Quản lý kho là gì? 15 cách quản lý kho hiệu quả nhất trong bán lẻ

Quản lý kho là một việc làm rất khó khăn vất vả cho người chủ shop và thủ kho. Khi shop, doanh nghiệp ngày càng tăng trưởng thì số lượng sản phẩm & hàng hóa trong kho cũng ngày càng tăng cao .
Quản lý kho hàng thế nào để sản phẩm & hàng hóa bán ra – nhập vào không bị nhầm lẫn, thất thoát ? Dưới đây sẽ là những cách quản lý kho hiệu quả được Sapo. vn tổng hợp, sẽ giúp bạn quản lý kho hàng ngặt nghèo và hiệu quả hơn trong nghành nghề dịch vụ kinh doanh thương mại của mình .

Cách quản lý kho hiệu quả trong bán lẻ

1. Quản lý kho là gì?

1.1. Khái niệm hàng tồn kho

Trước khi muốn hiểu quản lý kho là gì thì chúng ta cần biết khái niệm thế nào là hàng tồn kho.

Hàng tồn kho là toàn bộ những nguồn lực dự trữ nhằm mục đích cung ứng cho nhu yếu hiện tại hoặc tương lai. Quản lý hàng tồn kho không chỉ có tồn kho thành phẩm mà còn có tồn kho mẫu sản phẩm dở dang, tồn kho nguyên vật liệu chế biến, linh phụ kiện và tồn kho công cụ dụng cụ dùng trong sản xuất …
Hàng tồn kho quá nhiều hay quá ít đều gây tác động ảnh hưởng đến quy trình sản xuất kinh doanh thương mại, do đó cần phải có các cách quản lý hàng tồn kho tương thích .

1.2. Vậy quản lý kho là gì?

Quản lý kho là việc trấn áp các hoạt động giải trí hàng ngày của kho hàng như nhập – xuất – tồn kho, chuyển kho … Quản lý kho hiệu quả giúp giảm ngân sách và tăng lệch giá cho shop, doanh nghiệp .
Hiện nay, các shop nhỏ hoàn toàn có thể quản lý xuất nhập tồn kho bằng file Excel vì số lượng mẫu sản phẩm không nhiều. Nhưng khi lan rộng ra quy mô, số lượng sản phẩm & hàng hóa lên đến hàng nghìn hay có nhiều kho hàng khác nhau, các đơn vị chức năng kinh doanh thương mại cần phải sử dụng ứng dụng quản lý kho để rút ngắn thời hạn, tiết kiệm chi phí nguồn lực, ngân sách và tăng hiệu quả quản lý .

Quản lý kho tốt giúp giảm thiểu ngân sách cho shop, doanh nghiệp

1.3. Quản lý hàng tồn kho là gì?

Quản lý tồn kho là một phần của việc quản lý chuỗi đáp ứng với mục tiêu chính là bảo vệ số lượng loại sản phẩm để bán tại mọi thời gian. Việc bảo vệ quy trình tiến độ này là yếu tố quan trọng số 1 để tối ưu doanh thu bán hàng và tiết kiệm ngân sách và chi phí ngân sách xử lý tồn kho khó bán .
Cùng với đó, quản lý kho còn gồm có việc trấn áp mọi loại sản phẩm từ hút khách đến hàng dư khó bán để đưa ra giải pháp kịp thời, giải phóng khoảng trống nhà kho, tiết kiệm ngân sách và chi phí ngân sách và bảo vệ hiệu quả tốt nhất .

Hầu hết mọi người đều rất sợ từ “tồn kho”. Bởi vì hàng hóa trong kho là rất nhiều nên nếu không biết cách quản lý hàng tồn kho khoa học thì rất dễ gặp phải những sai lầm về quản lý kho hàng.

Không ít chủ shop kêu ca sau vài tháng hoạt động giải trí : “ Tôi không thể nào khớp đúng mực giữa số hàng tồn trong kho và số hàng đã bán đi. ” hay “ Sao hàng này bán chậm thế mà tồn kho lại còn ít như thế này ? ”. Tình trạng hỗn loạn này trọn vẹn có năng lực xảy ra nếu shop không liên tục cân đối kho để giám sát nhập – xuất – tồn kho hàng .
Có cách quản lý hàng tồn kho đơn thuần giúp giảm thiểu ngân sách cho việc quản lý kho cũng như đơn giản hóa quy trình trấn áp số lượng hàng còn lại trong kho .

