SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM CÔNG TÁC LƯU TRỮ HỒ SƠ CÁN BỘ CÔNG CHỨC TRƯỜNG THCS CHU VĂN AN

Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (87.9 KB, 15 trang )

MỤC LỤC
CHƯƠNG 1.
CƠ SỞ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP
1.1. Sự cần thiết hình thành giải pháp

Trang 3

1.2. Mục tiêu của giải pháp

Trang 3

1.3. Các căn cứ đề xuất giải pháp

Trang 4

1.4. Phương pháp thực hiện

Trang 4

1.5. Đối tượng và phạm vi áp dụng

Trang 4

CHƯƠNG 2.
QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ NỘI DUNG GIẢI PHÁP
2.1. Quá trình hình thành giải pháp

Trang 6

2.2. Mô tả giải pháp

Trang 6
CHƯƠNG 3.
HIỆU QUẢ GIẢI PHÁP

3.1. Thời gian áp dụng

Trang 13

3.2. Hiệu quả đạt được

Trang 13

3.3. Khả năng triển khai, áp dụng của giải pháp

Trang 13

3.4. Kinh nghiệm thực tiễn khi áp dụng giải pháp

Trang 13

CHƯƠNG 4.
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ
4.1. Kết luận

Trang 14

4.2. Đề xuất, kiến nghị

Trang 14

CHƯƠNG 1
CƠ SỞ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP
1.1. Sự cần thiết hình thành giải pháp
Công tác lưu trữ là một trong những nhiệm vụ cơ bản của cơ quan, tổ chức
nhằm lựa chọn, lưu giữ, tổ chức một cách khoa học các hồ sơ, tài liệu để phục
vụ yêu cầu khai thác, sử dụng của cơ quan và xã hội. Nội dung công tác lưu trữ
bao gồm các việc về thu thập, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu hình thành
trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị.
Trong điều kiện thực tế một số trường phổ thông hiện nay cho thấy, công
tác quản lý hồ sơ cán bộ công chức viên chức (CBCCVC) còn gặp phải một số
vấn đề bất cập, đó là không ít CBCCVC chưa nhận thức được tầm quan trọng
của việc lập, cập nhật, bảo quản hồ sơ CBCCVC, một sơ cơ quan, đơn vị việc
quản lý hồ sơ CBCCVC chưa thống nhất, chưa giao đúng người hoặc giao cho
một người phụ trách mà ít kiểm tra. Bản thân tôi được được phân công làm công
tác văn thư – lưu trữ tại trường trung học cơ sở (THCS) Chu Văn An nên tôi
mong muốn công tác lập, cập nhật, bảo quản và khai thác tốt hồ sơ CBCCVC tại
trường THCS Chu Văn An.
Từ những lý do trên tôi đã chọn đề tài “Công tác quản lý hồ sơ Cán bộ
công chức, viên chức tại trường THCS Chu Văn An” để nghiên cứu..
1.2. Mục tiêu của giải pháp
Đề tài trên giúp công tác lập và quản lý hồ sơ được thực hiện một cách
thống nhất, khoa học để quản lý được đầy đủ, chính xác thông tin của từng
CBCCVC kể từ khi được tuyển dụng vào cơ quan, tổ chức, đơn vị nhà nước đến
khi nghỉ hưu hoặc nghỉ việc nhằm đáp ứng yêu cầu nghiên cứu, thống kê, đánh
giá, tuyển chọn, đào tạo, bồi dưỡng, bổ nhiệm, điều động, khen thưởng, kỉ
luật… và thực hiện chính sách đối với CBCCVC.
Góp phần nâng cao chất lượng quản lý hồ sơ CBCCVC của trường THCS
Chu Văn An được tốt hơn.

Giúp công chức viên chức (CCVC) nhận thức được tầm quan trọng của
việc cập nhật, bảo quản, quản lý hồ sơ CCVC

1.3. Các căn cứ đề xuất giải pháp
Thực trạng về CSVC của nhà trường đáp ứng được nhu cầu về lưu trữ với
hệ thống phòng và tủ hồ sơ đầy đủ. Văn thư nhà trường đã được đào tạo chính
quy và tham gia đầy đủ các lớp tập huấn chuyên môn nghiệp vụ
1.4. Phương pháp thực hiện
Phương pháp nghiên cứu lý thuyết: thông qua việc nghiên cứu các quy
định, thông tư, hướng dẫn, chỉ thị … của ngành giáo dục liên quan đến việc
quản lý hồ sơ CBCCVC
Phương pháp kiểm tra thực tiễn như: Lập biểu, thống kê, so sánh, đối chiếu.
1.5. Đối tượng và phạm vi áp dụng
Đối tượng nghiên cứu là công tác lập, cập nhật, bảo quản và khai thác tốt
hồ sơ CBCCVC tại trường THCS Chu Văn An.
Đề tài có thể áp dụng rộng rãi cho mọi đối tượng thực hiện nhiệm vụ văn
thư lưu trữ thuộc mọi mô hình trường học cấp 1, 2, 3.

CHƯƠNG 2
QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ NỘI DUNG GIẢI PHÁP
2.1. Quá trình hình thành giải pháp
Để thực hiện theo yêu cầu của đề tài thì cần phải lưu ý những quá trình
hình thành giải pháp sau đây:
– Nghiên cứu kĩ về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ
– Chuẩn bị tốt các phần chuẩn bị cho việc xử lý văn bản, lưu trữ hồ sơ
chuẩn quốc gia.
– Có kế hoạch áp dụng vào công việc ngay từ đầu năm học.
2.2. Mô tả giải pháp

2.2.1. Nắm vững quy định pháp luật về hồ sơ CBCCVC
Để thực hiện được đề tài này tôi đã nghiên cứu các văn bản sau:
– Thông tư số 11/2012/TT-BNV ngày 17 tháng 12 năm 2012 của Bộ Nội vụ
hướng dẫn cụ thể về nội dung quản lý hồ sơ Cán bộ công chức viên chức.
– Quyết định số 06/2007/QĐ-BNV ngày 18 tháng 6 năm 2007, Quyết định
số 02/2008/QĐ-BNV ngày 06 tháng 10 năm 2008 của Bộ Nội vụ ban hành quy
định cụ thể về thành phần và mẫu quản lý hồ sơ CBCCVC.
Hồ sơ là một tập văn bản có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc,
một đối tượng cụ thể hoặc cùng một đặc điểm về thể loại tác giả … được hình
thành trong quá trình giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, đơn vị (hoặc cá
nhân)
Lập hồ sơ là tập hợp các văn bản có liên quan đến một vấn đề, một sự kiện
hoặc một đối tượng cụ thể, sắp xếp thứ tự các văn bản theo trật tự nhất định,
biên mục bên trong và bên ngoài để dễ quản lý và tra tìm
Hồ sơ nhân sự CBCCVC là tài liệu pháp lý phản ánh các thông tin cơ bản
nhất về CBCCVC bao gồm: nguồn gốc xuất thân, quá trình công tác, hoàn cảnh
kinh tế, phẩm chất, trình độ, năng lực, các mối quan hệ gia đình và xã hội của
CBCCVC, thể hiện ở lý lịch, văn bằng, chứng chỉ và các văn bản tài liệu có liên
quan khác, được cập nhật trong quá trình công tác của CBCCVC kể từ khi được
tuyển dụng.

