Cách xây dựng quy trình làm việc hiệu quả cho doanh nghiệp

Điều cần thiết để vận hành toàn bộ doanh nghiệp một cách trơn tru và tối ưu nhất là xây dựng một quy trình làm việc hiệu quả. Vậy phải làm thế nào để xây dựng được quy trình làm việc hiệu quả cho một doanh nghiệp? Hãy cùng WEONE tìm hiểu một cách chi tiết nhất trong nội dung bài viết dưới đây nhé!

Quy trình làm việc là gì?

Quy trình thao tác được hiểu là lộ trình hướng dẫn thực thi những bước công việc theo một tiêu chuẩn được đặt ra để đạt được những kỳ vọng, mục tiêu của công việc. Ngoài ra, quy trình thao tác hoàn toàn có thể được biến hóa, bổ trợ và tối ưu hóa theo từng quy trình tiến độ để tương thích với những nhu yếu và công việc mới .

Dựa vào từng chức năng và nhiệm vụ mà quy trình làm việc có thể được chia làm 4 nhóm: quy trình quản lý vận hành doanh nghiệp, quy trình quản lý khách hàng, quy trình quản lý đổi mới và quy trình xã hội, điều tiết cơ quan quản lý nhà nước.

Bạn đang đọc: Cách xây dựng quy trình làm việc hiệu quả cho doanh nghiệp

>>>>> Có thể bạn quan tâm: Phần mềm quản lý công việc hiệu quả nhất cho doanh nghiệp

Lợi ích của việc xây dựng quy trình làm việc trong doanh nghiệp

Khi doanh nghiệp kiến thiết xây dựng và triển khai tốt quy trình thao tác chuẩn sẽ đem lại rất nhiều quyền lợi như :

• Cải thiện và ngày càng tăng hiệu suất thao tác của toàn doanh nghiệp giúp công việc được quản lý và vận hành trơn tru và phối hợp uyển chuyển. Phát hiện và xử lý nhanh những yếu tố xảy ra .
• Cắt giảm ngân sách và tiết kiệm ngân sách và chi phí thời hạn thao tác cho những khâu không thiết yếu. Từ đó, giúp công việc được diễn ra xuyên thấu, hoàn thành xong đúng tiến trình .
• Nhờ tạo ra những nâng tầm trong công việc mới giúp nâng cao vị thế cạnh tranh đối đầu trong doanh nghiệp .
• Các đầu công việc, trách nhiệm được chuẩn hóa theo thứ tự giúp giảm thiểu rủi ro đáng tiếc trong quy trình quản lý và vận hành .
• Giúp thu hẹp khoảng cách tiếp xúc giữa người mua và công ty trải qua những báo cáo giải trình nhìn nhận và nghiên cứu và điều tra thị trường. Thu hẹp khoảng cách giữa những nhân viên cấp dưới với nhau, giữa sếp với nhân viên cấp dưới trong công tác làm việc xử lý công việc .

Với những lợi thế như trên, rõ ràng việc thiết kế xây dựng và quản trị một quy trình thao tác chuẩn, chuyên nghiệp chính là con đường dẫn tới sự thành công xuất sắc mà những cấp chỉ huy không thể nào bỏ lỡ .>>>>> Xem ngay: Top 5 phần mềm quản lý quy trình thủ tục tốt nhất

Các bước xây dựng và quản lý quy trình làm việc chuyên nghiệp

Để kiến thiết xây dựng một quy trình thao tác chuẩn, hiệu suất cao thì những doanh nghiệp cần phải hiểu rõ toàn bộ những bước sau :

Bước 1: Xác định các nhu cầu và mục tiêu của công việc

Bước tiên phong trong thiết kế xây dựng một quy trình thao tác tiêu chuẩn là xác lập nhu yếu. Doanh nghiệp cần xác lập nhu yếu của trách nhiệm này là gì : để vận dụng những tiêu chuẩn mới, tăng cấp mạng lưới hệ thống, tái cấu trúc doanh nghiệp hay do nhu yếu của quản trị, ban chỉ huy …Ngoài việc xác lập nhu yếu thì xác lập mục tiêu và khoanh vùng phạm vi cũng được doanh nghiệp chăm sóc tại bước này. Xác định mục tiêu công việc sẽ giúp doanh nghiệp xác lập được những bước để thực thi công việc, trấn áp thời hạn triển khai, tần suất công việc của mỗi cá thể … Phạm vi của mỗi quy trình sẽ giúp doanh nghiệp khoanh vùng được đối tượng người dùng cần triển khai và tuân thủ quy trình thao tác đã đề ra. Phạm vi này hoàn toàn có thể là một cá thể, phòng ban hoặc nghành nghề dịch vụ … tùy mục tiêu .

Bước 2: Xác định số bước trong quy trình làm việc

Bạn cần xác lập số bước công việc cần làm để kiến thiết xây dựng tốt một quy trình thao tác. Thông thường, một quy trình thao tác sẽ từ 8 – 12 bước. Hiện nay, công thức 5W-1 H – 5M được nhiều doanh nghiệp vận dụng để nghiên cứu và phân tích những bước của một quy trình thao tác .Trong đó 5W-1 H gồm có :

• What ? ( là gì ? ) : Xác định nội dung những công việc trong quy trình .
• Why ? ( vì sao ? ) : Xác định những tiềm năng, nhu yếu của công việc .
• When ? ( khi nào ? ) : Xác định mốc thời hạn thực thi, thời hạn mở màn và thời hạn kết thúc .
• Where ? ( ở đâu ? ) : Xác định khu vực, nơi triển khai công việc .
• Who ? ( ai ? ) : Xác định người thực thi những công việc, người tương hỗ hay người giám sát .
• How ? ( như thế nào ? ) : Xác định những giải pháp để triển khai công việc .