2. Tại sao cần quản lý kho hàng?

Trong một doanh nghiệp, hàng tồn kho khi nào cũng là một trong những gia tài có giá trị lớn nhất trên tổng giá trị gia tài của doanh nghiệp đó. Thông thường giá trị hàng tồn kho chiếm 40 % – 50 % tổng giá trị gia tài của một doanh nghiệp .
Chính vì lẽ đó, việc trấn áp tốt hàng tồn kho luôn là một yếu tố rất là thiết yếu và hầu hết trong quản trị sản xuất tác nghiệp .
Tồn kho là cầu nối giữa sản xuất và tiêu thụ. Người bán hàng nào cũng muốn nâng cao mức tồn kho để cung ứng nhanh gọn nhu yếu của người mua ; nhân viên cấp dưới đảm nhiệm sản xuất và tác nghiệp cũng thích có một lượng tồn kho lớn vì nhờ đó mà họ lập kế hoạch sản xuất thuận tiện hơn .
Tuy nhiên, so với bộ phận tài vụ thì khi nào cũng muốn hàng tồn kho được giữ ở mức thấp nhất, chính bới tiền nằm ở hàng tồn kho sẽ không tiêu tốn vào mục khác được .
Do đó, kiểm tra tồn kho là là nguyên tắc quản lý kho ngặt nghèo không hề thiếu được, qua đó doanh nghiệp hoàn toàn có thể giữ lượng tồn kho ở mức “ vừa đủ ”. Có nghĩa là không “ quá nhiều ” mà cũng đừng “ quá ít ”. Nhiệm vụ của quản trị tồn kho là phải vấn đáp được 2 câu hỏi :

• Lượng tồn kho bao nhiêu là tối ưu?
• Khi nào tiến hành đặt hàng?

2.1. Tránh thất thoát sản phẩm & hàng hóa

Hiện tượng thất thoát hàng hóa xảy ra do nhiều nguyên nhân, đó có thể là nhân viên gian lận gây ra, do thất thoát trong kho hàng, hoặc tổn thất do trượt giá.

Tình trạng nhân viên cấp dưới gian lận xảy ra khá phổ cập tại nhiều shop. Việc nhân viên cấp dưới ” quen tay ” nhiều lần không chỉ khiến các nhân viên cấp dưới khác chịu oan uổng, văn hóa truyền thống shop đi xuống, mà còn gây thiệt hại cho chính chủ shop. Vì vậy, việc quản lý kho ngặt nghèo, minh bạch và khoa học sẽ hạn chế được tối đa thói “ táy máy ” của nhân viên cấp dưới kho và nhân viên cấp dưới bán hàng .
Bên cạnh đó là những tổn thất do trượt giá, so với nhiều shop kinh doanh nhỏ hàng công nghệ tiên tiến như điện máy, đồ gia dụng, … sản phẩm & hàng hóa rất nhanh bị “ lỗi mốt ”, bị sửa chữa thay thế và trượt giá. Mặc dù thường được nhà phân phối tương hỗ mức giá tốt nhất, nhưng doanh thu của shop vẫn bị tác động ảnh hưởng lớn bởi trượt giá .
Vì vậy, việc kiểm tra, so sánh tiếp tục lượng hàng bán ra và lượng hàng tồn kho sẽ giúp shop tránh được những tổn thất đáng kể, lên kế hoạch nhập hàng tương thích .

Xem thêm: Cách quản lý hàng hóa hiệu quả giúp chống thất thoát cho các chủ shop

2.2. Tiết kiệm ngân sách

Tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu, vật tư

Hàng hóa / nguyên vật liệu tồn kho lâu ngày, bị hỏng hóc, hao mòn, hết hạn sử dụng … buộc phải tiêu hủy vì không hề phân phối nhu yếu kinh doanh thương mại. Tuy nhiên, nếu vật tư tồn kho được thống kê ngặt nghèo, liên tục, lên ngân sách dự trù sát sao, thì shop sẽ tránh được sự tiêu tốn lãng phí không đáng có .

Quản lý kho tốt sẽ giảm ngân sách sản phẩm & hàng hóa lưu kho

Tiết kiệm chi phí lưu kho

Phí lưu kho thường không cố định và thắt chặt mà nó phụ thuộc vào vào số lượng và size sản phẩm & hàng hóa mà bạn tàng trữ. Hàng tồn kho càng lớn, hay các mẫu sản phẩm quá cồng kềnh, shop phải sử dụng nhiều thiết bị lưu kho cùng các ngân sách khác như điện, nước, nhân công, … thì ngân sách lưu kho sẽ tăng lên .
Do vậy, cần phát hiện sớm những sản phẩm & hàng hóa có tồn kho lớn, những sản phẩm & hàng hóa tiêu tốn nhiều ngân sách lưu kho, để có giải pháp giải phóng, lưu chuyển hàng tồn kho kịp thời, tiết kiệm chi phí được nhiều ngân sách lưu kho không thiết yếu .

Tiết kiệm chi phí mua hàng

Tồn kho lớn là điều chẳng chủ shop nào mong ước. Nếu vốn không sinh lời, tức là vốn “ chết ”. Tồn kho lớn khiến một lượng vốn bị sử dụng sai mục tiêu, tiêu tốn lãng phí, thậm chí còn là phải bỏ đi .