Hồ sơ gốc CBCCVC do cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quản lý
CBCCVC lập và xác nhận lần đầu khi CBCCVC được tuyển dụng theo quy định
của pháp luật.
Hồ sơ CBCCVC cần được quản lý, sử dụng và bảo quản theo chế độ tài
liệu mật do Nhà nước quy định, chỉ những người được cơ quan, tổ chức, đơn vị
có thẩm quyền quản lý hồ sơ đồng ý bằng văn bản mới được nghiên cứu, khai
thác hồ sơ của CBCCVC.
Mỗi CBCCVC cần có nhận thức đầy đủ, có trách nhiệm kê khai đầy đủ, rõ

ràng, chính xác và chịu trách nhiệm về tính trung thực của những thông tin trong
hồ sơ do mình kê khai, cung cấp. Hằng năm, CBCCVC có trách nhiệm kê khai
bổ sung thông tin của mình theo yêu cầu của cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm
quyền quản lý.
2.2.2. Thực trạng tình hình quản lý hồ sơ CBCCVC tại trường
Năm học 2018-2019 trường có 11 lớp với 366 học sinh chia thành 4 khối
với 30 cán bộ, giáo viên, nhân viên, được cơ cấu thành 03 tổ chuyên môn và 01
tổ văn phòng.
– Toàn trường có tổng số 30 CBCCVC với 30 bộ hồ sơ CCVC được giao
cho văn thư quản lý
– Trong đó có: một số bộ hồ sơ phần sơ yếu lý lịch còn thiếu thông tin, bằng
tốt nghiệp, học bạ (bảng điểm) và một số quyết định, chưa được CBCCVC kê
thành phần tài liệu. Trong từng hồ sơ CCVC, các thành phần hồ sơ như các văn
bằng, chứng chỉ, quyết định nâng bậc lương, thành tích cá nhân, đánh giá công
chức viên chức hàng năm, quyết định về hưởng phụ cấp thâm niên, … chưa được
cập nhật đầy đủ, tổ chức lưu trữ chưa đúng theo văn bản hướng dẫn của Bộ nội
vụ.
2.2.3. Các giải pháp quản lý hồ sơ CBCCVC tại trường
2.2.3.1. Thống kê lại những tài liệu cần có của một hồ sơ cán bộ:
Bất kỳ một hồ sơ cán bộ nào yêu cầu tối thiểu hiện nay cũng cần phải có
những loại tài liệu sau đây:

– Quyển lý lịch cán bộ: Theo quy định của mới nhất của Bộ nội vụ kèm
theo Quyết định số 06/2007/Q Đ/BNV ngày 18/06/2007 mỗi cán bộ phải tự
khai quyển lý lịch theo mẫu quy định chung (mẫu 1a-BNV/2007) có dán ảnh 4 x
6, ghi rõ ngày và nơi khai lý lịch, cam đoan khai đúng sự thật, ký tên.
(Đối với quyển lý lịch này theo tôi nếu là cá nhân mới lập hồ sơ ban đầu thì
việc ký tên, đóng dấu xác nhận có thể là UBND xã, thị trấn, thành phố nơi cá
nhân có hộ khẩu thường trú; Thủ trưởng cơ quan, đơn vị, quản lý cán bộ thẩm

tra, xác nhận, ký tên, đóng dấu (nếu là người cũ).
– Các bản sơ yếu lý lịch: Trong một số trường hợp cần thiết cơ quan quản lý
cán bộ có thể yêu cầu cá nhân khai tóm tắt lý lịch theo mẫu 2a-BNV/2007.
– Các bản bổ sung lý lịch: Mỗi cán bộ khi tiến hành khai lý lịch đều có một
giai đoạn lịch sử bản thân được chốt tương ứng với từng thời điểm nhất định,
chính vì thế việc bổ sung lý lịch theo yêu cầu của cơ quan quản lý tuỳ theo từng
thời điểm là việc làm không thể xem nhẹ. Việc này có làm thường xuyên thì
việc quản lý cán bộ mới thật sự có hiệu quả.
– Các quyết định có liên quan đến nhân sự như: quyết định thuyên chuyển,
điều động, nâng bậc lương, đề bạt, bổ nhiệm, khen thưởng, v…v.
– Các bản tự kiểm điểm, nhận xét đánh giá cán bộ hàng năm : Đi kèm theo
nó là bản kết luận, đánh giá của cấp có thẩm quyền đối với cán bộ thuộc thẩm
quyền.
– Các tài liệu khác bao gồm như: sổ BHXH, bản sao giấy khai sinh, văn
bằng, chứng chỉ về trình độ học vấn, trình độ chuyên môn, bồi dưỡng lý luận
chính trị, nghiệp vụ và tình trạng sức khoẻ.
– Các đơn thư có liên quan đến bản thân của cá nhân cán bộ (nếu có)
Một điều cũng cần phải quan tâm đến là mọi tài liệu thuộc hồ sơ cán bộ đều
phải làm theo mẫu thống nhất do Ban Tổ chức Trung ương ban hành và hướng
dẫn thực hiện (sự thống nhất mẫu hồ sơ hiện nay đã góp phần khắc phục dần
những khuyếm khuyết trong cách quản lý hồ sơ cán bộ trước đây).

2.2.3.2. Tổ chức và quản lý hồ sơ cán bộ:
a. Phần tổ chức
Mỗi cán bộ, công chức trong các cơ quan, tổ chức đoàn thể đều phải có hồ
sơ cá nhân đầy đủ, rõ ràng. Tuỳ theo từng đối tượng cũ hay mới tuyển dụng việc
lập hồ sơ cũng có những yêu cầu khác nhau chính vì vậy phần tổ chức (hay nói
cách khác là việc lập hồ sơ) có hai loại đối tượng cụ thể như sau:
– Đối với CC-VC mới lập hồ sơ ban đầu : Cán bộ lần đầu tiên được tiếp

nhận vào cơ quan, đơn vị nào thì cơ quan, đơn vị đó có trách nhiệm lập hồ sơ
ban đầu (hồ sơ gốc) cho cán bộ.
Hướng dẫn cho cá nhân cán bộ lập hồ sơ ban đầu là một bước khởi đầu
quan trọng trong việc lập hồ sơ cho bất kỳ một cá nhân nào. Chính vì vậy, việc
hướng dẫn thật tỉ mỉ, cặn kẽ tất cả mọi thông tin có liên quan đến cá nhân của
cán bộ đó như : hoàn cảnh lịch sử, kinh tế, của ông, bà, nội, ngoại, cha, mẹ, anh,
chị, em, v…v cho cán bộ, công chức một nhiệm vụ có tích chất “bắt buộc” đối
với người làm công tác cán bộ.
Trong các tài liệu có liên quan đến hồ sơ cán bộ người hướng dẫn lập hồ sơ
phải yêu cầu từng cá nhân cán bộ phải kê khai thật rõ ràng, cụ thể. Thực tế cho
thấy, lập hồ sơ ban đầu là một việc làm mới đối với bản thân người được tuyển
dụng lần đầu cho nên trong việc kê khai có một số mục thông tin thường hay bị
bỏ trống. Trong quá trình thu nhận hồ sơ nếu không kiểm tra thì sau này việc bổ
sung thêm thông tin sẽ gặp không ít khó khăn. Đây là một lỗi thường hay gặp
trong thực tế nên người thu nhận hồ sơ cần phải cẩn thận hơn.
– Đối với CC-VC đã có thâm niên công tác : Việc quản lý hồ sơ cán bộ của
các các nhân có quá trình công tác lâu dài đang là một vấn đề luôn làm cho
những người quản lý hồ sơ khá vất vả. Các yếu tố khách quan bên ngoài chẳng
hạn như : thay đổi môi trường công tác, hư hỏng, mối mọt trong quá trình bảo
quản hồ sơ, v…v, đã làm thất lạc một số tài liệu trong hồ sơ của cá nhân. Bên
cạnh đó yếu tố chủ quan do người quản lý hồ sơ cũng đã góp phần làm cho việc
tập hợp các thông tin của một cá nhân không được đầy đủ.