Còn 5M là xác lập nguồn lực gồm :

• Man ( nguồn nhân lực ) : Nhân sự thực thi những công việc có đủ trình độ, kinh nghiệm tay nghề, kiến thức và kỹ năng, phẩm chất không ? …
• Money ( tiền tài ) : Là ngân sách thực thi những công việc này là bao nhiêu ? Sẽ được giải ngân cho vay bao nhiêu lần ? …

• Material (nguyên vật liệu, hệ thống cung ứng): Những tiêu chuẩn để trở thành nhà cung ứng là gì? Các tiêu chuẩn nguyên vật liệu ra sao?…

  Xem thêm: #1 Mẫu Ghế xoay, Ghế xoay văn phòng cao cấp giá rẻ【2022】

• Machine ( công nghệ tiên tiến, máy móc ) : Tiêu chuẩn của máy móc là gì ? Áp dụng những công nghệ tiên tiến nào để triển khai những công việc ? …
• Method ( giải pháp thao tác ) : Làm việc theo những chiêu thức nào .

>>>>> Đọc ngay: Top 5 phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ trực tuyến tốt nhất cho doanh nghiệp

Bước 3: Xác định người thực hiện công việc

Bạn cần phải xác lập mỗi bước công việc do bộ phận hay cá thể nào triển khai :

• Người triển khai công việc có đủ trình độ, kinh nghiệm tay nghề, kiến thức và kỹ năng hay không ?
• Nếu có nhiều quy trình, cần xác lập ngặt nghèo hơn : người thực thi chính, người thực thi phụ hay người tương hỗ .

Bước 4: Kiểm tra, kiểm soát quy trình làm việc

Trong quy trình thiết kế xây dựng quy trình thao tác, những nhà quản trị cần xác lập 1 số ít giải pháp để kiểm tra, trấn áp hàng loạt quy trình triển khai. Nhờ đó hoàn toàn có thể bảo vệ nhìn nhận đúng mức độ tối ưu và đưa ra những đổi khác, nâng cấp cải tiến tương thích cho cỗ máy quản lý và vận hành .Công việc trấn áp được triển khai tráng lệ trải qua những yếu tố sau :

• Đơn vị đo lường và thống kê những công việc .
• Công dụng cụ và giải pháp đo lường và thống kê .
• Các điểm trấn áp và điểm trấn áp trọng điểm .

Các yếu tố cần chăm sóc so với xác lập giải pháp kiểm tra gồm có :

• Các bước cần triển khai trong giải pháp kiểm tra .
• Người được thực thi việc kiểm tra .
• Tần suất kiểm tra .
• Các điểm trọng điểm cần được kiểm tra .

>>>>> Có thể bạn chưa biết: Quy trình quản trị sự thay đổi (Change Management)

Bước 5: Xác định điểm cần kiểm tra thử nghiệm

Tiếp theo, việc xác lập điểm kiểm tra thử nghiệm sẽ giúp doanh nghiệp xác lập những công việc có thực thi đúng tiêu chuẩn đặt ra không ? Để từ đó đưa ra những giải pháp kiểm soát và điều chỉnh tương thích. Có thể nói, với bước này sẽ cho doanh nghiệp thấy được rõ nhất tính khả thi của quy trình thao tác .

• Pre – test : là quá trình làm thử, sản xuất thử, là một trong những điểm quan trọng nhất của chiêu thức thử nghiệm này .
• Test trong quy trình triển khai công việc .
• Đo lường được tính khả thi trong quy trình thao tác .

Các yếu tố thiết yếu trong bảng kiểm tra thử nghiệm : quy trình, điểm trấn áp, tần suất, thiết bị sử dụng, người kiểm tra, tài liệu hướng dẫn, hồ sơ …

Bước 6: Mô tả, diễn giải các bước công việc

Mô tả, diễn giải các bước công việc là xây dựng nội dung hướng dẫn, mô tả cụ thể chi tiết các bước trong quy trình làm việc và cách thức thực hiện các công việc để nhân viên có thể áp dụng dễ dàng vào thực tế.

Xem thêm: Văn phòng là gì? Công việc nhân viên văn phòng là làm gì?

>>>>> Tìm hiểu thêm: Quy trình chuyển đổi số hiệu quả cho doanh nghiệp của FSI

Bước 7: Hoàn thiện phần định nghĩa, tài liệu tham khảo kèm theo

Bước sau cuối để hoàn thành xong quy trình thao tác trong doanh nghiệp là hoàn thành xong những nội dung hướng dẫn, diễn đạt đơn cử chi tiết cụ thể, lý giải những định nghĩa, thuật ngữ trong quy trình và diễn giải những từ ngữ viết tắt .Nếu trong quy trình có những biểu mẫu kèm theo thì cần lao lý rõ những thông tin, những pháp luật biểu mẫu nằm trong nội dung nào .

Việc thiết kế xây dựng quy trình thao tác trong doanh nghiệp càng rõ ràng, đơn cử thì những công việc sẽ được quản lý và vận hành một cách thuận tiện và đạt được hiệu suất cao cao nhất. Hy vọng qua bài viết trên sẽ giúp những bạn hoàn toàn có thể kiến thiết xây dựng riêng cho mình một quy trình thao tác hiệu suất cao và tương thích .

Source: https://suachuatulanh.edu.vn
Category : Văn Phòng