• Đối với các siêu thị/cửa hàng điện máy/shop quần áo, nhập nhiều những sản phẩm khó bán, không được khách hàng ưa chuộng, lại dễ lỗi mốt, thì khả năng bán lỗ hoặc bỏ đi là rất lớn.
• Đối với nhà hàng/tiệm cafe/quán ăn, quản lý kho nguyên vật liệu chính là một nghiệp vụ vô cùng cần thiết. Quản lý kho tốt giúp nhà hàng dễ dàng xác định chi phí nhập hàng mỗi ngày, xác định lượng nguyên liệu tươi dùng trong ngắn hạn và nguyên liệu khô/ đông lạnh để dự trữ, hạn sử dụng của nguyên trong kho, nguyên liệu nào sắp hết hạn sử dụng,…

Chủ động lượng hàng và lượng tiền mua hiệu quả

Đối với nhà hàng quán ăn, khi đã dự trù được số lượng món ăn sẽ bán trong ngày / tuần / tháng, định lượng được mỗi món ăn cần bao nhiêu nguyên vật liệu, số lượng từng loại nguyên vật liệu là bao nhiêu, nhà hàng quán ăn sẽ có kế hoạch rõ ràng cho việc mua hàng .

2.3. Tăng lệch giá cho shop

Vấn đề về nguyên vật liệu và sản phẩm & hàng hóa của các shop là thừa thì tiêu tốn lãng phí mà thiếu thì thất thoát lệch giá, tác động ảnh hưởng đến hiệu suất bán hàng, làm mất khách và khiến shop trở nên thiếu chuyên nghiệp .
Một trong các cách quản lý khi hiệu quả là kiểm kho liên tục giúp bạn nhanh gọn biết được loại sản phẩm nào đang hút khách để có kế hoạch nhập hàng kịp thời hoặc đưa ra chương trình khuyễn mãi thêm với hàng ế, hàng tồn nhiều trong kho. Như vậy, shop sẽ tối ưu được lệch giá và doanh thu .

Quản lý kho tốt sẽ giúp tăng lệch giá của shop, doanh nghiệp

2.4. Tăng hiệu quả vốn lưu động

Vốn lưu động là gì?

Vốn lưu động là dòng tiền duy trì hoạt động giải trí kinh doanh thương mại và tái đầu tư của các shop trong thời gian ngắn. Vốn lưu động đến từ nguồn vốn tự có và lệch giá của shop, chi cho mục tiêu nhập hàng, nhập nguyên vật liệu cho 1 tháng hoặc 1 quý. Thiếu vốn lưu động, shop sẽ bị “ bất động ” vì không có tiền liên tục kinh doanh thương mại .
Hàng hóa trong kho – Bao gồm loại sản phẩm và nguyên vật liệu trong kho là một yếu tố tạo nên vốn lưu động. Nếu sản phẩm & hàng hóa trong kho được lưu thông tốt, sẽ giảm được lượng vốn lưu động cho 1 tháng, 1 quý và rút ngắn thời hạn quay vòng vốn. Cụ thể như sau :

Dự trù lượng vốn lưu động vừa khít

Việc này có ý nghĩa rất lớn so với nhiều shop có ngân sách kinh tế tài chính thấp .

• Báo cáo số lượng hàng hóa tồn kho theo tuần, ngày, giờ, sẽ giúp người quản lý dễ dàng định hướng cho việc nhập hàng hóa kịp thời, thông qua đó điều chỉnh dòng vốn lưu động.
• Nghiệp vụ định lượng nguyên vật liệu và báo giá vốn mỗi món ăn/thức uống đối với mô hình nhà hàng/tiệm café giúp cửa hàng chủ động đưa ra lượng vốn phù hợp. Cửa hàng chỉ cần nhân chi phí cho 1 món ăn/thức uống với số lượng sẽ bán trong ngày/tuần/tháng.
• Nghiệp vụ quản lý kho sẽ chỉ ra loại hàng hóa còn tồn nhiều, để chủ cửa hàng đưa ra chiến lược kích cầu bằng cách giảm giá, khuyến mãi. …

Thay vì phải lên ngân sách vốn cho 1 tháng / 1 quý, chủ shop hoàn toàn có thể dự trù khít hơn bằng cách khai thác triệt để dòng tiền vào .

Ví dụ: Nhân viên nhà hàng có thể gợi ý món cho khách, tung ra các combo hoặc khuyến mãi các món ăn được chế biến từ nguyên liệu tươi còn nhiều trong kho.