Để đảm bảo hồ sơ cán bộ đầy đủ theo nguyên tắc nêu trên không thể ngày
một ngày hai là chúng ta có thể có được, quá trình tập hợp lại những thông tin
thất lạc này đòi hỏi phải có một thời gian nhất định với lòng nhiệt tình của người
quản lý hồ sơ cán bộ.
Chính vì vậy khi tiếp nhận hồ sơ cán bộ phải kiểm tra tình trạng tài liệu, lập
danh mục kê khai tất cả các loại tài liệu hiện có trong hồ sơ, nếu trong quá trình

tiếp nhận hồ sơ không đầy đủ thì người quản lý hồ sơ phải kê khai tất cả các
danh mục tài liệu cần bổ sung và yêu cầu cá nhân phải có trách nhiệm bổ sung
đầy đủ, kịp thời. Một điều cũng cần lưu ý khi tiếp nhận hồ sơ cũ của một cá
nhân chuyển từ nơi khác đến là phải có đầy đủ niêm phong, người tiếp nhận phải
kiểm tra và ghi vào sổ theo dõi ngày giờ hồ sơ đến để theo dõi và quản lý.
b. Phần quản lý
Đây cũng công việc phần không kém phần quan trọng, đòi hỏi người làm
công tác quản lý hồ sơ cán bộ phải có lòng nhiệt tình với nghề. Đến một cơ quan
nào đó nếu tiếp cận hồ sơ cán bộ để nắm lấy thông tin mà không gặp một trở
ngại nào thì ta có thể hiểu ngay được cách quản lý của cơ quan đó- Là một cơ
quan biết sắp xếp hồ sơ cán bộ có ngăn nắp, khoa học.
Phần quản lý hồ sơ cán bộ theo tôi phải thoả mãn được tiêu chí sau: « Sắp
xếp khoa học, dễ tìm, dễ thấy, dễ bảo quản ».
Trong bảo quản hồ sơ cán bộ, tuỳ thuộc từng đơn vị mà ta có thể có những
cách sắp xếp, bảo quản hồ sơ khác nhau. Ở đây tôi xin nêu hai cách sắp xếp, bảo
quản mà ta thường thấy ở các đơn vị :
– Sắp xếp theo vần A, B, C, …(hay theo mã số hồ sơ)
– Sắp xếp theo tổ chuyên môn.
Trong mỗi cách sắp xếp này đều có mỗi ưu điểm khác nhau nhưng theo tôi
cách sắp xếp thứ hai là dễ khai thác nhất. Trong thực tế, nếu có một cá nhân nào
thuyên chuyển đơn vị công tác trong hay ngoài huyện, việc lấy hồ sơ để làm thủ
tục giải quyết vẫn dễ dàng hơn cách thứ nhất. Việc sắp xếp theo vần A, B, C, …
cũng có những thuận lợi nhất định nhưng nếu gặp những cá nhân có vần đầu của
các chữ cái đầu là H, T, Th, …thì việc lấy hồ sơ vẫn khó khăn hơn nhiều.

Dù cách nào đi chăng nữa thì người làm công tác quản lý hồ sơ ở cơ sở
cũng cần phải lưu ý một điều: Tất cả các tài liệu thuộc hồ sơ cán bộ như đã nêu
đều phải được lưu trong một phong bì lớn, cặp riêng theo từng mục (như hai
cách đã nêu ở trên). Không được để tài liệu bị nhàu nát, ẩm mốc, hư hỏng hoặc

thất lạc.
Để dễ dàng khai thác thông tin về cán bộ, trong phòng bì lớn đó ta có thể
phân chia các tài liệu thành từng tập nhỏ khác nhau về nội dung: nội dung liên
quan về bản thân nhân sự như lý lịch, bản sao giấy khai sinh, văn bằng, chứng
chỉ; nội dung về thay đổi quá trình công tác như hết tập sự, nâng lương, thuyên
chuyển công tác,…; nội dung về quá trình khen thưởng, kỷ luật, v…v. Việc phân
chia này sẽ giúp cho việc nắm bắt thông tin về một quá trình nào đó của một cán
bộ sẽ được nhanh chóng hơn.
Trong mỗi bì hồ sơ như vậy cần phải lập một bản kê danh mục các tài liệu
hiện có, trong mỗi bản kê danh mục cũng cần phải có những dòng trống để sau
này có thể bổ sung thêm vào bản kê những tài liệu mới được bổ sung sau. Lưu ý
ngoài bì hồ sơ chúng ta cũng cần phải ghi một lượng thông tin tối thiểu về cán
bộ như : họ và tên, bí danh, quê quán, đơn vị công tác, mã số hồ sơ (nếu có)…
Trong điều kiện hiện nay, do cơ sở vật chất chưa đáp ứng được nên trong
thực tế việc có riêng một phòng để bảo quản hồ sơ cán bộ là chưa thể đáp ứng
được. Việc lưu giữ, bảo quản hồ sơ ta vẫn thường chung với phòng làm việc,
nhưng dù chung hay riêng việc bảo quản hồ sơ vẫn phải tuân thủ nghiêm ngặt
các điều kiện sau: phòng để hồ sơ phải cao ráo, thoáng mát, xa nơi có chất nổ,
chất cháy, cần được trang bị các phương tiện phòng chống cháy, nổ, chống mối,
mọt, chuột, dán,v…v.
Tất cả hồ sơ cán bộ đã được sắp xếp ngăn nắp, khoa học, nhưng nếu chúng
ta không có kế hoạch làm vệ sinh, thường xuyên kiểm tra,v…v, thì tất cả những
điều đã làm đều trở nên vô nghĩa. Việc tấn công của các yếu tố khách quan bên
ngoài đối với hồ sơ là luôn luôn thường trực vì vậy đây là một việc phải làm
thường xuyên và có kế hoạch hẳn hoi. Cần lưu ý một điều những tài liệu nào bị
phai mờ, rách nát phải sao chép lại và được lưu đồng thời với bản cũ. Việc huỷ

bỏ tài liệu trong hồ sơ phải được cơ quan quản lý cán bộ quyết định, việc huỷ bỏ
hồ sơ phải được lập biên bản cụ thể và ghi rõ người cho phép huỷ bỏ hồ sơ, biên

bản này phải được lưu trong bì hồ sơ của cá nhân.
Đồng thời với việc bảo quản hồ sơ cán bộ chúng ta cần phải thường xuyên
bổ sung các mặt thay đổi về bản thân cũng như gia đình cán bộ, các nghị quyết
điều động, đề bạt, nâng lương, khen thưởng, kỷ luật, các bản kiểm điểm đánh
giá công tác hàng năm, các bản thẩm tra xác minh, các đơn thư tố giác đã kết
luận … đều phải kịp thời đưa vào hồ sơ. Các tài liệu bổ sung này chủ yếu do cán
bộ tự khai theo quy định hoặc do cán bộ tổ chức thu thập, sưu tầm nhưng phải
ghi rõ họ tên người hoặc cơ quan nào cung cấp tài liệu, ngày và nơi trích sao tài
liệu, trích sao từ văn bản nào…
Trong phần quản lý hồ sơ, một vấn đề cũng khá quan trọng mà người làm
công tác bảo quản hồ sơ cũng cần phải nắm vững là: với từng loại đối tượng
khác nhau như về hưu, thôi việc, chết, chuyển đi, v…v thì loại đối tượng nào
được nhận, trả, chuyển hồ sơ, … .Những vấn đề này đã được quy định trong quy
chế 01/QCTC/TW của Ban Tổ chức Trung ương nên trong phạm vi đề tài này
bản thân tôi không đi sâu vào vấn đề này mà xin được đi vào một khía cạnh khác
cũng khá quan trọng : đó là việc mượn và trả hồ sơ cán bộ như thế nào?
Đối với vấn đề này người làm công tác quản lý hồ sơ cán bộ cần lưu ý các
điểm sau:
– Các cơ quan, đơn vị chỉ được nghiên cứu hồ sơ cán bộ thuộc diện mình
quản lý, các trường hợp khác đều phải được sự đồng ý của cơ quan chủ quản
(đây là một nguyên tắc mà đôi khi chúng ta vi phạm, phớt lờ đi vì chỗ quen
biết).
– Hồ sơ chỉ được đọc tại chỗ, trừ những trường hợp đặc biệt.
– Người không có trách nhiệm thì không được lấy hoặc thêm bớt tài liệu
vào hồ sơ, tuyệt đối không được tẩy xoá, sửa chữa, đánh dấu hoặc huỷ hoại tài
liệu trong hồ sơ. Khi có vấn đề có liên quan đến vấn đề chính trị, kinh tế thì cơ
quan chức năng có thể sao lại một số tài liệu cần thiết trong hồ sơ.

