn sẽ lựa chọn cho mình vị trí phù hợp với khả năng để thỏa sức thể hiện niềm đam mê của mình.
Với nội dung bài viết trên, kỳ vọng bạn đọc sẽ hiểu hơn về nhân viên văn phòng là gì và những điều cần biết về việc làm này. Khi bạn nắm rõ được những nhu yếu việc làm, kiến thức và kỹ năng cần có một cách cụ thể bạn sẽ có sự chuẩn bị sẵn sàng kỹ lưỡng, rèn luyện để hoàn thành xong bản thân. Đặc biệt, sau khi biết việc làm nhân viên văn phòng có thời cơ tăng trưởng nghề nghiệp ra làm sao, bạn sẽ lựa chọn cho mình vị trí tương thích với năng lực để thỏa sức bộc lộ niềm đam mê của mình .
Source: https://suachuatulanh.edu.vn
Category : Tư Vấn Hỗ Trợ