Rút ngắn thời gian quay vòng vốn lưu động

Thời gian quay vòng vốn lưu động là thời hạn luân chuyển một lượng vốn lưu động nhất định để bảo vệ hoạt động giải trí kinh doanh thương mại của shop diễn ra thông thường. Thay vì phải lên kế hoạch kinh tế tài chính để mua hàng trong 1 quý, người quản lý hoàn toàn có thể rút ngắn thời hạn và lượng vốn lưu động xuống 1 tháng hoặc 2 tháng .
Điều này yên cầu người quản lý phải nắm rõ mức lệch giá bán hàng, tình hình hàng tồn kho, loại hàng nào trong kho có nhà phân phối không thay đổi ( về Chi tiêu, chất lượng và số lượng ). Rõ ràng, việc dữ thế chủ động quản lý kho sẽ làm giảm bớt áp lực đè nén cho đồng vốn lưu động .

3. Những công việc cần làm khi quản lý kho

3.1 Sắp xếp hàng hóa và nguyên liệu trong kho

• Sắp xếp các loại hàng hóa, vật tư trong kho một cách khoa học.
• Xây dựng và tối ưu sơ đồ kho hàng.

3.2 Đảm bảo mọi quy định và quy chuẩn của hàng hóa trong kho

• Sắp xếp toàn bộ hàng hóa trong kho đúng theo hướng dẫn của nhà sản xuất.
• Các loại hàng hóa có hạn sử dụng ngắn cần được quản lý theo nguyên tắc nhập trước xuất trước.

3.3 Thực hiện các thủ tục nhập – xuất

• Xây dựng quy trình tiếp nhận, kiểm tra giấy tờ cũng như hồ sơ, chứng từ yêu cầu nhập, xuất hàng và lưu chuyển hàng hóa.
• Ghi và lưu trữ toàn bộ hóa đơn xuất – nhập kho.
• Theo dõi và kiểm kê định kỳ tồn kho để đối chiếu chính xác với tồn kho hệ thống.

3.4 Theo dõi hàng tồn kho tối thiểu

• Theo dõi lượng hàng hóa, tồn kho mỗi ngày, đảm bảo các loại hàng hóa, vật tư ở định mức kho tối thiểu.
• Đánh giá và điều chỉnh định mức tồn kho tối thiểu dựa trên biến động của từng loại hàng hóa.

3.5 Đảm bảo quy định về PCCC và an toàn kho

• Đảm bảo tuyệt đối các quy tắc phòng cháy chữa cháy trong kho.
• Luôn đảm bảo kiểm tra định kỳ cơ sở hạ tầng kho để tránh tình trạng ẩm ướt, mối mọt, hư hỏng ảnh hưởng đế chất lượng sản phẩm.

4. Hướng dẫn cách quản lý kho hiệu quả cho chủ cửa hàng bán lẻ

Quy trình quản lý kho không chỉ đơn thuần là nhập – xuất sản phẩm & hàng hóa. Bạn phải biết mua những gì, mua khi nào và mua số lượng bao nhiêu. Bạn cũng cần phải theo dõi hàng tồn kho và làm thế nào để duy trì mức độ tồn kho tối ưu nhất .

Dưới đây là 15 cách quản lý kho hiệu quả giúp bạn tiết kiệm thời gian, công sức cũng như chi phí cho việc quản lý hàng hóa.

15 cách quản lý kho hiệu quả cho shop kinh doanh nhỏ

4.1. Thiết lập kho ở khu vực dễ quan sát

Sẽ có rất nhiều rủi ro đáng tiếc xảy ra trong quy trình kiểm kê sản phẩm & hàng hóa nếu nhân viên cấp dưới quản lý kho không có đủ khoảng trống thao tác. Đừng cho họ một căn phòng nhỏ phía cuối shop, nơi mà bạn chẳng thể biết họ đang làm gì .
Thay vào đó hãy đặt kho hàng ở vị trí dễ quan sát, thuận tiện cho việc nhập – xuất, giao nhận sản phẩm & hàng hóa, việc làm này sẽ giúp bạn giảm thiểu tới mức tối đa các rủi ro đáng tiếc đồng thời tránh tiêu tốn lãng phí về mặt thời hạn cũng như tài lộc .

4.2. Sắp xếp sản phẩm & hàng hóa trong kho một cách khoa học

Hàng hóa được sắp xếp khoa học theo giải pháp 5S là một trong những yếu tố giúp việc tìm kiếm, luân chuyển, nhập xuất kho được thực thi nhanh hơn, tiết kiệm chi phí thời hạn và công sức của con người .
Tuy nhiên, hầu hết các công ty đều gặp khó khăn vất vả trong việc sắp xếp sản phẩm & hàng hóa vật tư khoa học trên cả sổ sách lẫn trong kho bãi. Các quy tắc sắp xếp hàng hóa chuẩn trong kho là gì, mời bạn xem tại bài viết 5 cách sắp xếp kho hàng khoa học trong kinh doanh bán lẻ .

Chống thất thoát kho, không lo chết đói

Cách quản lý kho hiệu quả, chống thất thoát kho cho người kinh doanh thực chiến! Biết rõ hàng còn hay hết, theo dõi lịch sử xuất nhập kho.