– Phải lập sổ theo dõi trả hồ sơ. (Đây là một bài học kinh nghiệm vô cùng

quý giá mà bản thân tôi rút ra được từ quá trình lập Sổ BHXH cho cán bộ).
2.2.3.3. Ứng dụng Công nghệ thông tin (CNTT) để quản lý hồ sơ cán bộ:
Như chúng ta đã biết, việc ứng dụng CNTT để quản lý hồ sơ cá nhân đối
với các nước tiên tiến trên thế giới đã tiến hành từ lâu nhưng đối với chúng ta
nhất là trong ngành giáo dục việc làm này chỉ mới được triển khai gần đây. Dù
có mới nhưng đó là một tín hiệu vui cho những người trực tiếp quản lý hồ sơ cán
bộ. Việc ứng dụng CNTT vào công tác quản lý hồ sơ cán bộ đã thật sự giúp cho
người làm công tác quản lý bớt đi phần nào sự vất vả. Nếu chúng ta biết kết hợp
cả hai cách quản lý thì việc khai thác thông tin về bất kỳ một người nào thuộc
quyền quản lý sẽ đơn giản hơn nhiều.
Hiện nay chương trình PMIS của Sở giáo dục, đã trang bị cho các trường.
Việc sử dụng chương trình này giúp cho việc quản lý hồ sơ cán bộ ở nhà trường
đỡ bớt vất vả, nhưng vấn đề quan trọng hơn là các thông tin về cán bộ sẽ đảm
chính xác hơn. Hàng năm với gần 30 biên chế, sự thay đổi các thông tin về nhân
sự ( như: nâng lương, thuyên chuyển, thay đổi về mặt quan hệ gia đình, đánh giá
CC-VC hàng năm,v…v) đã làm cho người trực tiếp quản lý và sử dụng phần
mềm này không còn có thời gian. Khi người quản lý hồ sơ đã tiếp cận với
chương trình, với quy định báo cáo dữ liệu theo định kỳ, việc chuyển dữ liệu
thông tin từ các đơn vị về Phòng tổ chức Cán bộ Sờ giáo dục sẽ làm cho các
công tác quản lý hồ sơ cán bộ sẽ đỡ vất vả và tốn thời gian hơn.

CHƯƠNG 3
HIỆU QUẢ GIẢI PHÁP
3.1. Thời gian áp dụng
Giải pháp đã được áp dụng từ năm học 2015-2016, trong quá trình thực
hiện liên tục được bổ sung thông qua công việc thực tế các năm. Trong năm học
2018-2019 đã cơ bản hoàn thành việc quản lý hồ sơ theo đúng quy định và cập
nhật kịp thời, đầy đủ.
3.2. Hiệu quả đạt được

Sau khi tôi đã áp dụng một số biện pháp để giải quyết một số tồn tại và hạn
chế trong quản lý hồ sơ CBCCVC hiện nay, kết quả cho thấy hồ sơ CBCCVC
của nhà trường đã được bổ sung tương đối đầy đủ theo yêu cầu.
– CCVC nhận thức được tầm quan trọng của việc cập nhật, bảo quản, quản
lý hồ sơ CCVC
– Toàn bộ CBCCVC còn thiếu các loại văn bằng, chứng chỉ, học bạ (bảng
điểm) đã được bổ sung.
– Những CCVC còn ghi thiếu sơ yếu lý lịch cán bộ, công chức cũng đã
được hướng dẫn viết bổ sung hồ sơ kịp thời
– Toàn bộ hồ sơ đã bổ sung phần kê thành phần tài liệu ở bìa kẹp thành
phần tài liệu
3.3. Khả năng triển khai và kinh nghiệm khi áp dụng của giải pháp
Đề tài có thể áp dụng rộng rãi cho mọi đối tượng thực hiện nhiệm vụ văn
thư lưu trữ thuộc mọi mô hình trường học cấp 1, 2, 3.
Khi áp dụng cần đặc biệt chú ý tính khoa học khi sắp xếp hồ sơ sao cho phù
hợp với thực tế của trường để việc truy lục khi cần thiết không gặp khó khăn.
Mặt khác việc ứng dụng CNTT phần mềm Pmis cần thực hiên thường xuyên
tránh trường hợp bỏ quên không cập nhật kịp thời.

CHƯƠNG 4
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ
4.1. Kết luận
Hồ sơ CBCCVC là một trong những tài liệu không thể thiếu trong công tác
quản lý CBCCVC tại mỗi cơ quan, tổ chức, đơn vị. Vì vậy, các cấp lãnh đạo,
quản lý phải có nhận thức đầy đủ đối với công tác quản lý hồ sơ CBCCVC.
Công tác quản lý hồ sơ CBCCVC là một việc làm hết sức quan trọng trong
mỗi cơ quan, đơn vị, tổ chức. Việc quản lý tốt hồ sơ sẽ đảm bảo tính ổn định lâu
dài của tài liệu hồ sơ CBCCVC và phục vụ tốt cho công tác quản lý cán bộ theo
yêu cầu cải cách hành chính nhà nước hiện nay.

Đây là những kinh nghiệm bản thân tôi đã rút ra trong quá trình công tác
của mình. Với những kinh nghiệm nêu trên, trong những năm qua ít nhiều cũng
đã giúp tôi quản lý bước đầu có hiệu quả về mặt quản lý hồ sơ ở đơn vị cấp
trường cũng như giúp cho việc quản lý hồ sơ chặt chẽ hơn, hiệu quả hơn trong
khai thác thông tin.
4.2. Đề xuất, kiến nghị
Cần quan tâm tổ chức tập huấn bồi dưỡng nghiệp vụ, cập nhật kiến thức về
công tác quản lý hồ sơ CBCCVC. Có quy trình, quy định mẫu về công tác quản
lý hồ sơ đối với đơn vị trường học. Trong thời đại công nghệ thông tin hiện nay
Sở Giáo dục và đào tạo cần áp dụng phần mềm để tiện trong việc xử lý và kiểm
tra.
Sông xoài, ngày 20 tháng 4 năm 2019
(Ký và ghi rõ họ tên)

Phan thị Thanh Vân

TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Các văn bản chỉ đạo của ngành.
2. Tài liệu tập huấn công tác văn thư
3. Mạng Internet

