Kỹ năng lập mẫu báo cáo công việc cần thiết cho dân văn phòng
Bản báo cáo công việc được xem như tài liệu để sếp theo dõi và đánh giá tiến độ làm việc của nhân viên. Hầu hết các người lao động hiện nay đặc biệt là dân kinh doanh có lẽ đã quá quen với văn bản này. Tuy nhiên, bạn có thực sự hiểu hết ý nghĩa của nó, đã biết cách thiết lập một bản báo cáo khoa học, rõ ràng chưa. Những chia sẻ được 123job.vn đem đến sau đây giúp bạn có thêm được các kỹ năng lập báo cáo công việc hoàn hảo nhất.
Phân Mục Lục Chính
I. Khái quát về bản báo cáo công việc?
Khái quát về mẫu báo cáo công việc
1. Khi nào cần viết bản báo cáo công việc
Như đã đề cập ở trên, mẫu báo cáo công việclà cách để sếp theo dõi tiến độ làm việc của nhân viên và từ đó có những điều chỉnh cần thiết nhằm đạt được mục tiêu doanh nghiệp đã đề ra. Tuy theo từng quy định của tổ chức, họ sẽ yêu cầu nhân viên của mình nộp bản báo cáo theo ngày, tuần hoặc tháng để làm căn cứ giám sát. Đây cũng là lúc mà bạn bắt buộc phải viết văn bản này.
Ngoài ra, bạn cũng có thể tự lập các mẫu báo cáo tài chính để phục vụ việc quản lý tốt các công việc hằng ngày của mình. Việc làm này sẽ giúp bạn hoàn thành KPI dễ dàng bởi nó đảm bảo bạn không quên những điều quan trọng và phát hiện các vấn đề còn vướng mắc trong quá trình thực hiện. Thực tế cũng chỉ ra rằng, người có thói quen lập các báo cáo có cuộc sống thoải mái hơn với một tinh thần trách nhiệm làm việc chuyên nghiệp.
Thường thì trong các doanh nghiệp, đại đa số là doanh nghiệp nào cũng sẽ phải có mẫu báo cáo công việc so với nhân viên cấp dưới công ty. Mẫu báo cáo này được lập ra với 1 số ít mục tiêu sau :- Nó biểu lộ được năng lực thao tác của nhân viên cấp dưới .- Nó cho thấy niềm tin nghĩa vụ và trách nhiệm của nhân viên cấp dưới .- Phản ánh được hiệu suất, hiệu suất cao thao tác từ đó thấy được những thiếu sót, khó khăn vất vả sau khi kết thúc công việc trong ngày .- Mẫu báo cáo còn giúp cho ban quản trị chớp lấy được tình hình hoạt động giải trí của toàn công ty, và đưa ra kế hoạch thao tác cho từng cá thể .
2. Cấu trúc của một bản cáo công việc hoàn chỉnh
Bản báo cáo công việc được xem là tài liệu nộp sếp do vậy nó cần đảm bảo có đầy đủ các phần. Cụ thể, một mẫu báo cáo công việc hoàn chỉnh có cấu trúc như sau:
- Tóm tắt đánh giá là phần giúp bạn nhìn lại toàn bộ quá trình thực hiện nhiệm vụ. Trong đó, bạn cần đánh giá một cách trung thực giữa những thành tích đã làm được và phần còn thiếu sót.
- Giới thiệu bối cảnh báo cáo: Cần cung cấp một bối cảnh cho báo cáo, phác thảo cấu trúc nội dung, phạm vi và phương thức sử dụng.
- Nội dung: Đây là phần quan trọng nhất và bạn cần trình bày chi tiết về nguyên nhân, thảo luận hướng khắc phục và đề xuất kiến nghị cho từng vấn đề.
- Kết luận: Cần tổng hợp bản báo cáo một cách rõ ràng, súc tích và đưa ra định hướng công việc tiếp theo.