👉 Xem ngay Phần mềm quản lý kho Sapo POS

4.3. Tuân thủ quy tắc Nhập trước – Xuất trước khi quản lý kho

Đây là một nguyên tắc quan trọng trong công tác làm việc quản lý hàng tồn kho. Nhập trước – Xuất trước có nghĩa là những loại sản phẩm bạn nhập vào trước thì cũng cần được xuất ra trước và ngược lại .
Không chỉ riêng mẫu sản phẩm hạn chế sử dụng và dễ hỏng mới cần vận dụng giải pháp này mà ngay cả những mẫu sản phẩm khác như đồ công nghệ tiên tiến hay thời trang cũng nên bảo vệ nguyên tắc trên. Các mẫu sản phẩm này mặc dầu không bị hao mòn nhưng chúng rất dễ bị lỗi mốt .

Cách quản lý hàng nhập kho hiệu quả

4.4. Thiết lập mức tồn kho tối ưu

Định mức tồn kho là số lượng sản phẩm & hàng hóa được xác lập luôn được duy trì trong kho để bảo vệ đáp ứng kịp thời khi có nhu yếu sử dụng phát sinh và giúp duy trì hoạt động giải trí kinh doanh thương mại diễn ra liên tục, không bị gián đoạn .
Quản lý hàng tồn kho sẽ trở nên thuận tiện hơn nếu bạn thiết lập mức tồn kho tối thiểu và tối đa cho mỗi mẫu sản phẩm, tức là số lượng một mẫu sản phẩm nào đó không khi nào được xuống quá định mức tối thiểu hoặc vượt quá định mức tối đa .
Để xác lập tồn kho tối ưu, cần phải địa thế căn cứ vào các tiêu chuẩn như :

• Lượng tồn thực tế trong kho
• Căn cứ vào số lượng đơn đặt hàng của khách hàng
• Căn cứ vào tình hình cung cấp hàng hóa của các nhà cung cấp hàng hóa
• Tình hình tiêu thụ của mặt hàng

Hãy nhớ rằng, định mức tồn kho cũng có thể thay đổi theo thời gian. Bạn nên kiểm tra thường xuyên và định kỳ (khoảng vài lần trong năm) để biết được định mức này còn phù hợp với hiện trạng của công ty hay không, nếu không còn phù hợp thì đừng ngại điều chỉnh để quản lý kho chặt chẽ và hiệu quả hơn.

4.5. Lưu mã vạch tổng thể các loại sản phẩm trong kho

Bạn có chắc toàn bộ các mẫu sản phẩm trong kho của bạn đều đã được lưu mã vạch ? Nếu chưa thì hãy triển khai ngay đi. Bởi khi quản lý sản phẩm & hàng hóa bằng mã vạch sẽ giúp bạn thuận tiện hơn trong việc tìm kiếm đúng mẫu sản phẩm đấy .
Khi sản phẩm & hàng hóa có dán mã vạch, bạn chỉ cần dùng máy quét mã vạch ” tít ” mã trên loại sản phẩm là bạn hoàn toàn có thể bổ trợ dịch chuyển hàng dư – tồn một cách nhanh gọn lên ứng dụng quản lý, tránh khỏi sai sót do nhập sai số liệu hàng hoá .

4.6. Kiểm soát tiến trình xuất kho

Với các shop lúc bấy giờ, đơn hàng xuất kho cho khách nội, ngoại tỉnh gần như ngày nào cũng có. Công đoạn chốt đơn và chuyển cho nhân viên cấp dưới đóng gói, xuất hàng cần được trấn áp ngặt nghèo, tránh khỏi các rủi ro đáng tiếc không thiết yếu .
Đây được gọi là quá trình kiểm tra chất lượng kép. Nó hoạt động giải trí bằng cách so sánh giữa một đơn đặt hàng với một hạng mục loại sản phẩm đã được lựa chọn để bảo vệ mã sản phẩm & hàng hóa cũng như số lượng loại sản phẩm là trọn vẹn trùng khớp .
Đây cũng là thời hạn để nhân viên cấp dưới kiểm tra chất lượng thanh tra rà soát lại mọi thứ và chắc như đinh rằng sản phẩm & hàng hóa được chuyển đi không gặp bất kể sự cố nào. Hãy lựa chọn những người có nhiều kinh nghiệm tay nghề nhất để thao tác này, nó giúp cho shop tiết kiệm chi phí được tương đối ngân sách vào những khoản không thiết yếu .