Trang 6CH ƯƠNG 3. HIỆU QUẢ GIẢI PHÁP3. 1. Thời gian áp dụngTrang 133.2. Hiệu quả đạt đượcTrang 133.3. Khả năng tiến hành, vận dụng của giải phápTrang 133.4. Kinh nghiệm thực tiễn khi vận dụng giải phápTrang 13CH ƯƠNG 4. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ4. 1. Kết luậnTrang 144.2. Đề xuất, kiến nghịTrang 14CH ƯƠNG 1C Ơ SỞ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP1. 1. Sự thiết yếu hình thành giải phápCông tác tàng trữ là một trong những trách nhiệm cơ bản của cơ quan, tổ chứcnhằm lựa chọn, lưu giữ, tổ chức triển khai một cách khoa học những hồ sơ, tài liệu để phụcvụ nhu yếu khai thác, sử dụng của cơ quan và xã hội. Nội dung công tác làm việc lưu trữbao gồm những việc về tích lũy, dữ gìn và bảo vệ và tổ chức triển khai sử dụng tài liệu hình thànhtrong quy trình hoạt động giải trí của cơ quan, đơn vị chức năng. Trong điều kiện kèm theo trong thực tiễn một số ít trường đại trà phổ thông lúc bấy giờ cho thấy, côngtác quản lý hồ sơ cán bộ công chức viên chức ( CBCCVC ) còn gặp phải một sốvấn đề chưa ổn, đó là không ít CBCCVC chưa nhận thức được tầm quan trọngcủa việc lập, update, dữ gìn và bảo vệ hồ sơ CBCCVC, một sơ cơ quan, đơn vị chức năng việcquản lý hồ sơ CBCCVC chưa thống nhất, chưa giao đúng người hoặc giao chomột người đảm nhiệm mà ít kiểm tra. Bản thân tôi được được phân công làm côngtác văn thư – tàng trữ tại trường trung học cơ sở ( trung học cơ sở ) Đường Chu Văn An nên tôimong muốn công tác làm việc lập, update, dữ gìn và bảo vệ và khai thác tốt hồ sơ CBCCVC tạitrường trung học cơ sở Đường Chu Văn An. Từ những nguyên do trên tôi đã chọn đề tài “ Công tác quản lý hồ sơ Cán bộcông chức, viên chức tại trường trung học cơ sở Đường Chu Văn An ” để điều tra và nghiên cứu .. 1.2. Mục tiêu của giải phápĐề tài trên giúp công tác làm việc lập và quản lý hồ sơ được triển khai một cáchthống nhất, khoa học để quản lý được vừa đủ, đúng chuẩn thông tin của từngCBCCVC kể từ khi được tuyển dụng vào cơ quan, tổ chức triển khai, đơn vị chức năng nhà nước đếnkhi nghỉ hưu hoặc nghỉ việc nhằm mục đích phân phối nhu yếu điều tra và nghiên cứu, thống kê, đánhgiá, tuyển chọn, giảng dạy, tu dưỡng, chỉ định, điều động, khen thưởng, kỉluật … và triển khai chủ trương so với CBCCVC.Góp phần nâng cao chất lượng quản lý hồ sơ CBCCVC của trường THCSChu Văn An được tốt hơn. Giúp công chức viên chức ( CCVC ) nhận thức được tầm quan trọng củaviệc update, dữ gìn và bảo vệ, quản lý hồ sơ CCVC1. 3. Các địa thế căn cứ đề xuất kiến nghị giải phápThực trạng về CSVC của nhà trường phân phối được nhu yếu về tàng trữ vớihệ thống phòng và tủ hồ sơ rất đầy đủ. Văn thư nhà trường đã được giảng dạy chínhquy và tham gia vừa đủ những lớp tập huấn trình độ nghiệp vụ1. 4. Phương pháp thực hiệnPhương pháp điều tra và nghiên cứu triết lý : trải qua việc điều tra và nghiên cứu những quyđịnh, thông tư, hướng dẫn, thông tư … của ngành giáo dục tương quan đến việcquản lý hồ sơ CBCCVCPhương pháp kiểm tra thực tiễn như : Lập biểu, thống kê, so sánh, so sánh. 1.5. Đối tượng và khoanh vùng phạm vi áp dụngĐối tượng điều tra và nghiên cứu là công tác làm việc lập, update, dữ gìn và bảo vệ và khai thác tốthồ sơ CBCCVC tại trường trung học cơ sở Đường Chu Văn An. Đề tài hoàn toàn có thể vận dụng thoáng rộng cho mọi đối tượng người dùng thực thi trách nhiệm vănthư tàng trữ thuộc mọi quy mô trường học cấp 1, 2, 3. CHƯƠNG 2QU Á TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ NỘI DUNG GIẢI PHÁP2. 1. Quá trình hình thành giải phápĐể triển khai theo nhu yếu của đề tài thì cần phải chú ý quan tâm những quá trìnhhình thành giải pháp sau đây : – Nghiên cứu kĩ về nhiệm vụ văn thư, tàng trữ – Chuẩn bị tốt những phần chuẩn bị sẵn sàng cho việc giải quyết và xử lý văn bản, tàng trữ hồ sơchuẩn vương quốc. – Có kế hoạch vận dụng vào việc làm ngay từ đầu năm học. 2.2. Mô tả giải pháp2. 2.1. Nắm vững lao lý pháp lý về hồ sơ CBCCVCĐể thực thi được đề tài này tôi đã nghiên cứu và điều tra những văn bản sau : – Thông tư số 11/2012 / TT-BNV ngày 17 tháng 12 năm 2012 của Bộ Nội vụhướng dẫn đơn cử về nội dung quản lý hồ sơ Cán bộ công chức viên chức. – Quyết định số 06/2007 / QĐ-BNV ngày 18 tháng 6 năm 2007, Quyết địnhsố 02/2008 / QĐ-BNV ngày 06 tháng 10 năm 2008 của Bộ Nội vụ phát hành quyđịnh đơn cử về thành phần và mẫu quản lý hồ sơ CBCCVC.Hồ sơ là một tập văn bản có tương quan với nhau về một yếu tố, một vấn đề, một đối tượng người dùng đơn cử hoặc cùng một đặc thù về thể loại tác giả … được hìnhthành trong quy trình xử lý việc làm của cơ quan, tổ chức triển khai, đơn vị chức năng ( hoặc cánhân ) Lập hồ sơ là tập hợp những văn bản có tương quan đến một yếu tố, một sự kiệnhoặc một đối tượng người tiêu dùng đơn cử, sắp xếp thứ tự những văn bản theo trật tự nhất định, biên mục bên trong và bên ngoài để dễ quản lý và tra tìmHồ sơ nhân sự CBCCVC là tài liệu pháp lý phản ánh những thông tin cơ bảnnhất về CBCCVC gồm có : nguồn gốc xuất thân, quy trình công tác làm việc, hoàn cảnhkinh tế, phẩm chất, trình độ, năng lượng, những mối quan hệ mái ấm gia đình và xã hội củaCBCCVC, biểu lộ ở lý lịch, văn bằng, chứng từ và những văn bản tài liệu có liênquan khác, được update trong quy trình công tác làm việc của CBCCVC kể từ khi đượctuyển dụng. Hồ sơ gốc CBCCVC do cơ quan, tổ chức triển khai, đơn vị chức năng có thẩm quyền quản lýCBCCVC lập và xác nhận lần đầu khi CBCCVC được tuyển dụng theo quy địnhcủa pháp lý. Hồ sơ CBCCVC cần được quản lý, sử dụng và dữ gìn và bảo vệ theo chính sách tàiliệu mật do Nhà nước lao lý, chỉ những người được cơ quan, tổ chức triển khai, đơn vịcó thẩm quyền quản lý hồ sơ đồng ý chấp thuận bằng văn bản mới được điều tra và nghiên cứu, khaithác hồ sơ của CBCCVC.Mỗi CBCCVC