3. Những mẫu báo cáo công việc thường dùng
a. Mẫu báo cáo công việc hàng ngày
Để có một mẫu báo cáo công việc hàng ngày hoàn chỉnh với đầy đủ thông tin và đáp ứng được mọi yêu cầu của cấp trên nhất, các bạn cần phải chú ý đến các yếu tố sau:
Về mặt nội dung :+ ) Cần bảo vệ điền rất đầy đủ những công việc cụ thể nhất thực thi trong ngày, kèm theo những diễn đạt, nhìn nhận, quan điểm cá thể .+ ) Cần phải bộc lộ được rõ năng lượng cho nhà quản trị hoàn toàn có thể dễ theo dõi và thấy được quy trình tiến độ thao tác của từng cá thể sau mỗi ngày thao tác .Về mặt hình thức :
+) Bạn hoàn toàn có thể tạo mẫu báo cáo công việc viết tay hoặc có thể dựa vào mẫu báo cáo công việc bằng word, mẫu báo cáo công việc hàng ngày bằng excel, mẫu excel báo cáo công việc, mẫu làm báo cáo công việc, mẫu báo cáo đề xuất công việc, để tự lập ra cho mình một mẫu báo cáo công việc cá nhân chỉ cần đáp ứng đủ các yêu cầu sếp đưa ra, thường thì thể hiện đầy đủ nội dung, rõ ràng, rành mạch là được.
+ ) Trong bản mẫu báo cáo tiến trình công việc hàng ngày bạn phải cho các hạng mục như tên công ty, ban quản trị, chức vụ, công việc cần làm, …Nếu như bạn bận rộn hoặc chưa biết cách viết mẫu báo cáo công việc hoàn toàn có thể lên mạng truy vấn vào trang web 123job.vn tải các bản mẫu báo cáo hiệu quả công việc hàng ngày hoặc tải biểu mẫu báo cáo công việc hàng ngày, tải về mẫu báo cáo công việc hàng ngày, mẫu báo cáo công việc hàng ngày bằng word, form mẫu báo cáo công việc hàng ngày, mẫu báo cáo công việc excel, mẫu báo cáo công việc hàng ngày excel, mẫu báo cáo kế hoạch công việc về và điền thông tin vừa đủ vào là được. Khi tải, các bạn nên quan tâm tới tên bản báo cáo nhé, bạn làm ngành nghề nào thì nên tải mẫu của ngành nghề đó về để có mẫu báo cáo công việc cho sếp hoàn hảo nhất .
Mẫu báo cáo công việc hằng ngàyMẫu báo cáo công việc hàng ngày
b. Mẫu báo cáo công việc hàng tuần
Thay vì phải báo cáo theo từng ngày, thì mẫu báo cáo công việc tuần, mẫu báo cáo công việc hàng tháng thì khối lượng công việc báo cáo sẽ nâng lên. Mẫu báo cáo này sẽ có nội dung như sau :+ ) Với mẫu báo cáo này, nó khác với mẫu báo cáo theo ngày ở chỗ là thời hạn tăng lên, khối lượng công việc nhiều và các số lượng cũng được tăng lên đáng kể .+ ) Mẫu báo cáo này, sẽ nhu yếu chi tiết cụ thể hơn về nội dung công việc, hiệu quả công việc đạt được trong suốt một quy trình, người quản trị sẽ thuận tiện thấy được hiệu suất cao của công ty có tăng lên hay giảm đi và đưa ra các giải pháp khắc phục .Về các đề mục thì mẫu báo cáo này cũng sẽ giống với mẫu báo cáo hàng ngày .Bạn cũng hoàn toàn có thể tải về mẫu báo cáo công việc hàng tuần, mẫu báo cáo công việc hàng tuần bằng excel, biểu mẫu báo cáo công việc hàng tuần, mẫu báo cáo công việc hàng tuần bằng word, mẫu báo cáo công việc trong tuần, mẫu báo cáo công việc cuối tuần, mẫu đơn báo cáo công việc, mẫu viết báo cáo công việc, form mẫu báo cáo công việc, mẫu báo cáo công việc cuối tháng hoặc mẫu báo cáo công việc trong tháng để sử dụng luôn cho tiện .