Chủ shop cần có kiến thức và kỹ năng quản lý kho ngặt nghèo

4.7. Kiểm kho định kỳ

Kiểm kê kho định kỳ nên được triển khai 6 tháng một lần nhằm mục đích mục tiêu : xác nhận số lượng ( tương thích với hồ sơ sản phẩm & hàng hóa ), chất lượng ( phân biệt, hư hại, suy giảm chất lượng, bao gói ) .
Việc kiểm tra do một nhóm nhân viên cấp dưới thực thi, thường cần từ 2 – 3 người. Để việc kiểm kê diễn ra nhanh gọn phải có cách sắp xếp kho hàng khoa học. Bạn hoàn toàn có thể kiểm kho theo nhóm sản phẩm & hàng hóa, nhóm loại sản phẩm .
Các hình thức kiểm kê kho :

• Kiểm kê thực tế

Khi quản lý kho, kiểm kê kho trong thực tiễn là hoạt động giải trí kiểm kê hàng loạt sản phẩm & hàng hóa trong kho cùng một lúc .

• Kiểm tra tại chỗ

Nếu bạn sợ khi kiểm kê trong thực tiễn cuối năm sẽ gặp phải nhiều yếu tố dồn dập hoặc lượng sản phẩm & hàng hóa trong kho quá lớn thì bạn hoàn toàn có thể triển khai kiểm tra tại chỗ tiếp tục trong năm .

• Kiểm theo chu kỳ

Nếu như kiểm kê thực tiễn được triển khai mỗi năm thì chiêu thức kiểm theo chu kỳ luân hồi hoàn toàn có thể được triển khai mỗi quý, mỗi tháng, mỗi tuần, thậm chí còn mỗi ngày .
Kết quả kiểm tra phải được ghi lại trong biên bản kiểm kho. Bạn hoàn toàn có thể tìm hiểu thêm thêm bài viết 10 sai lầm đáng tiếc trong kiểm kê kho và quá trình kiểm kê hàng tồn kho chuẩn để biết các bước thiết yếu khi muốn quản lý kho hàng hiệu quả .

Kiểm kho là việc làm rất quan trọng khi quản lý tồn kho

4.8. Ưu tiên theo thứ tự ABC

Một số loại sản phẩm cần được chăm sóc nhiều hơn những loại sản phẩm khác. Muốn biết được mẫu sản phẩm nào cần chăm sóc ở mức độ nào thì bạn cần nghiên cứu và phân tích ABC và nhìn nhận mẫu sản phẩm và sắp xếp chúng thành 3 nhóm mẫu sản phẩm ABC dựa trên tiêu chuẩn như sau :

• A: Sản phẩm có giá trị cao nhưng tần suất bán ra chậm
• B: Sản phẩm có giá trị vừa phải và tần suất bán ra trung bình
• C: Sản phẩm có giá trị thấp nhưng tần suất bán ra rất cao

4.9. Mô hình Lean Manufacturing

Thực hiện quy mô quản trị Lean Manufacturing giúp quản lý nguồn hàng trong kho để phân phối đủ với nhu yếu trên thị trường. Đồng thời, tồn kho cũng không quá nhiều dẫn đến tiêu tốn lãng phí chi phí sản xuất và dữ gìn và bảo vệ .
Những quyền lợi khi sử dụng quy mô Lean Manufacturing :

• Rút ngắn thời gian bốc xếp, luân chuyển kho hàng hóa
• Giảm thời gian tìm kiếm và kiểm hàng tồn
• Cải thiện thời gian của chu trình sản xuất và cung cấp dịch vụ
• Linh hoạt trong xử lý các tính huống và giảm áp lực đến các nguồn lực đầu vào như con người, máy móc, thiết bị…

4.10. Tính vòng xoay tồn kho

Có 1 chiêu thức giúp bạn hoàn toàn có thể dự báo trước được thời hạn nhập hàng đó là tính vòng xoay tồn kho Inventory turnover. Việc tính vòng xoay tồn kho giúp đưa ra những dự trù đúng chuẩn hơn về thị trường. Hệ số vòng xoay hàng tồn kho sẽ cho bạn biết số lần nhập hàng trong kỳ, từ đó tính ra khoảng chừng thời hạn trung bình để bán hết hàng tồn kho. Dựa vào đó bạn hoàn toàn có thể đưa ra kế hoạch nhập hàng với số lượng và khoảng chừng thời hạn tương thích .

4.11. Sử dụng thẻ kho

Mỗi loại mẫu sản phẩm sẽ có một thẻ kho được nhân viên cấp dưới bán hàng hoặc nhân viên cấp dưới kho update liên tục số liệu. Thẻ kho là một loại sổ tờ rời, dùng để theo dõi số lượng đã nhập vào, xuất ra hay còn tồn của mỗi loại nguyên vật liệu. Chắc chắn, kho hàng của bạn sau khi quản lý với mạng lưới hệ thống sổ sách, ghi chép không thiếu việc xuất – nhập, sắp xếp, ghi chép, thống kê, sẽ đi vào quy trình tiến độ không thay đổi, nhờ đó chỉ cần một khâu xảy ra sai lầm đáng tiếc bạn cũng thuận tiện tìm ra để giải quyết và xử lý ngay lập tức .