cần có nhận thức vừa đủ, có nghĩa vụ và trách nhiệm kê khai khá đầy đủ, rõràng, đúng mực và chịu nghĩa vụ và trách nhiệm về tính trung thực của những thông tin tronghồ sơ do mình kê khai, phân phối. Hằng năm, CBCCVC có nghĩa vụ và trách nhiệm kê khaibổ sung thông tin của mình theo nhu yếu của cơ quan, tổ chức triển khai, đơn vị chức năng có thẩmquyền quản lý. 2.2.2. Thực trạng tình hình quản lý hồ sơ CBCCVC tại trườngNăm học 2018 – 2019 trường có 11 lớp với 366 học viên chia thành 4 khốivới 30 cán bộ, giáo viên, nhân viên cấp dưới, được cơ cấu thành 03 tổ trình độ và 01 tổ văn phòng. – Toàn trường có tổng số 30 CBCCVC với 30 bộ hồ sơ CCVC được giaocho văn thư quản lý – Trong đó có : 1 số ít bộ hồ sơ phần sơ yếu lý lịch còn thiếu thông tin, bằngtốt nghiệp, học bạ ( bảng điểm ) và 1 số ít quyết định hành động, chưa được CBCCVC kêthành phần tài liệu. Trong từng hồ sơ CCVC, những thành phần hồ sơ như những vănbằng, chứng từ, quyết định hành động nâng bậc lương, thành tích cá thể, nhìn nhận côngchức viên chức hàng năm, quyết định hành động về hưởng phụ cấp thâm niên, … chưa đượccập nhật không thiếu, tổ chức triển khai tàng trữ chưa đúng theo văn bản hướng dẫn của Bộ nộivụ. 2.2.3. Các giải pháp quản lý hồ sơ CBCCVC tại trường2. 2.3.1. Thống kê lại những tài liệu cần có của một hồ sơ cán bộ : Bất kỳ một hồ sơ cán bộ nào nhu yếu tối thiểu lúc bấy giờ cũng cần phải cónhững loại tài liệu sau đây : – Quyển lý lịch cán bộ : Theo pháp luật của mới nhất của Bộ nội vụ kèmtheo Quyết định số 06/2007 / Q Đ / BNV ngày 18/06/2007 mỗi cán bộ phải tựkhai quyển lý lịch theo mẫu lao lý chung ( mẫu 1 a – BNV / 2007 ) có dán ảnh 4 x6, ghi rõ ngày và nơi khai lý lịch, cam kết ràng buộc khai đúng thực sự, ký tên. ( Đối với quyển lý lịch này theo tôi nếu là cá thể mới lập hồ sơ khởi đầu thìviệc ký tên, đóng dấu xác nhận hoàn toàn có thể là Ủy Ban Nhân Dân xã, thị xã, thành phố nơi cánhân có hộ khẩu thường trú ; Thủ trưởng cơ quan, đơn vị chức năng, quản lý cán bộ thẩmtra, xác nhận, ký tên, đóng dấu ( nếu là người cũ ). – Các bản sơ yếu lý lịch : Trong một số ít trường hợp thiết yếu cơ quan quản lýcán bộ hoàn toàn có thể nhu yếu cá thể khai tóm tắt lý lịch theo mẫu 2 a – BNV / 2007. – Các bản bổ trợ lý lịch : Mỗi cán bộ khi thực thi khai lý lịch đều có mộtgiai đoạn lịch sử vẻ vang bản thân được chốt tương ứng với từng thời gian nhất định, chính do đó việc bổ trợ lý lịch theo nhu yếu của cơ quan quản lý tuỳ theo từngthời điểm là việc làm không hề xem nhẹ. Việc này có làm liên tục thìviệc quản lý cán bộ mới thật sự có hiệu suất cao. – Các quyết định hành động có tương quan đến nhân sự như : quyết định hành động thuyên chuyển, điều động, nâng bậc lương, đề bạt, chỉ định, khen thưởng, v … v. – Các bản tự kiểm điểm, nhận xét nhìn nhận cán bộ hàng năm : Đi kèm theonó là bản Tóm lại, nhìn nhận của cấp có thẩm quyền so với cán bộ thuộc thẩmquyền. – Các tài liệu khác gồm có như : sổ BHXH, bản sao giấy khai sinh, vănbằng, chứng từ về trình độ học vấn, trình độ trình độ, tu dưỡng lý luậnchính trị, nhiệm vụ và thực trạng sức khoẻ. – Các đơn thư có tương quan đến bản thân của cá thể cán bộ ( nếu có ) Một điều cũng cần phải chăm sóc đến là mọi tài liệu thuộc hồ sơ cán bộ đềuphải làm theo mẫu thống nhất do Ban Tổ chức Trung ương phát hành và hướngdẫn triển khai ( sự thống nhất mẫu hồ sơ lúc bấy giờ đã góp thêm phần khắc phục dầnnhững khuyếm khuyết trong cách quản lý hồ sơ cán bộ trước kia ). 2.2.3. 2. Tổ chức và quản lý hồ sơ cán bộ : a. Phần tổ chứcMỗi cán bộ, công chức trong những cơ quan, tổ chức triển khai đoàn thể đều phải có hồsơ cá thể vừa đủ, rõ ràng. Tuỳ theo từng đối tượng người dùng cũ hay mới tuyển dụng việclập hồ sơ cũng có những nhu yếu khác nhau chính vì thế phần tổ chức triển khai ( hay nóicách khác là việc lập hồ sơ ) có hai loại đối tượng người dùng đơn cử như sau : – Đối với CC-VC mới lập hồ sơ khởi đầu : Cán bộ lần tiên phong được tiếpnhận vào cơ quan, đơn vị chức năng nào thì cơ quan, đơn vị chức năng đó có nghĩa vụ và trách nhiệm lập hồ sơban đầu ( hồ sơ gốc ) cho cán bộ. Hướng dẫn cho cá thể cán bộ lập hồ sơ bắt đầu là một bước khởi đầuquan trọng trong việc lập hồ sơ cho bất kể một cá thể nào. Chính thế cho nên, việchướng dẫn thật tỉ mỉ, cặn kẽ toàn bộ mọi thông tin có tương quan đến cá thể củacán bộ đó như : thực trạng lịch sử vẻ vang, kinh tế tài chính, của ông, bà, nội, ngoại, cha, mẹ, anh, chị, em, v … v cho cán bộ, công chức một trách nhiệm có tích chất “ bắt buộc ” đốivới người làm công tác làm việc cán bộ. Trong những tài liệu có tương quan đến hồ sơ cán bộ người hướng dẫn lập hồ sơphải nhu yếu từng cá thể cán bộ phải kê khai thật rõ ràng, đơn cử. Thực tế chothấy, lập hồ sơ khởi đầu là một việc làm mới so với bản thân người được tuyểndụng lần đầu cho nên vì thế trong việc kê khai có một số mục thông tin thường hay bịbỏ trống. Trong quy trình thu nhận hồ sơ nếu không kiểm tra thì sau này việc bổsung thêm thông tin sẽ gặp không ít khó khăn vất vả. Đây là một lỗi thường hay gặptrong thực tiễn nên người thu nhận hồ sơ cần phải cẩn trọng hơn. – Đối với CC-VC đã có thâm niên công tác làm việc : Việc quản lý hồ sơ cán bộ củacác những nhân có quy trình công tác làm việc vĩnh viễn đang là một yếu tố luôn làm chonhững người quản lý hồ sơ khá khó khăn vất vả. Các yếu tố khách quan bên ngoài chẳnghạn như : đổi khác môi trường tự nhiên công tác làm việc, hư hỏng, mối mọt trong quy trình bảoquản hồ sơ, v … v, đã làm thất lạc 1 số ít tài liệu trong hồ sơ của cá thể. Bêncạnh đó yếu tố chủ quan do người quản lý hồ sơ cũng đã góp thêm phần làm cho việctập hợp những thông tin của một cá thể không được rất đầy đủ. Để bảo vệ hồ sơ cán bộ vừa đủ theo nguyên tắc nêu trên không hề