Mẫu báo cáo công việc theo tuần
Mẫu báo cáo công việc hàng tuần
c. Mẫu báo cáo công việc hàng tháng
Báo cáo công việc theo tháng chỉ khác với báo cáo công việc hàng ngày ở khối lượng công việc nhiều hơn và được phân loại đơn cử phần việc đã triển khai xong và chưa hoàn thành xong. Nội dung báo cáo công việc tháng cũng nhiều hơn và chắc như đinh tác dụng công việc cũng phải bộc lộ rõ ràng, chi tiết cụ thể nhất .Đội ngũ quản trị khá chú trọng vào tác dụng báo cáo công việc tháng của nhân viên cấp dưới vì đây là cơ sở quan trọng để quản trị nhìn nhận xem mức độ triển khai xong công việc có đang bám sát tiềm năng, kế hoạch mà công ty đặt ra cho nhân viên cấp dưới trong tháng, năm hay không. Từ đó đưa ra nhìn nhận tổng quát tác dụng thao tác của cả nhóm và phòng ban thao tác .Để giúp cho bạn hoàn toàn có thể hiểu rõ hơn cách lập ra một bản báo cáo công việc tháng chuẩn nhất, hãy tìm hiểu thêm bản mẫu dưới đây để vận dụng cho bản báo cáo của mình. Tuy nhiên tùy vào đặc thù công việc khác nhau mà mẫu báo cáo công việc tháng hoàn toàn có thể kiểm soát và điều chỉnh cách trường thông tin sao cho tương thích, phân phối nhu yếu của nhà quản trị .
Mẫu báo cáo công việc theo tháng
Mẫu báo cáo công việc hàng tháng
d. Mẫu báo cáo công việc cuối năm
Báo cáo công việc hàng năm là loại báo cáo quan trọng nhất đối với một doanh nghiệp bởi đây là cách trình bày báo cáo công việc mang tính chất tổng kết quá trình làm việc cả năm dài cùng với sự cố gắng, nỗ lực làm việc của toàn bộ nhân viên trong công ty.
Người lập báo cáo cần phải xem xét thật chi tiết cụ thể, đơn cử về các công việc đã được triển khai xong, những điểm đạt được và những điểm chưa làm được của công ty để đưa ra cách khắc phục cho năm tiếp theo .
Có công ty họ thường mẫu báo cáo công việc quý hoặc báo cáo theo 6 tháng đầu năm và nếu bạn chưa biết kỹ năng lập báo cáo công việc này có thể tải mẫu báo cáo công việc 6 tháng đầu năm ở trên mạng,
Ngoài hai mục tiêu trên, thì mẫu báo cáo nội dung công việc cuối năm này còn tiềm ẩn thành quả trong đó, là cơ sở nhìn nhận để ra quyết định hành động khen thưởng cho các thành viên có nhiều góp phần tích cực cho sự tăng trưởng của công ty .
Mẫu báo cáo công việc cuối năm
Mẫu báo cáo công việc cuối năm
II. Kỹ năng lập mẫu báo cáo công việc chuyên nghiệp nhất
Bản báo cáo công việc đối với tổ chức là hồ sơ lưu lại các hoạt động đã được thực hiện, với người xem nó là tài liệu dùng để kiểm soát và đưa ra phương án phản ứng phù hợp. Ngoài ra, bản báo cáo này còn thể hiện khả năng làm việc, tinh thần trách nhiệm của người viết. Do đó, nó cần được xây dựng một cách hoàn hảo, rõ ràng và khoa học. Nếu bạn không có kỹ năng lập mẫu báo cáo này thì kể cả khi bảng thành tích có dày đặc cũng rất khó để người khác ghi nhận năng lực của bạn.
Kỹ năng lập mẫu báo cáo công việc chuyên nghiệp nhất
1. Xác định đúng mục đích viết báo cáo
Mẫu báo cáo thực tập sẽ khác mẫu báo cáo tài chính do vậy trước tiên bạn cần xác định chính xác loại báo cáo mình đang viết là cái gì. Hiện nay, mỗi công ty thường có các form mẫu báo cáo tài chính riêng mang đặc trưng, văn hóa doanh nghiệp mà bạn có thể hoàn thiện dựa theo nó. Nếu không, bạn hãy xin ý kiến đồng nghiệp hoặc hỏi trực tiếp sếp của mình để định hướng đúng nội dung và hình thức.
2. Xây dựng đề cương chi tiết
Bước tiếp theo để xây dựng một mẫu báo cáo công việc hoàn chỉnh không phải bắt tay vào viết mà bạn cần lập đề cương chi tiết. Việc này giúp bạn đi đúng hướng và tránh được các thiếu sót trong bài báo cáo của mình. Hơn nữa, nó cũng giúp bạn tiết kiệm được đáng kể thời gian nên tuyệt đối đừng bỏ qua bước này.
