Các bước thiết lập file quản lý kho vật tư bằng Excel

File quản lý kho vật tư bằng excel – Việc quản lý kho vật tư không hề đơn giản đối với các thủ kho, bởi số lượng vật tư nhiều, đôi khi rất khó kiểm soát cùng khá nhiều thông tin phức tạp đi kèm như chủng loại, kích thước… Do đó, Kế toán kho yêu cầu sự kết hợp của nhiều nghiệp vụ, từ sắp xếp vật tư, phân loại vật tư, đến kiểm soát lượng vật tự xuất nhập tồn tại kho, để đưa ra hiệu mức tồn kho hiệu quả nhất.

Tuy nhiên, nếu bạn biết sử dụng công cụ đắc lực Excel vào việc quản lý kho, thì đó là công cụ hiệu quả nhất quản lý kho một cách đơn giản, nhanh chóng và chính xác. Hãy cùng Kế Toán Việt Hưng thiết lập file quản lý kho vật tư bằng Excel trong bài viết này nhé!

1. Quản lý kho vật tư bằng Excel là giải pháp tối ưu nhất

– Bạn hoàn toàn có thể làm được rất nhiều báo cáo, chỉ tiêu Giao hàng mục tiêu quản trị của bạn khi dùng Excel. Không giống như những ứng dụng dựng sẵn, bạn bị gò bó bởi những tính năng mà công ty ứng dụng / chuyên viên kiến thiết xây dựng sẵn .

– File Excel là công cụ đắc lực và đơn giản nhất, bất kỳ ai cũng dễ dàng thao tác và làm việc tại Excel.

– Bạn không phải trả bất kể ngân sách nào khi bạn hoàn toàn có thể tự lập được 1 file quản trị kho, bán hàng đơn thuần trên excel. Bởi vì Excel là công cụ tương hỗ trọn vẹn Free .
– Thông qua một vài công thức đo lường và thống kê đơn thuần trong excel để tính tổng doanh thu, tổng doanh thu, sắp xếp hàng tồn kho dựa trên số lượng mẫu sản phẩm bán nhiều nhất .
– Bạn có thể thao tác trực tiếp trên database để sửa lại những thanh toán giao dịch nhập xuất, thông tin sản phẩm & hàng hóa, người mua … Hoặc hoàn toàn có thể tạo thêm báo cáo theo nhu yếu thực tiễn tại từng thời gian .
Có thể share cho nhiều người dùng .

2. Các bước thiết lập file quản lý kho vật tư bằng Excel

Bước 1: Lập danh mục vật tư hàng hóa

| File quản lý kho vật tư bằng Excel

– Đây là nơi tiên phong bạn cần phải làm, hay chính là database dùng để lấy tài liệu sang những sheet nhập xuất và tổng hợp báo cáo, bảo vệ độ đúng chuẩn và nhanh gọn .

– Danh mục vật tư thường gồm có những cột thông tin : STT, Mã VT, Tên vật tư, Đơn vị. Tùy vào nhu yếu quản trị của mỗi doanh nghiệp sẽ theo dõi thêm những thông tin khác .
– Định dạng bảng biểu :
+ Kẻ bảng ( đường kẻ ) cho những bảng biểu. Phần đường kẻ bao ngoài nên là nét liền, đường kẻ giữa những dòng hoàn toàn có thể dùng đường kẻ đứt và màu xám trông sẽ đẹp hơn .
+ Bôi đậm cho dòng tiêu đề
+ Cố định dòng tiêu đề

Bước 2: Thiết lập sheet Nhập – Xuất

| File quản lý kho vật tư bằng Excel

– Tại sheet Nhập Xuất, bạn sẽ nhập những thông tin sau : Số chứng từ, Ngày tháng, Tài khoản ( nếu có ), Diễn giải, Mã vật tư, Tên vật tư, ĐVT, Số lượng bán, Đơn giá, Thành tiền như bảng sau :

– Tại đây, dựa vào phiếu xuất kho và nhập kho, bạn nhập tài liệu liên tục vào từng cột thông tin tương ứng .
– Do bạn đã tạo được hạng mục sản phẩm & hàng hóa với vừa đủ thông tin về sản phẩm & hàng hóa như : Mã, Tên, ĐVT, Nhóm, …

– Khi bạn nhập xuất, bạn sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian khi chỉ việc chọn/ nhập mã hàng. Các thông tin còn lại sẽ do hàm vlookup tìm kiếm tự động theo mã hàng bạn nhập.

– Có thể bạn cần tích hợp vlookup với if để thiết lập công thức tìm thông tin sản phẩm & hàng hóa cho toàn bộ những dòng trống của bên nhập xuất .

