Sơ đồ Gantt là gì? Cách vẽ sơ đồ Gantt trong quản lý dự án

5/5 – ( 3 bầu chọn )

Sơ đồ Gantt là một công cụ quản lý dự án chuyên nghiệp hiện đang được sử dụng phổ biến hiện nay. Vậy bạn có biết Gantt chart là gì và cách lập biểu đồ Gantt như thế nào? Hãy cùng Fastdo tìm hiểu câu trả lời qua bài viết sau đây. Bên cạnh đó, bài viết còn giới thiệu đến bạn các phần mềm hỗ trợ vẽ sơ đồ Gantt hiệu quả. Xem ngay nhé!

Bạn đang quản trị Doanh nghiệp bằng giải pháp OKRs nhưng công cụ quản lý và vận hành còn quá nhiều hạn chế, chưa mang lại hiệu suất cao cao ? Click ngay vào ảnh để thưởng thức ngay 7 ngày không lấy phí những tính năng ưu việt của Bộ ứng dụng quản trị OKRs tổng lực ( fOKRs ) của Fastdo :

>>> XEM THÊM CÁC BÀI VIẾT KHÁC:

1. Sơ đồ Gantt là gì?

Sơ đồ Gantt (Gantt Chart) còn được gọi là sơ đồ ngang Gantt hay biểu đồ Gantt. Đây là một trong những công cụ cổ điển nhất và vẫn được sử dụng phổ biến trong quản trị tiến độ thực hiện dự án ngày nay. Trong sơ đồ quản lý này, các công tác được biểu diễn trên trục tung bằng thanh ngang, thời gian tương ứng được thể hiện trên trục hoành. Sơ đồ Gantt gồm 2 phần chính là

• Trục tung biểu lộ tên của những công việc .
• Trục hoành minh họa những mốc thời hạn cho những công việc ấy .

Nhìn vào một sơ đồ quản lý Gantt, bạn có thể dễ dàng nắm bắt được các thông tin của từng công việc và cả dự án. Chính vì cách bố trí thông tin đơn giản nhưng rõ ràng nên sơ đồ Gantt đã trở thành công cụ hữu ích khi lập kế hoạch, lên timeline thực hiện hoặc quản lý tiến độ dự án.

>>>> ĐỪNG NÊN BỎ QUA: 7 phương pháp quản lý dự án phổ biến, hiệu quả nhất hiện nay

2. Biểu đồ Gantt phù hợp với đối tượng nào?

Biểu đồ Gantt gồm có những thanh ngang minh họa cho dòng thời hạn của công việc. Sơ đồ này sẽ là một lựa chọn tốt nếu như doanh nghiệp đang cần :

• Vạch ra một kế hoạch dự án và dòng thời gian:

  Gantttriển khai rất tốt trong việc hiển thị những công việc sẽ được thực thi. Ngoài ra, sử dụng biểu đồ Gantt còn giúp bạn kiến thiết xây dựng những công việc, timeline cho dự án Bất Động Sản rõ ràng hơn .

• Phối hợp nhiều bên liên quan: Gantt sẽ cung cấp cho bạn góc nhìn chi tiết các hoạt động tại bất kỳ thời điểm cụ thể nào và khi nào nên chuyển tiếp công việc cho người tiếp theo.

• Ước tính thời gian và khối lượng công việc: Cho dù làm việc một mình hay cùng tập thể,

  Ganttcũng sẽ cho biết bạn cần bao nhiêu thời hạn và nguồn lực nhân sự để hoàn toàn có thể phân chia tài nguyên cũng như sắp xếp thời hạn tương thích với công việc .

• Một lịch trình đơn giản: Đây là công cụ hỗ trợ phù hợp nếu bạn muốn cung cấp cho nhân viên và đối tác một bản tóm tắt tổng thể về lịch trình của dự án.

>>>> XEM THÊM: 13 kỹ năng quản lý dự án giúp bạn thành công trong công việc

3. Ưu và nhược điểm của Gantt Chart

Bạn nên xem xét kỹ ưu và điểm yếu kém của từng công cụ quản trị để đưa ra lựa chọn tương thích. Sau đây là một số ít ưu và điểm yếu kém của Gantt Chart .

