Cách xây dựng bản mô tả công việc chuẩn cho các vị trí trong công ty

16/01/2023 admin

Bản mô tả công việc là một tài liệu quan trọng được sử dụng trong mọi hoạt động quản trị nguồn nhân lực của doanh nghiệp, đặc biệt là công tác tuyển dụng. Xây dựng bản mô tả công việc đạt chuẩn không chỉ giúp thu hút lượng ứng viên tiềm năng mà còn góp phần định hướng nhân sự, giúp họ hiểu được những kỳ vọng của tổ chức. Trong bài viết sau đây 1Office sẽ cung cấp đến bạn đọc quy trình xây dựng bản mô tả công việc chuẩn form và mẫu  bản mô tả công việc cho các vị trí, chức vụ đầy đủ, chi tiết nhất.

1. Bản mô tả công việc là gì ? Vai trò của bản mô tả công việc

Bản mô tả công việc ( Job Description ) là tài liệu phân phối những thông tin tóm tắt về thực chất tính năng, trách nhiệm và những nhu yếu của một vị trí công việc .

Mục đích thiết kế xây dựng bản mô tả công việc là đưa ra những hướng dẫn đơn cử cho người lao động và những cấp quản trị trong hoạt động giải trí quản trị nguồn nhân lực của doanh nghiệp .

Ý nghĩa của bản mô tả công việc

  • Bản mô tả công việc được sử dụng phổ biến nhất trong công tác tuyển dụng, có vai trò giúp ứng viên hiểu rõ những tiêu chuẩn đánh giá và tuyển chọn cho vị trí công việc. Đồng thời đưa ra định hướng để ứng viên xác định được liệu họ có phù hợp với công việc đó hay không.
  • Trong công tác định hướng nhân sự, bản mô tả công việc giúp các nhân viên hiểu được kỳ vọng của tổ chức dành cho họ và nhận thức rõ về nhiệm vụ cũng như trách nhiệm trong công việc, từ đó cố gắng hoàn thành tốt công việc được giao phó.
  • Trong quản trị thành tích, bản mô tả công việc đóng vai trò như một khung tham chiếu để người quản lý có tiêu chí đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên rõ ràng và là cơ sở để xây dựng hệ thống đãi ngộ hợp lý.
  • Đặc biệt, bản mô tả công việc càng quan trọng và bắt buộc trong trường hợp doanh nghiệp mới thành lập hoặc khi xuất hiện đầu công việc mới.

2. Những nội dung cần có trong bản mô tả công việc

Mỗi doanh nghiệp sẽ có cách kiến thiết xây dựng bản mô tả công việc khác nhau, tuy nhiên mọi bản mô tả công việc cần phải cung ứng được những nội dung cơ bản sau :

  • Thông tin chung về công việc: Bao gồm các thông tin về chức danh công việc, bộ phận trực thuộc, địa điểm làm việc và các mối quan hệ (cấp trên/cấp dưới)
  • Mục đích công việc: Là mô tả khái quát về những yêu cầu cũng như chức năng chính của công việc.

Ví dụ : Mục đích công việc của Nhân viên nhân sự là : Giúp Trưởng phòng HCNS trong công tác làm việc tổ chức triển khai, quản trị cỗ máy, quản trị lao động, quan hệ lao động ; tuyển dụng ; giảng dạy ; tiền lương và chính sách chủ trương bảo vệ công ty có đủ nhân lực triển khai tiềm năng kế hoạch kinh doanh thương mại .

  • Các nhiệm vụ chính yếu: Đây là những hoạt động chính mà nhân viên sẽ thực hiện với một tần suất/chu kỳ nhất định để đạt được kết quả đầu ra cho công việc.

Ví dụ : Nhiệm vụ chính của Nhân viên nhân sự là : ( 1 ) Quản lý lao động, quản trị hồ sơ nhân sự, ( 2 ) Tuyển dụng và giảng dạy nhân sự, ( 3 ) Thực hiện công tác làm việc tiền lương và những chính sách chủ trương, …

  • Quyền hạn công việc: Các quyền hạn của người lao động trong quá trình làm việc, ví dụ như quyền được hưởng đầy đủ các chế độ phúc lợi, bảo hiểm, quyền được sử dụng các loại máy móc, trang thiết bị phục vụ cho công việc,…
  • Điều kiện làm việc: Là bối cảnh thực hiện công việc của nhân viên bao gồm các yếu tố về giờ giấc, môi trường làm việc hay phương tiện đi lại.
  • Tiêu chuẩn công việc: Là các tiêu chí năng lực cần thiết tối thiểu của người lao động để đảm bảo thực hiện công việc (kiến thức, kỹ năng, thái độ,..)
Tham khảo: Mẫu mô tả công việc Trưởng phòng Nhân sự