Hơn cả thủ kho, chủ shop sẽ phải là người nắm rõ quy trình tiến độ quản lý kho hàng, kho vật tư

4.12 Dán nhãn tất cả mọi thứ trong kho hàng

Nếu trong shop, kho hàng của bạn vẫn còn có loại sản phẩm nào không dán nhãn, bạn cần biến hóa ngay ? Dán nhãn lên toàn bộ các mẫu sản phẩm sẽ giúp cho việc phân loại và tìm kiếm hàng trong kho một cách thuận tiện, và quản lý được hàng tồn kho đúng chuẩn nhất .

4.13 Sử dụng phần mềm để quản lý kho hàng

Quản lý kho là việc làm quan trọng của mỗi shop, để hoàn toàn có thể bán hàng và thống kê cụ thể thu chi cần phải theo dõi sát sao nguồn sản phẩm & hàng hóa trong kho. Với việc tiến hành ứng dụng các ứng dụng để thay thế sửa chữa cho hoạt động giải trí ghi chép số liệu bằng tay thủ công bằng tay đã giúp doanh nghiệp hạn chế được nhiều sai sót và mất mát .
Lựa chọn một ứng dụng trong TOP 5 ứng dụng giúp quản lý kho với ngân sách góp vốn đầu tư thấp mà lại dễ sử dụng sẽ tương hỗ tối đa cho doanh nghiệp trong việc giảm thiểu đến mức cao nhất hoàn toàn có thể để giảm thiểu tối đa sự tiêu tốn lãng phí nguồn lực .

Một giải pháp quản lý kho tốt cần gì?

• Khả năng theo dõi hàng tồn kho theo thời gian thực tại mọi thời điểm, mọi giao dịch.
• Khả năng dự báo hàng sắp hết và gợi ý nhập hàng.
• Đánh giá khả năng tiêu thụ của từng mặt hàng để đưa ra phương án nhập hàng phù hợp.
• Ngăn chặn tình trạng thiếu hụt sản phẩm bán chạy.
• Hạn chế và cảnh báo nguy cơ dư thừa các mặt hàng khó bán.
• Cho phép phân tích tồn kho dễ dàng trên nhiều thiết bị.
• Tiết kiệm chi phí, công sức và thời gian cho nhân viên kho.
• Cung cấp tính năng kiểm hàng chỉ bằng cách quét mã vạch.
• Cho phép quản lý kho ở nhiều kho, địa điểm khác nhau.
• Khả năng đồng bộ ngay cả khi bán và trên nhiều kênh bán hàng.

Quản lý kho bằng ứng dụng – Giải pháp số 1 cho chủ kinh doanh thương mại

Sapo POS – Giải pháp quản lý kho tốt nhất cho cửa hàng vừa và nhỏ

Sapo POS được biết đến như một giải pháp quản lý hàng tồn kho hiệu quả nhất lúc bấy giờ. Hiểu rõ những yếu tố mà chủ kinh doanh thương mại đang gặp phải, Sapo chiếm hữu những tính năng tương hỗ người dùng quản lý kho cụ thể nhất .

• Giúp cửa hàng giảm thất thoát hàng hóa

Sapo POS với tính năng đặc biệt quan trọng giúp tương hỗ chủ kinh doanh thương mại theo dõi sự biến hóa về sản phẩm & hàng hóa từng ngày, từng thanh toán giao dịch ngay tại shop và Facebook. Điều này sẽ giúp người bán biết rõ các nguyên do, từ đó hạn chế tối đa thực trạng thất thoát sản phẩm & hàng hóa .

• Giải quyết vấn đề thiếu hàng hay tồn kho quá lâu

Việc update tồn kho qua từng thanh toán giao dịch tại Sapo POS giúp chủ kinh doanh thương mại thuận tiện theo dõi mẫu sản phẩm nào tồn quá lâu không hề bán và loại sản phẩm nào sắp hết để kên kế hoạch nhập hàng và xả hàng kịp thời .

• Nắm rõ vị trí hàng hóa chính xác tại kho

Khả năng quản lý sản phẩm & hàng hóa chi tiết cụ thể theo từng mẫu mã, sắc tố giúp chủ kinh doanh thương mại thuận tiện biết rõ vị trí đúng chuẩn của từng loại sản phẩm trong kho theo hàng, kệ, tiết kiệm ngân sách và chi phí tối đa thời hạn kiểm kho hay tìm kiếm sản phẩm & hàng hóa .

• Quản lý nhập hàng

Không chỉ đơn thuần là việc theo dõi đúng chuẩn số lượng tồn kho, chủ kinh doanh thương mại trọn vẹn hoàn toàn có thể quản lý nợ công nhà phân phối cũng như lập phiếu nhập hàng ngay trên mạng lưới hệ thống quản trị .