3.1 Ưu điểm của sơ đồ Gantt

Gantt là công cụ tương hỗ hoàn hảo nhất trong việc lập kế hoạch cho những dự án Bất Động Sản. Gantt Chart chiếm hữu rất nhiều ưu điểm điển hình nổi bật, đơn cử như sau :

• Quản lý cùng lúc nhiều thông tin: Với cách thức trình bày đơn giản, Gantt sẽ giúp bạn nắm được rõ ràng các thông tin cần thiết của một dự án. Bên cạnh đó, với c

  ách biểu lộ trực quan nhưng rất dễ hiểu, bạn sẽ nhanh gọn nắm được những thông tin chính trải qua sơ đồ này .

• Nâng cao năng suất công việc: Các thông tin liên quan về dự án như người thực hiện, tiến độ thực hiện sẽ được công bố công khai trên biểu đồ. Nhờ đó, từng thành viên trong nhóm dự án sẽ hiểu được sự quan trọng của từng mắt xích trong dự án và chủ động hơn trong công việc.

• Sử dụng nguồn nhân lực hiệu quả: Gantt cung cấp cho người quản lý, người lập kế hoạch dự án có một cái nhìn tổng quan về dự án. Điều này sẽ giúp cho nhà quản lý phân phối công việc một cách hiệu quả, đảm bảo các nguồn nhân lực được sử dụng  hợp lý và tối ưu.

>>> ĐỌC NGAY: Hướng dẫn xây dựng biện pháp giữ chân nhân viên giỏi từ A – Z

3.2 Nhược điểm của biểu đồ Gantt

Bên cạnh những ưu điểm điển hình nổi bật trên, biểu đồ Gantt vẫn còn tại một vài điểm yếu kém như :

• Phụ thuộc vào cấu trúc phân chia đã được xây dựng: Việc xây dựng cấu trúc phân chia công việc cùng lúc với Gantt chart sẽ có thể khiến nhà quản lý có nguy cơ phải làm lại toàn bộ lịch biểu dự án khi bỏ sót gì đó hoặc ước tính thời lượng sai…
• Chỉ hoạt động tốt với các dự án nhỏ: Gantt Chart mất dần chức năng của mình nếu thời lượng và tác vụ bị kéo dài qua một trang khác vì sẽ rất khó để xem tổng quan dự án trên màn hình máy tính. Đồng thời, vì phải cập nhật thường xuyên nên nhà quản lý tốn rất nhiều thời gian, đặc biệt là khi thực hiện các dự án có đến hàng trăm đầu việc.
• Xử lý các ràng buộc của dự án chưa tốt: Có 3 ràng buộc chính trong một dự án là thời gian, phạm vi và chi phí. Yếu tố chi phí và phạm vi đầy đủ sẽ không thể mô tả trên một biểu đồ Gantt. Đồng thời, bạn sẽ khó nhận biết được phải thực hiện công việc nào trước tiên khi sơ đồ có quá nhiều các công việc đan xen và liên tiếp nhau.

>>>> TÌM HIỂU NGAY: Quản lý tiến độ dự án là gì? 6 bước quản lý tiến độ hiệu quả

4. Các bước lập sơ đồ Gantt trong quản lý dự án

Để kiến thiết xây dựng một sơ đồ quản trị dự án Bất Động Sản Gantt, bạn cần phải triển khai những bước cơ bản sau đây :

4.1 Bước 1: Xác định đầu mục công việc quan trọng

Ở bước tiên phong khi kiến thiết xây dựng biểu đồ Gantt, bạn cần phải liệt kê tổng thể những đầu mục công việc thiết yếu khi thực thi dự án Bất Động Sản. Ngoài ra, bạn cần phải xác lập tiềm năng mà dự án Bất Động Sản cần đạt được. Sau khi có những list công việc, bạn hãy xác lập thời hạn sớm nhất để mở màn dự án Bất Động Sản và ước tính thời gian mở màn thực thi .