3. Các bước thiết kế xây dựng bản mô tả công việc chuẩn và cụ thể

Quy trình xây dựng bản mô tả công việc đạt chuẩn

Bước 1 : Thu thập thông tin về công việc

Thu thập những thông tin thiết yếu về vị trí công việc là công tác làm việc tiên phong khi kiến thiết xây dựng bản mô tả công việc đạt chuẩn. Việc này sẽ phân phối cho người viết những tài liệu đúng mực về nhu yếu cũng như những tiêu chuẩn thiết yếu trong việc thực thi công việc .
Các thông tin cần được tích lũy từ cả nguồn nội bộ và bên ngoài để bảo vệ thiết kế xây dựng bản mô tả công việc tương thích với công ty và có tính cạnh tranh đối đầu trên thị trường nguồn nhân lực .
Sau đây là 1 số ít chiêu thức tích lũy thông tin thông dụng mà doanh nghiệp hoàn toàn có thể vận dụng :

Phương pháp Cách thực hiện Ưu điểm Hạn chế
Sử dụng bảng hỏi/ phiếu điều tra Xây dựng bảng bao gồm các câu hỏi được chuẩn bị sẵn cho từng vị trí công việc và đưa cho những người trực tiếp thực hiện công việc trả lời
Thu thập và tổng hợp lại thông tin từ những phiếu vấn đáp		 Thu thập thông tin nhanh chóng, với số lượng lớn Tốn thời gian và chi phí cho việc thiết kế bảng hỏi
Các nhu yếu công việc hoàn toàn có thể bị bỏ lỡ do quá tập trung chuyên sâu vào nghiên cứu và phân tích trách nhiệm
Quan sát Trực tiếp theo dõi nhân viên thực hiện công việc từ đầu đến cuối quy trình Quan sát được quy trình và thao tác thực tế của NLĐ khi thực hiện công việc Tốn thời gian
Chỉ quan sát được hành vi, không khai thác sâu vào thực chất công việc
Sử dụng thông tin có sẵn Sử dụng những thông tin đã được cung cấp sẵn từ internet, các mẫu mô tả công việc,… Nhanh chóng, tiết kiệm thời gian thu thập
Tận dụng được nguồn thông tin sẵn có		 Có thể không giải quyết được nhu cầu sử dụng

Thông tin quá chung chung

Bước 2 : Xác định toàn cảnh triển khai công việc

Bước tiếp theo trong tiến trình thiết kế xây dựng bản mô tả công việc là xác lập toàn cảnh triển khai công việc, gồm có những yếu tố sau :

  • Quan hệ báo cáo: Được định vị trong cơ cấu tổ chức, xác định trách nhiệm giải trình với cấp trên
  • Quan hệ giám sát: Được định vị trong cơ cấu tổ chức, xác định ai sẽ là người giám sát quy trình thực hiện công việc của người lao động
  • Quan hệ với người khác: Quan hệ giữa các phòng ban khác trong việc hỗ trợ lẫn nhau
  • Điều kiện làm việc: Cần chú ý đến những nhân tố môi trường gây nguy hiểm hoặc ngắt quãng  quá trình làm việc như nhiệt độ quá cao/thấp, môi trường làm việc ồn ào/có rung chấn,…

Bước 3 : Xác định nội dung công việc

Nội dung công việc gồm có những hoạt động giải trí công dụng mà nhân viên cấp dưới phải thực thi để đạt được tiềm năng công việc. Nội dung công việc gồm có 3 Lever từ khái quát đến cụ thể :

  • Cấp độ 1 (Bao quát) – Đề cập đến các chức năng/nhiệm vụ chung
  • Cấp độ 2 (Cụ thể) – Diễn giải các nhiệm vụ một cách cụ thể, là những gì mà nhân viên phải thực hiện khi triển khai một chức năng của công việc hoặc để tạo ra một sản phẩm/dịch vụ cụ thể
  • Cấp độ 3 (Chi tiết) – Các công đoạn chi tiết cần được triển khai để hoàn thành nhiệm vụ

Bước 4 : Xác định những nhu yếu so với công việc

Xác định những nhu yếu so với người triển khai là một trong những bước quan trọng nhất trong công tác làm việc kiến thiết xây dựng bản mô tả vị trí công việc. Các nhu yếu so với nhân viên cấp dưới gồm có những góc nhìn sau :