• Chuyển hàng giữa các kho, chi nhánh

Tại Sapo POS, chủ kinh doanh thương mại trọn vẹn hoàn toàn có thể phân phối các nhu yếu ” vay hàng ” khi hết giữa các Trụ sở bán hàng với nhau chỉ với thao tác Tạo phiếu chuyển hàng và tự động hóa update tồn kho khi chuyển hàng ngay trên mạng lưới hệ thống .

• Theo dõi báo cáo kho

Cập nhật báo cáo giải trình kho chi tiết cụ thể về sản phẩm & hàng hóa dưới và vượt định mức tồn kho giúp chủ kinh doanh thương mại kịp thời đưa ra các quyết định hành động nhập hàng hoặc xả hàng kịp thời. Khả năng theo dõi báo cáo giải trình thuận tiện chỉ với một thiết bị mưu trí .
Hiệu quả sử dụng ứng dụng là không hề bàn cãi, hoàn toàn có thể thay thế sửa chữa sức lao động của 1 – 2 nhân viên cấp dưới mỗi tháng. Thay vì trả tiền cho nhân viên cấp dưới 5 triệu mỗi tháng, giờ đây chỉ từ 160,000 đ / tháng bạn đã hoàn toàn có thể quản lý kho hàng hiệu quả, tiết kiệm ngân sách và chi phí thời hạn, công sức của con người và cả tiền tài .
Bạn hoàn toàn có thể xem hướng dẫn nhiệm vụ quản lý kho trên ứng dụng Sapo POS hoặc xem trong video dưới đây :

Ưu đãi này dành riêng cho bạn, dùng thử không lấy phí 7 ngày để thưởng thức tính năng quản lý kho và hàng loạt các tính năng khác có trên Sapo POS. Ngại gì mà không dùng ngay !
Trải nghiệm không lấy phí ứng dụng quản lý bán hàng Sapo POS

Dùng thử miễn phí

4.14. Xây dựng mối quan hệ với đơn vị sản xuất

Một trong các cách quản lý kho thành công xuất sắc là năng lực thích ứng nhanh. Nếu một loại sản phẩm bán chậm, bạn hoàn toàn có thể nhanh gọn trả lại cho nhà sản suất để nhường chỗ cho một mẫu sản phẩm mới có năng lực bán ra cao hơn .
Để làm được điều này, bạn cần có mối quan hệ mật thiết với đơn vị sản xuất. Chỉ có như vậy, họ mới sẵn sàng chuẩn bị đổi, trả trong trường hợp bạn không bán được hàng .
Hơn nữa, tạo dựng mối quan hệ tốt với nhà phân phối cũng giúp bạn thuận tiện thương lượng giá nhập cũng như số lượng nhập tối thiểu. Khi đó, bạn không riêng gì giảm được giá nguồn vào của mẫu sản phẩm mà còn cắt giảm được ngân sách lưu kho so với việc phải nhập nhiều hàng tồn kho .

4.15. Quản lý kho có kế hoạch dự trữ

Bạn cần lường trước được tổng thể các trường hợp hoàn toàn có thể xảy ra để có giải pháp ứng phó kịp thời và đúng đắn, giúp hạn chế tối đa thiệt hại so với doanh nghiệp .

Một số vấn đề thường gặp đó là:

• Doanh số bán hàng đột ngột tăng vọt khiến bạn không có đủ hàng hóa để cung ứng cho khách
• Thiếu hụt dòng tiền dẫn đến không có đủ vốn để tiếp tục nhập hàng
• Kho hàng không đủ chỗ chứa
• Nhầm lẫn trong việc tính toán dẫn đến thiếu hoặc thừa hàng
• Một số sản phẩm gặp khó khăn khi xuất hàng làm tốn diện tích lưu trữ
• Nhà sản xuất không đáp ứng đủ hàng trong khi bạn đang có những đơn đặt hàng mặt hàng đó
• Nhà sản xuất ngừng cung ứng mà không thông báo

Để xử lý, bạn nên đặt ra các câu hỏi và tự mình tìm ra câu vấn đáp, ví dụ : Bạn sẽ phản ứng thế nào khi gặp phải yếu tố ? Cần triển khai những bước nào để tháo gỡ ? Vấn đề sẽ tác động ảnh hưởng thế nào đến doanh nghiệp của bạn ? Trả lời được các câu hỏi này, bạn hoàn toàn có thể tìm ra giải pháp tối ưu nhất cho doanh nghiệp của mình .

Thông qua bài viết này, bạn đã biết được 15 cách quản lý kho hàng hiệu quả nhất. Chỉ khi quản lý xuất nhập tồn kho hiệu quả, cửa hàng bán lẻ của bạn mới có thể sắp xếp hàng hóa khoa học, quản lý tồn kho chặt chẽ. Từ đó giảm thất thoát, sai sót khi quản lý kho, tiết kiệm thời gian và chi phí và góp phần tăng doanh thu cho cửa hàng, doanh nghiệp.

Dùng thử miễn phí ngay

Source: https://suachuatulanh.edu.vn
Category : Mua Bán