>>> ĐỌC NGAY: OKRs là gì? Cách áp dụng công cụ OKRs trong doanh nghiệp

4.2 Bước 2: Xác định mối quan hệ giữa các đầu mục công việc

Sau khi có đầu mục công việc và khoảng chừng thời hạn thực thi, bạn hãy xác lập xem công việc nào cần phải triển khai xong mới hoàn toàn có thể triển khai những trách nhiệm khác và những công việc nào hoàn toàn có thể cùng triển khai song song. Trường hợp trách nhiệm này nhờ vào trách nhiệm khác, bạn nên quan tâm đến mối quan hệ giữa những đầu việc này để hoàn toàn có thể chớp lấy thâm thúy hơn về cách tổ chức triển khai dự án Bất Động Sản .

Trong sơ đồ Gantt thường sẽ tồn tại 3 mối quan hệ chính giữa các nhiệm vụ là:

• Finish to Start (FS): Nhiệm vụ FS không thể bắt đầu trước khi nhiệm vụ có liên quan trước đó kết thúc. Các nhiệm vụ này sẽ bắt đầu sau.

• Start to Start (SS): Nhiệm vụ SS không thể bắt đầu cho đến khi nhiệm vụ trước đó được bắt đầu. Các nhiệm vụ này sẽ bắt đầu sau.

• Finish to Finish (FF): Nhiệm vụ FF không thể kết thúc trước khi nhiệm vụ trước đó kết thúc. Các nhiệm vụ này sẽ kết thúc sau.

  Xem thêm: Gia đình có 4 người, mua tủ lạnh nào hiện nay là phù hợp nhất?

• Start to Finish (SF): Rất hiếm khi xảy ra.

>>>> XEM NGAY: Lương tháng 13 là gì? Những điều cần nắm về lương tháng 13

 4.3 Bước 3: Biểu diễn biểu đồ ngang Gantt

Hiện nay, nhiều công cụ tương hỗ quản trị dự án Bất Động Sản bằng biểu đồ Gantt đã được phong cách thiết kế dựa trên điện toán đám mây. Bạn và nhóm dự án Bất Động Sản của mình hoàn toàn có thể truy vấn vào ứng dụng để xem và chỉnh sửa số liệu trên biểu đồ ở bất kể vị trí nào. Điều này sẽ giúp ích rất nhiều cho bạn khi đàm đạo, tối ưu hoá và báo cáo giải trình dự án Bất Động Sản .

>>> TÌM HIỂU NGAY: Pomodoro là gì? Phương pháp Pomodoro giúp tập trung, làm việc hiệu quả cao

4.4 Bước 4: Cập nhật tiến độ dự án

Khi dự án Bất Động Sản của bạn vận động và di chuyển dọc theo biểu đồ có nghĩa là công việc đang có tiến triển. Tuy nhiên, trong thời hạn tiến hành dự án Bất Động Sản vẫn sẽ có nhiều sự biến hóa giật mình. Vì vậy, bạn cần phải tiếp tục theo dõi và update những đổi khác để kiểm soát và điều chỉnh kịp thời. Điều này sẽ giúp bạn update thông tin vừa đủ và chính x ácvề kế hoạch cho nhóm dự án Bất Động Sản và những nhà hỗ trợ vốn .

>>>> ĐỪNG NÊN BỎ QUA: Làm sao để trở thành Project Manager thành công, tài giỏi?

5. Hướng dẫn cách vẽ sơ đồ Gantt bằng Excel

Hiện nay Excel là công cụ phổ cập nhất để vẽ biểu đồ Gantt. Sau đây là một số ít hướng dẫn đơn cử về phương pháp vẽ sơ đồ quản trị Gantt trong Excel .

5.1 Khâu chuẩn bị dữ liệu

Trước khi mở màn vẽ sơ đồ quản trị Gantt, bạn cần thêm cột % completion ( tỷ suất hoàn thành xong ) trong bảng Actual và mục Days completed ( số ngày đã thực thi ) trong Data Preparation .