3. Đánh giá khách quan kết quả công việc
Cấp trên dựa vào bản báo cáo để nhìn nhận quá trình, năng lực thao tác của bạn nhưng không có nghĩa là họ sẽ không kiểm tra lại. Trong công việc, sự trung thành với chủ với cấp trên là điều kiện kèm theo nhất quyết do đó bạn cần nhìn nhận khách quan nhất những gì mình đã và chưa làm được .
4. Phân tích nguyên nhân và hướng khắc phục
Trong quy trình thao tác chắc rằng ai cũng gặp phải những khó khăn vất vả, sai lầm đáng tiếc nhưng nếu bạn biết nỗ lực, đương đầu để tìm cách xử lý nó sẽ chứng tỏ bạn là người có nghĩa vụ và trách nhiệm. Tuy nhiên, bạn cũng cần quan tâm một điều cái mà nhà quản trị chăm sóc nhất là tác dụng nên bạn phải đưa ra được giải pháp giải quyết và xử lý yếu tố đó như thế nào. Nếu công việc thành công xuất sắc sẽ là một điểm cộng rất tốt giúp bạn khẳng định chắc chắn được năng lượng của mình .
5. Đề xuất giải pháp
Những đề xuất kiến nghị, giải pháp được đưa ra trong bản báo cáo không cần quá cao siêu nhưng nó phải xoay quanh và sát với yếu tố. Việc triển khai điều này thứ nhất sẽ đem lại quyền lợi cho doanh nghiệp và sau đó giúp bạn biểu lộ năng lực quan sát, tư duy của mình. Ngoài ra, nó cũng tương hỗ rất lớn với việc tăng trưởng con đường sự nghiệp cho bạn .
6. Kỹ năng diễn đạt
Kỹ năng diễn đạt ảnh hưởng đến giá trị bản báo cáo bởi nó quyết định liệu người xem có hiểu rõ được điều bạn muốn nó đến là gì hay không. Trong mẫu bản cáo hãy sử dụng ngôn từ trong sáng, một nghĩa, không sử dụng tiếng địa phương, viết tắt và cố gắng diễn đạt rõ ràng. Nếu bạn còn khó khăn trong vấn đề này thì có thể tham khảo thêm các mẫu báo cáo đã phát hành được đánh giá cao trước đó.
7. Kiểm tra các lỗi trình bày
Sẽ là một thiếu sót rất lớn nếu bản báo cáo của bạn mắc lỗi trình bày. Nó tạo ác cảm làm bạn mất điểm trong mắt cấp trên, biểu lộ rằng mình là người thiếu chuyên nghiệp và thao tác qua loa. Để tránh hiểu nhầm không đáng có này bạn nên kiểm tra kỹ bản báo cáo trước khi nộp sếp. Trong đó, 1 số ít lỗi thường thì dễ mắc phải như : sai chính tả, lỗi font, hình ảnh ….
III. Những lưu ý khi lập mẫu báo cáo công việc
Những chú ý quan tâm quan trọng khi lập báo cáo công việc
1. Người tiếp nhận báo cáo
Nếu bạn nằm bắt được phong cách của người tiếp nhận mẫu báo cáo tài chính sẽ hỗ trợ việc xây dựng và hoàn thiện nó tốt hơn rất nhiều. Bởi lẽ, khi mà bạn hiểu được người tiếp nhận sẽ giúp bạn định hướng được những nội dung cần đặc biệt chú ý cùng lối diễn đạt, lập luận cần sử dụng. Đôi khi, điều này còn giúp bạn ghi được điểm cộng rất lớn.
2. Ngôn ngữ trong báo cáo
Bản báo cáo công việc đôi khi không chỉ dùng để nộp sếp mà còn là tài liệu trao đổi quá trình công việc với đối tác chiến lược. Do vậy, bạn nên sử dụng các ngôn từ đại trà phổ thông, dễ hiểu thay vì các thuật ngữ chuyên ngành nếu hoàn toàn có thể. Ngoài ra, bạn cũng tránh dùng các từ hoa mỹ, khoa trương trong mẫu bản báo cáo công việc .
3. Tính thời sự của bản báo cáo
Mẫu báo cáo kinh tế tài chính công việc phải bảo vệ tính thời sự để tương hỗ việc ra quyết định hành động, giải quyết và xử lý trường hợp tốt nhất. Nếu bạn nộp báo cáo chậm trễ làm tác động ảnh hưởng đến hiệu suất cao kinh doanh thương mại và quyền lợi của tổ chức triển khai thì trường hợp xấu nhất bạn hoàn toàn có thể bị đuổi việc. Do vậy, hãy chú ý quan tâm kỹ điều này để tránh mắc phải sai lầm đáng tiếc không đáng có ngăn ngừa sự nghiệp của bạn tăng trưởng .