– Sử dụng hàm If  mục đích để file nhìn gọn gàng và sạch sẽ hơn. (không phải nhìn đâu cũng thấy lỗi #NA)

– Công thức  =IF($G10=””,””,VLOOKUP($G10,’Mã vật tư’!$B:$D,2,0))

Bước 3: Báo cáo Xuất – Nhập – Tồn | File quản lý kho vật tư bằng Excel

– Đây là báo cáo được cho phép bạn xem được số tồn đầu, tồn cuối và lượng nhập / xuất trong kỳ chi tiết cụ thể từng mã vật tư. Bao gồm những cột : Mã vật tư, tên vật tư, đơn vị chức năng, Số Lượng Thành tiền của ( Tồn đầu, nhập trong kỳ, và tồn cuối kỳ .
– Đây là một báo cáo tự động hóa, được lấy tài liệu từ bảng kê nhập xuất .

– Bạn chỉ cần copy mã vật tư vào cột vật tư ( Lưu ý : Mỗi vật tư chỉ copy 1 lần, không trùng lặp )
– Tên vật tư và Đơn vị : Bạn cũng dùng hàm Vlookup để lấy tài liệu từ hạng mục vật tư đã lập ở sheet 1 .
– Tại cột số lượng, thành tiền của Nhập trong kỳ và Xuất trong kỳ bạn dùng đến hàm Sumif để lấy tổng dữ liệu từ bảng kê nhập xuất tồn .

– Hàm Sumif : là hàm quan trọng nhất trong quản lý kho vật tư bằng Excel, đó là hàm tính tổng với điều kiện. Sẽ giúp ta tính được tổng số lượng nhập/ xuất của 1 mã hàng từ danh sách rất nhiều lần nhập/ xuất khác nhau.

– Công thức: =SUMIF(‘Nhập xuất’!$G$7:$G$5003,’Nhập xuất tồn’!$A5,’Nhập xuất’!$J$7:$J$5003)

– Tại cột Tồn cuối kỳ : bạn chỉ cần nhớ công thức

 Số lượng tồn = Số lượng nhập – Số lượng bán

=> Như vậy, với một vài thao tác đơn thuần như trên, bạn đã tự phong cách thiết kế cho mình một file quản trị kho vật tư thật hiệu suất cao và nhanh gọn .

3. Một số hạn chế khi quản lý kho vật tư bằng Excel

– Không có tính bảo mật thông tin, độ bảo đảm an toàn cho tài liệu kém do đây là ứng dụng offline, mọi tài liệu đều được tàng trữ trên một máy tính. Hơn nữa, nếu trong quy trình thao tác, máy tính gặp trục trặc hoặc người dùng sơ ý thì việc mất tài liệu trọn vẹn hoàn toàn có thể xảy ra .
– Các hàm trong excel khá phức tạp, do vậy người dùng phải thực sự hiểu về những hàm này mới hoàn toàn có thể sử dụng tốt. Đây là hạn chế khá lớn vì không phải doanh nghiệp nào cũng có đội ngũ nhân viên cấp dưới giỏi đặc biệt quan trọng là những doanh nghiệp nhỏ .
– Khi quản trị nhập xuất sản phẩm & hàng hóa bằng Excel, nhân viên cấp dưới sẽ phải nhập liệu bằng tay thủ công trên file. Điều này rất dễ dẫn đến sai sót hoặc nhầm lẫn đặc biệt quan trọng khi số lượng sản phẩm & hàng hóa quá lớn .
Nếu doanh nghiệp cần một công cụ tương hỗ linh động trong thống kê xem xét tài liệu ngay cả khi lượng sản phẩm & hàng hóa quá lớn và phong phú về mẫu mã thì thật tiếc, excel không làm tốt việc này .
– Cập nhật thông tin không kịp thời. Tuy file Excel quản trị kho đơn thuần nhưng nó lại không tương hỗ việc update số liệu liên tục với những bộ phận khác. Khi có sự biến hóa về sản phẩm & hàng hóa trong kho, nhân viên cấp dưới kho sẽ phải kiểm kho mới có được số lượng đúng chuẩn để báo với những bộ phận khác .
– Nếu doanh nghiệp có những thiết bị ngoại vi tương hỗ công tác làm việc quản trị kho vật tư thì excel sẽ không tương hỗ liên kết với chúng .

THAM KHẢO: Các khóa học kế toán Doanh nghiệp chuyên sâu

Hy vọng, với bài viết này các bạn có thể tự xây dựng cho mình một file Excel trong công việc quản lý kho vật tư hiệu quả đơn giản nhất! Kế Toán Việt Hưng sẵn sàng chia sẻ mọi kiến thức đến các bạn đọc trên trang Ketoanviethung.com.vn!

Chúc các bạn thành công!

0
0
Bình chọn

Bình chọn

Source: https://suachuatulanh.edu.vn
Category : Mua Bán