• Project timeline ( thời hạn dự án Bất Động Sản ) trong mục Plan sẽ không được tính Days completed .
• Nếu Project timeline là Actual thì Days completed sẽ được tính bằng công thức % completion * Days .

Mục đích là để biết được trong thực tiễn đã triển khai xong bao nhiêu % so với tiêu chuẩn. Bảng dữ liệu sau khi triển khai xong sẽ như sau :

>>> XEM THÊM: Hàng tồn kho là gì? Nguyên tắc tính hàng tồn kho chuẩn và chi tiết nhất

5.2 Các bước vẽ Gantt Chart trong Excel

5.2.1 Tạo biểu đồ mới

Để tạo một biểu đồ Gantt mới trong Excel, bạn hãy ấn chọn Chart / Bar / Stacked Bar ở trong mục thẻ Insert trên thanh công cụ .

>> ĐỌC NGAY: Work From Home là gì? Những gợi ý để WFH hiệu quả

5.2.2 Nhập dữ liệu vào biểu đồ

Để nhập tài liệu vào biểu đồ, bạn hãy thực thi theo những bước sau :

• Bước 1: Trong thẻ Chart Tools, bạn hãy ấn chọn mục Design và sau đó chọn tiếp Select Data.

• Bước 2: Trong ô Chart data range, bạn hãy chọn vùng dữ liệu nạp vào Chart.

• Bước 3: Để thêm một vùng dữ liệu nữa là Start date, bạn hãy ấn chọn Add trong phần Legend Entries (series).

• Bước 4: Bạn có thể thay đổi vị trí của Start date lên trước mục Days trong Legend Entries và chỉnh sửa lại lại cho mục Horizontal (category) Axis Labels. Sau khi hoàn thành bước này, bạn sẽ thu được biểu đồ như bên dưới:

5.2.3 Sắp xếp thứ tự nhiệm vụ

Bạn hoàn toàn có thể sắp xếp thứ tự những trách nhiệm bằng cách :

• Bước 1: Nhấp vào tên của các Task trong biểu đồ
• Bước 2: Trong mục Axis Options, bạn hãy bấm chọn Categories in reverse order.

>>> ĐỌC NGAY: Horenso là gì? Nguyên tắc áp dụng phương pháp Horenso

5.2.4 Cho hiển thị phần số ngày thực hiện các Task

Trong biểu đồ ở mục trên, phần được tô màu xanh chính là số ngày thực thi những Task. Phần tô màu vàng được tính từ mốc khởi đầu là mốc do Excel tự động hóa gợi ý. Để ẩn phần tô màu vàng, bạn hãy click vào thanh biểu đồ, sau đó chọn Format Data Series. Tiếp đến, trong mục Fill, bạn hãy chọn No fill và ở mục Border chọn No Line .

5.2.5 Điều chỉnh khoảng thời gian của Chart

Khi vẽ Gantt Chart, Excel sẽ tự động hóa gợi ý cho bạn về khoảng chừng thời hạn thực thi công việc nhưng gợi ý này không phải khi nào cũng đúng chuẩn trọn vẹn. Vì vậy, bạn cần phải kiểm soát và điều chỉnh lại khoảng chừng thời hạn này sao cho sát với dự án Bất Động Sản. Bạn hãy nhập 2 ngày nhỏ nhất và lớn nhất gần sát với dự án Bất Động Sản vào vị trí bất kể trong Sheet. Sau đó, bạn hãy chọn format cells là General cho 2 vị trí đó .

5.2.6 Theo dõi tỷ lệ hoàn thành công việc

Để hoàn toàn có thể theo dõi tỷ suất hoàn thành xong công việc, bạn cần phải trình diễn phần Days completed vào trong sơ đồ và lồng vào trong phần Days. Để làm được điều này, bạn cần thêm Error Bar vào bằng cách nhấn vào biểu đồ và chọn trong những thẻ lần lượt là Chart Tools / Design / Add Chart Element / Error Bars / More Error Bar Options …

Khi chọn More Error Bar Options, màn hình hiển thị sẽ Open mục Add Error Bars based on Series. Khi đó, bạn hãy chọn Start date. Trong mục Format Error Bars, bạn hãy thực thi thiết lập như sau :

• Ở mục Direction, bạn hãy chọn Plus .
• Tại mục End style, bạn hãy chọn No cap .
• TrongError Amount, bạn hãy chọn Custom / Specify Value và chọn tới vùng Days Completed .