ngàymột ngày hai là tất cả chúng ta hoàn toàn có thể có được, quy trình tập hợp lại những thông tinthất lạc này yên cầu phải có một thời hạn nhất định với lòng nhiệt tình của ngườiquản lý hồ sơ cán bộ. Chính thế cho nên khi đảm nhiệm hồ sơ cán bộ phải kiểm tra thực trạng tài liệu, lậpdanh mục kê khai tổng thể những loại tài liệu hiện có trong hồ sơ, nếu trong quá trìnhtiếp nhận hồ sơ không khá đầy đủ thì người quản lý hồ sơ phải kê khai toàn bộ cácdanh mục tài liệu cần bổ trợ và nhu yếu cá thể phải có nghĩa vụ và trách nhiệm bổ sungđầy đủ, kịp thời. Một điều cũng cần quan tâm khi đảm nhiệm hồ sơ cũ của một cánhân chuyển từ nơi khác đến là phải có rất đầy đủ niêm phong, người tiếp đón phảikiểm tra và ghi vào sổ theo dõi ngày giờ hồ sơ đến để theo dõi và quản lý. b. Phần quản lýĐây cũng việc làm phần không kém phần quan trọng, yên cầu người làmcông tác quản lý hồ sơ cán bộ phải có lòng nhiệt tình với nghề. Đến một cơ quannào đó nếu tiếp cận hồ sơ cán bộ để nắm lấy thông tin mà không gặp một trởngại nào thì ta hoàn toàn có thể hiểu ngay được cách quản lý của cơ quan đó – Là một cơquan biết sắp xếp hồ sơ cán bộ có ngăn nắp, khoa học. Phần quản lý hồ sơ cán bộ theo tôi phải thoả mãn được tiêu chuẩn sau : « Sắpxếp khoa học, dễ tìm, dễ thấy, dễ dữ gìn và bảo vệ ». Trong dữ gìn và bảo vệ hồ sơ cán bộ, tuỳ thuộc từng đơn vị chức năng mà ta hoàn toàn có thể có nhữngcách sắp xếp, dữ gìn và bảo vệ hồ sơ khác nhau. Ở đây tôi xin nêu hai cách sắp xếp, bảoquản mà ta thường thấy ở những đơn vị chức năng : – Sắp xếp theo vần A, B, C, … ( hay theo mã số hồ sơ ) – Sắp xếp theo tổ trình độ. Trong mỗi cách sắp xếp này đều có mỗi ưu điểm khác nhau nhưng theo tôicách sắp xếp thứ hai là dễ khai thác nhất. Trong trong thực tiễn, nếu có một cá thể nàothuyên chuyển đơn vị chức năng công tác làm việc trong hay ngoài huyện, việc lấy hồ sơ để làm thủtục xử lý vẫn thuận tiện hơn cách thứ nhất. Việc sắp xếp theo vần A, B, C, … cũng có những thuận tiện nhất định nhưng nếu gặp những cá thể có vần đầu củacác vần âm đầu là H, T, Th, … thì việc lấy hồ sơ vẫn khó khăn vất vả hơn nhiều. Dù cách nào đi chăng nữa thì người làm công tác làm việc quản lý hồ sơ ở cơ sởcũng cần phải quan tâm một điều : Tất cả những tài liệu thuộc hồ sơ cán bộ như đã nêuđều phải được lưu trong một phong bì lớn, cặp riêng theo từng mục ( như haicách đã nêu ở trên ). Không được để tài liệu bị nhàu nát, ẩm mốc, hư hỏng hoặcthất lạc. Để thuận tiện khai thác thông tin về cán bộ, trong phòng bì lớn đó ta có thểphân chia những tài liệu thành từng tập nhỏ khác nhau về nội dung : nội dung liênquan về bản thân nhân sự như lý lịch, bản sao giấy khai sinh, văn bằng, chứngchỉ ; nội dung về biến hóa quy trình công tác làm việc như hết tập sự, nâng lương, thuyênchuyển công tác làm việc, … ; nội dung về quy trình khen thưởng, kỷ luật, v … v. Việc phânchia này sẽ giúp cho việc chớp lấy thông tin về một quy trình nào đó của một cánbộ sẽ được nhanh gọn hơn. Trong mỗi bì hồ sơ như vậy cần phải lập một bản kê hạng mục những tài liệuhiện có, trong mỗi bản kê hạng mục cũng cần phải có những dòng trống để saunày hoàn toàn có thể bổ trợ thêm vào bản kê những tài liệu mới được bổ trợ sau. Lưu ýngoài bì hồ sơ tất cả chúng ta cũng cần phải ghi một lượng thông tin tối thiểu về cánbộ như : họ và tên, bí danh, quê quán, đơn vị chức năng công tác làm việc, mã số hồ sơ ( nếu có ) … Trong điều kiện kèm theo lúc bấy giờ, do cơ sở vật chất chưa phân phối được nên trongthực tế việc có riêng một phòng để dữ gìn và bảo vệ hồ sơ cán bộ là chưa thể đáp ứngđược. Việc lưu giữ, dữ gìn và bảo vệ hồ sơ ta vẫn thường chung với phòng thao tác, nhưng dù chung hay riêng việc dữ gìn và bảo vệ hồ sơ vẫn phải tuân thủ nghiêm ngặtcác điều kiện kèm theo sau : phòng để hồ sơ phải cao ráo, thoáng mát, xa nơi có chất nổ, chất cháy, cần được trang bị những phương tiện đi lại phòng chống cháy, nổ, chống mối, mọt, chuột, dán, v … v. Tất cả hồ sơ cán bộ đã được sắp xếp ngăn nắp, khoa học, nhưng nếu chúngta không có kế hoạch làm vệ sinh, liên tục kiểm tra, v … v, thì tổng thể nhữngđiều đã làm đều trở nên không có ý nghĩa. Việc tiến công của những yếu tố khách quan bênngoài so với hồ sơ là luôn luôn thường trực thế cho nên đây là một việc phải làmthường xuyên và có kế hoạch hẳn hoi. Cần quan tâm một điều những tài liệu nào bịphai mờ, rách nát phải sao chép lại và được lưu đồng thời với bản cũ. Việc huỷbỏ tài liệu trong hồ sơ phải được cơ quan quản lý cán bộ quyết định hành động, việc huỷ bỏhồ sơ phải được lập biên bản đơn cử và ghi rõ người được cho phép huỷ bỏ hồ sơ, biênbản này phải được lưu trong bì hồ sơ của cá thể. Đồng thời với việc dữ gìn và bảo vệ hồ sơ cán bộ tất cả chúng ta cần phải thường xuyênbổ sung những mặt biến hóa về bản thân cũng như mái ấm gia đình cán bộ, những nghị quyếtđiều động, đề bạt, nâng lương, khen thưởng, kỷ luật, những bản kiểm điểm đánhgiá công tác làm việc hàng năm, những bản thẩm tra xác định, những đơn thư tố giác đã kếtluận … đều phải kịp thời đưa vào hồ sơ. Các tài liệu bổ trợ này đa phần do cánbộ tự khai theo pháp luật hoặc do cán bộ tổ chức triển khai tích lũy, sưu tầm nhưng phảighi rõ họ tên người hoặc cơ quan nào cung ứng tài liệu, ngày và nơi trích sao tàiliệu, trích sao từ văn bản nào … Trong phần quản lý hồ sơ, một yếu tố cũng khá quan trọng mà người làmcông tác dữ gìn và bảo vệ hồ sơ cũng cần phải nắm vững là : với từng loại đối tượngkhác nhau như về hưu, thôi việc, chết, chuyển đi, v … v thì loại đối tượng người tiêu dùng nàođược nhận, trả, chuyển hồ sơ, …. Những yếu tố này đã được pháp luật trong quychế 01 / QCTC / TW của Ban Tổ chức Trung ương nên trong khoanh vùng phạm vi đề tài nàybản thân tôi không đi sâu vào yếu tố này