4. Dữ liệu
Đưa các số liệu, dẫn chứng, sự kiện sẽ giúp việc lập luận của bạn trở nên thuyết phục hơn nhất là so với các mẫu báo cáo kinh tế tài chính. Tuy nhiên, bạn phải chắc như đinh số liệu mình đưa ra là đúng chuẩn. Với các sự kiện nên trích dẫn nguồn từ bài báo, phỏng vấn hay tài liệu nghiên cứu và điều tra nào để tăng tính an toàn và đáng tin cậy. Nếu bạn bảo vệ được điều này còn giúp bài báo cáo của mình khách quan hơn .
Xem thêm : Mẫu báo cáo thành tích cá thể chuẩn chỉnh và chuyên nghiệp nhất
IV. Những lỗi cần tránh khi viết báo cáo công việc
1. Sai chính tả
Sai chính tả là một trong những lỗi mà nhiều người mắc phải khi viết báo cáo công việc nói riêng và tổng thể các loại văn bản, sách vở khác nói chung. Việc viết sai lỗi chính tả sẽ khiến cấp trên nhìn nhận bạn là người thiếu chuyên nghiệp và cẩu thả, không chú trọng công việc .
2. Lỗi định dạng
Thứ tiên phong mà cấp trên cảm nhận được khi nhìn vào báo cáo công việc của bạn không phải là nội dung mà chính là cách bạn trình bày. Nếu báo cáo của bạn sử dụng nhiều các bảng biểu, sơ đồ, biểu đồ thì bạn càng cần phải quan tâm tới định dạng .Bạn nên sử dụng thống nhất một kiểu chữ, làm điển hình nổi bật các đầu mục và dành ra các khoảng trống tương thích sao cho dễ nhìn. Các yếu tố khác như đánh số mục lục, viết hoa các vần âm đầu dòng, … cũng cần phải được chú ý quan tâm .
3. Quá nhiều hoặc quá ít thông tin
Báo cáo công việc không nên quá dài hoặc quá ngắn, đặc biệt quan trọng khi viết báo cáo công việc hàng ngày. Bạn không nhất thiết phải liệt kê lại các yếu tố đã bị lặp đi lặp lại từ những ngày trước mà nên tập trung chuyên sâu vào các yếu tố nổi cộm, cấp thiết cần được xử lý ngay .
4. Nội dung thiếu chính xác
Nội dung báo cáo thiếu đúng mực, miêu tả những công việc không có thực sẽ dẫn đến những hậu quả khó lường sau này, ví dụ như sai sót về chi ngân sách, trả lương cho nhân viên cấp dưới, … Nhiều người thậm chí còn còn không hiểu mình đang viết gì trong báo cáo công việc. Thay vì sử dụng các loại bảng biểu, biểu đồ để trực quan hóa số liệu thì họ lại để lấp đầy các chỗ trống không thiết yếu, để cho bản báo cáo đủ dài. Đây là lỗi sai rất nghiêm trọng cần tuyệt đối tránh trong quy trình làm báo cáo .
V. Kết luận
Trên đây là các kỹ năng viết mẫu báo cáo chi tiết giúp bạn xây dựng thành công bản báo cáo công việc cho riêng mình. Nếu bạn vẫn còn thắc mắc hay khó khăn trong quá trình thiết lập văn bản này thì có thể tham khảo thêm các mẫu báo cáo công việc huyên nghiệp, mẫu báo cáo công việc hằng ngày tại 123job.vn. Viết một mẫu báo cáo tốt là một cách tuyệt vời giúp bạn ghi điểm với cấp trên vậy nên hãy chú ý mỗi khi thực hiện nó.
Xem thêm:
Xem thêm: Văn phòng – Wikipedia tiếng Việt
Hướng dẫn chi tiết cách trình bày báo cáo thực tập chuyên nghiệp nhất
Bí quyết viết báo cáo thực tập kế toán giúp bạn đạt điểm cao
Báo cáo kết quả kinh doanh là gì? Cách lập bảng báo cáo kết quả kinh doanh chuẩn
Source: https://suachuatulanh.edu.vn
Category : Văn Phòng