  • Kiến thức: Những kiến thức và hiểu biết về chuyên môn cần thiết cho việc thực hiện nhiệm vụ
  • Kỹ năng: Khả năng thực hiện một nhiệm vụ cụ thể (mang tính thao tác, có thể thực hiện được thông qua đào tạo)
  • Năng lực: Khả năng thực hiện những nhiệm vụ phi thao tác bao gồm: trí lực, thể lực, năng lực tâm lý, năng lực tư duy,…
  • Các yêu cầu khác: Một số yêu cầu về pháp lý (bằng cấp, chứng chỉ), yêu cầu về tính cách (tinh thần làm việc, đạo đức nghề nghiệp) hay yêu cầu về sự sẵn sàng (ngày bắt đầu làm việc)

Bước 5 : Xác định quyền hạn so với công việc

Khâu sau cuối để hoàn thành xong quy trình tiến độ thiết kế xây dựng bản mô tả công việc là xác lập quyền hạn của người thực thi công việc. Đây là những quyền lợi và nghĩa vụ chính đáng mà người lao động được hưởng như đã đề cập ở nội dung bên trên. Lưu ý những quyền hạn phải được liệt kê vừa đủ nhằm mục đích bảo vệ quyền lợi cho người triển khai công việc .

4. Mẫu bản mô tả công việc cho những vị trí, phòng ban công ty

Mẫu bản mô tả công việc chuẩn form


Ngoài ra, chúng tôi phân phối những mẫu bản mô tả công việc cho những vị trí vừa đủ, cụ thể nhất trong đường link sau :
Mẫu mô tả công việc cho các vị trí, chức vụ

5. Nguyên tắc thiết kế xây dựng bản mô tả công việc

Để kiến thiết xây dựng được bản mô tả công việc đạt chuẩn, bạn cần quan tâm bảo vệ những nguyên tắc sau :

Chỉ tập trung chuyên sâu vào công việc

Người viết bản mô tả vị trí công việc cần tập trung chuyên sâu vào những yếu tố tương quan đến tính năng trách nhiệm thay vì đưa ra “ hạng mục mong ước ” về những kỹ năng và kiến thức hoặc phẩm chất cá thể của người lao động

Sử dụng ngôn từ rõ ràng, dễ hiểu

  • Ưu tiên sử dụng các động từ chỉ hành động
  • Định nghĩa rõ ràng các thuật ngữ như “có thể”, “định kỳ”, “thỉnh thoảng”
  • Tránh lối diễn giải mơ hồ, chung chung

Sắp xếp những trách nhiệm theo thứ tự ưu tiên

Hãy nhấn mạnh vấn đề cho người lao động biết mức độ quan trọng của những trách nhiệm cần ưu tiên triển khai bằng cách xếp chúng lên đầu ở phần mô tả trách nhiệm .

Đưa ra những kỳ vọng hài hòa và hợp lý

Hãy xác lập những nhu yếu tương thích với năng lực và vị trí công việc. Việc thiết lập một “ định mức ” quá cao hoặc quá thấp sẽ dễ gây ảnh hưởng tác động đến lượng ứng viên và niềm tin của đội ngũ nhân sự .

6. Giải pháp quản trị nhân sự tự động hóa với 1O ffice HRM

Để quản lý nhân sự hiệu quả, gia tăng năng suất làm việc thì không chỉ cần đến bản mô tả công việc mà còn phải ứng dụng phần mềm để tối ưu quy trình quản lý. Với phân hệ HRM 1Office, các doanh nghiệp sẽ được hỗ trợ bởi những tính năng ưu việt nhất kế thừa từ những thành tựu chuyển đổi số:

  • Quy trình tuyển dụng thông minh, tự động hóa báo cáo tiến độ của chiến dịch tuyển dụng
  • Lưu trữ hợp đồng lao động, hồ sơ nhân sự trên hệ thống, giải phóng doanh nghiệp khỏi giấy tờ, thủ tục truyền thống
  • Hệ thống chấm công – tính lương tự động với công thức tính lương được xây dựng cụ thể phù hợp với từng doanh nghiệp
  • Báo cáo đánh giá hiệu suất làm việc của nhân sự theo khung năng lực ASK, KPI,…

Bài viết trên đây của 1Office đã cung cấp cho độc giả những thông tin cần thiết về cách xây dựng bảng mô tả công việc và mẫu bản mô tả công việc chuẩn form cho các vị trí công việc. Để được tư vấn miễn phí và trải nghiệm dùng thử phần mềm quản lý bán hàng 1Office, hãy liên hệ với chúng tôi theo thông tin bên dưới.

Nhận tư vấn miễn phí

Mọi thông tin chi tiết xin vui lòng xem tại:

  • Hotline: 083 483 8888
  • Fanpage: https://www.facebook.com/1officevn/
  • Youtube:  https://www.youtube.com/channel/UCeTIRNqxaTwk0_kcTw6SxmA

Sửa Tủ Lạnh

Trung Tâm Bảo Hành

Alternate Text Gọi ngay