mà xin được đi vào một góc nhìn kháccũng khá quan trọng : đó là việc mượn và trả hồ sơ cán bộ như thế nào ? Đối với yếu tố này người làm công tác làm việc quản lý hồ sơ cán bộ cần quan tâm cácđiểm sau : – Các cơ quan, đơn vị chức năng chỉ được nghiên cứu và điều tra hồ sơ cán bộ thuộc diện mìnhquản lý, những trường hợp khác đều phải được sự đồng ý chấp thuận của cơ quan chủ quản ( đây là một nguyên tắc mà đôi lúc tất cả chúng ta vi phạm, phớt lờ đi vì chỗ quenbiết ). – Hồ sơ chỉ được đọc tại chỗ, trừ những trường hợp đặc biệt quan trọng. – Người không có nghĩa vụ và trách nhiệm thì không được lấy hoặc thêm bớt tài liệuvào hồ sơ, tuyệt đối không được tẩy xoá, thay thế sửa chữa, ghi lại hoặc huỷ hoại tàiliệu trong hồ sơ. Khi có yếu tố có tương quan đến yếu tố chính trị, kinh tế tài chính thì cơquan tính năng hoàn toàn có thể sao lại một số ít tài liệu thiết yếu trong hồ sơ. – Phải lập sổ theo dõi trả hồ sơ. ( Đây là một bài học kinh nghiệm kinh nghiệm vô cùngquý giá mà bản thân tôi rút ra được từ quy trình lập Sổ BHXH cho cán bộ ). 2.2.3. 3. Ứng dụng Công nghệ thông tin ( CNTT ) để quản lý hồ sơ cán bộ : Như tất cả chúng ta đã biết, việc ứng dụng CNTT để quản lý hồ sơ cá thể đốivới những nước tiên tiến và phát triển trên quốc tế đã triển khai từ lâu nhưng so với chúng tanhất là trong ngành giáo dục việc làm này chỉ mới được tiến hành gần đây. Dùcó mới nhưng đó là một tín hiệu vui cho những người trực tiếp quản lý hồ sơ cánbộ. Việc ứng dụng CNTT vào công tác làm việc quản lý hồ sơ cán bộ đã thật sự giúp chongười làm công tác làm việc quản lý bớt đi phần nào sự khó khăn vất vả. Nếu tất cả chúng ta biết kết hợpcả hai cách quản lý thì việc khai thác thông tin về bất kể một người nào thuộcquyền quản lý sẽ đơn thuần hơn nhiều. Hiện nay chương trình PMIS của Sở giáo dục, đã trang bị cho những trường. Việc sử dụng chương trình này giúp cho việc quản lý hồ sơ cán bộ ở nhà trườngđỡ bớt khó khăn vất vả, nhưng yếu tố quan trọng hơn là những thông tin về cán bộ sẽ đảmchính xác hơn. Hàng năm với gần 30 biên chế, sự biến hóa những thông tin về nhânsự ( như : nâng lương, thuyên chuyển, đổi khác về mặt quan hệ mái ấm gia đình, đánh giáCC-VC hàng năm, v … v ) đã làm cho người trực tiếp quản lý và sử dụng phầnmềm này không còn có thời hạn. Khi người quản lý hồ sơ đã tiếp cận vớichương trình, với lao lý báo cáo giải trình tài liệu theo định kỳ, việc chuyển dữ liệuthông tin từ những đơn vị chức năng về Phòng tổ chức triển khai Cán bộ Sờ giáo dục sẽ làm cho cáccông tác quản lý hồ sơ cán bộ sẽ đỡ khó khăn vất vả và tốn thời hạn hơn. CHƯƠNG 3HI ỆU QUẢ GIẢI PHÁP3. 1. Thời gian áp dụngGiải pháp đã được vận dụng từ năm học năm ngoái – năm nay, trong quy trình thựchiện liên tục được bổ trợ trải qua việc làm thực tiễn những năm. Trong năm học2018-2019 đã cơ bản triển khai xong việc quản lý hồ sơ theo đúng pháp luật và cậpnhật kịp thời, khá đầy đủ. 3.2. Hiệu quả đạt đượcSau khi tôi đã vận dụng một số ít giải pháp để xử lý một số ít sống sót và hạnchế trong quản lý hồ sơ CBCCVC lúc bấy giờ, tác dụng cho thấy hồ sơ CBCCVCcủa nhà trường đã được bổ trợ tương đối khá đầy đủ theo nhu yếu. – CCVC nhận thức được tầm quan trọng của việc update, dữ gìn và bảo vệ, quảnlý hồ sơ CCVC – Toàn bộ CBCCVC còn thiếu những loại văn bằng, chứng từ, học bạ ( bảngđiểm ) đã được bổ trợ. – Những CCVC còn ghi thiếu sơ yếu lý lịch cán bộ, công chức cũng đãđược hướng dẫn viết bổ trợ hồ sơ kịp thời – Toàn bộ hồ sơ đã bổ trợ phần kê thành phần tài liệu ở bìa kẹp thànhphần tài liệu3. 3. Khả năng tiến hành và kinh nghiệm khi vận dụng của giải phápĐề tài hoàn toàn có thể vận dụng thoáng đãng cho mọi đối tượng người dùng thực thi trách nhiệm vănthư tàng trữ thuộc mọi quy mô trường học cấp 1, 2, 3. Khi vận dụng cần đặc biệt quan trọng quan tâm tính khoa học khi sắp xếp hồ sơ sao cho phùhợp với trong thực tiễn của trường để việc truy lục khi thiết yếu không gặp khó khăn vất vả. Mặt khác việc ứng dụng CNTT ứng dụng Pmis cần thực hiên thường xuyêntránh trường hợp bỏ quên không update kịp thời. CHƯƠNG 4K ẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ4. 1. Kết luậnHồ sơ CBCCVC là một trong những tài liệu không hề thiếu trong công tácquản lý CBCCVC tại mỗi cơ quan, tổ chức triển khai, đơn vị chức năng. Vì vậy, những cấp chỉ huy, quản lý phải có nhận thức vừa đủ so với công tác làm việc quản lý hồ sơ CBCCVC.Công tác quản lý hồ sơ CBCCVC là một việc làm rất là quan trọng trongmỗi cơ quan, đơn vị chức năng, tổ chức triển khai. Việc quản lý tốt hồ sơ sẽ bảo vệ tính không thay đổi lâudài của tài liệu hồ sơ CBCCVC và Giao hàng tốt cho công tác làm việc quản lý cán bộ theoyêu cầu cải cách hành chính nhà nước lúc bấy giờ. Đây là những kinh nghiệm bản thân tôi đã rút ra trong quy trình công táccủa mình. Với những kinh nghiệm nêu trên, trong những năm qua không ít cũngđã giúp tôi quản lý trong bước đầu có hiệu suất cao về mặt quản lý hồ sơ ở đơn vị chức năng cấptrường cũng như giúp cho việc quản lý hồ sơ ngặt nghèo hơn, hiệu suất cao hơn trongkhai thác thông tin. 4.2. Đề xuất, kiến nghịCần chăm sóc tổ chức triển khai tập huấn tu dưỡng nhiệm vụ, update kỹ năng và kiến thức vềcông tác quản lý hồ sơ CBCCVC. Có quy trình tiến độ, pháp luật mẫu về công tác làm việc quảnlý hồ sơ so với đơn vị chức năng trường học. Trong thời đại công nghệ thông tin hiện naySở Giáo dục đào tạo và đào tạo và giảng dạy cần vận dụng ứng dụng để tiện trong việc giải quyết và xử lý và kiểmtra. Sông xoài, ngày 20 tháng 4 năm 2019 ( Ký và ghi rõ họ tên ) Phan thị Thanh VânTÀI LIỆU THAM KHẢO1. Các văn bản chỉ huy của ngành. 2. Tài liệu tập huấn công tác làm việc văn thư3. Mạng Internet

Source: https://suachuatulanh.edu.vn
Category : Tư Vấn Hỗ Trợ