Sau đó, bạn sẽ thực thi định dạng hiển thị cho vùng này theo những bước sau :

• Chọn màu (color): Bạn nên chọn màu có độ tương phản cao so với các màu đang hiển thị trên sơ đồ.

• Chọn độ rộng (width): Tùy thuộc vào độ rộng của vùng biểu đồ mà bạn hãy chọn độ rộng tương ứng sao cho Error Bar sẽ chèn lên được toàn bộ vùng biểu đồ gốc.

>>>> ĐỪNG NÊN BỎ QUA: 8 mô hình quản lý dự án hiệu quả và phổ biến nhất hiện nay

6. Phần mềm hỗ trợ vẽ sơ đồ Gantt

Bên cạnh việc dùng Excel thì bạn còn nhiều lựa chọn khác để tạo biểu đồ Gantt như sử dụng những ứng dụng vẽ chuyên nghiệp như Canva, Zoho Projects, Base Wework, …

6.1 Phần mềm vẽ biểu đồ Gantt Canva

Gantt Canva là công cụ tương hỗ bạn lên lịch cho những dự án Bất Động Sản một cách thuận tiện. Phần mềm này còn cung ứng nhiều mẫu biểu đồ với phong cách thiết kế thích mắt để bạn sử dụng hoặc tìm hiểu thêm. Ngoài ra, ứng dụng này còn có tính năng san sẻ giúp mọi thành viên trong dự án Bất Động Sản đều hoàn toàn có thể xem và kiểm soát và điều chỉnh sở đồ .

6.2 Phần mềm Zoho Projects

Khi sử dụng Zoho Projects, bạn hoàn toàn có thể thuận tiện thiết lập những quan hệ nhờ vào và lên lịch lại trách nhiệm bằng tính năng kéo và thả đơn thuần trong ứng dụng vẽ biểu đồ Gantt đã được cài sẵn. Bên cạnh đó, bạn hoàn toàn có thể tiết kiệm ngân sách và chi phí được nhiều thời hạn bằng cách sử dụng những mẫu sơ đồ có sẵn trên ứng dụng này .

6.3 Phần mềm Base Wework

Tuy là một ứng dụng quản trị dự án Bất Động Sản nhưng Base Wewwork vẫn được tích hợp tính năng vẽ biểu đồ Gantt. Đặc biệt, ứng dụng còn có tính năng tự động hóa hiển thị những công việc dưới dạng Gantt Chart để giúp bạn theo dõi và quản trị dự án Bất Động Sản thuận tiện hơn .

>>>> KHÁM PHÁ THÊM:

Sơ đồ Gantt hiện đang được ứng dụng rất nhiều trong việc lập kế hoạch, quản lý dự án. Hy vọng bài viết của Fastdo đã giúp bạn hiểu rõ về cách vẽ và sử dụng sơ đồ này. Bên cạnh đó, nếu bạn đang cần tìm một phần mềm quản lý dự án hiệu quả thì hãy liên hệ ngay cho chúng tôi qua fastdo.vn để được tư vấn chi tiết nhé!

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

Đơn vị tăng trưởng ứng dụng FASTDO

• Địa chỉ: 
  • Văn phòng trụ sở Hà Nội: Tầng 6, số 11 Vương Thừa Vũ, Quận Thanh Xuân, Thành Phố Hà Nội.
  • Văn phòng chi nhánh Đà Nẵng: Tầng 2, toà QB, 23 Trường Thi 1, Quận Hải Châu, Đà Nẵng.
• Điện thoại: 0971 126 599
• Email: support@fastdo.vn
• Website: https://suachuatulanh.edu.vn/

Source: https://suachuatulanh.edu.vn
Category : Tư Vấn Hỗ Trợ