Hướng dẫn cách vẽ biểu đồ quản lý dự án trong Excel chi tiết nhất

Vẽ biểu đồ Gantt chart là bước cuối cùng và cũng là bước quan trọng nhất trong công việc quản lý dự án, theo dõi tiến độ thực hiện của dự án. Bước này chỉ thực hiện được khi bạn đã xây dựng được các bảng kế hoạch dự án, bảng theo dõi thực hiện các phần việc trong dự án, bảng thời gian chuẩn bị cho dự án… Sau đây Học Excel Online xin trình bày chi tiết về cách vẽ biểu đồ quản lý dữ án trong Excel:

1. Chuẩn bị dữ liệu

Để có tài liệu Giao hàng cho nội dung này, mời những bạn xem lại hai bài sau :
Hướng dẫn cách xác lập tiến độ dự án Bất Động Sản với hàm workday trong Excel

Hướng dẫn cách lập bảng so sánh kế hoạch với thực hiện dự án trong Excel

Bạn đang đọc: Hướng dẫn cách vẽ biểu đồ quản lý dự án trong Excel chi tiết nhất

Bảng tài liệu của dự án Bất Động Sản sau khi hoàn thành xong của tất cả chúng ta như sau, nhu yếu bạn phải biết cách làm timeline trên excel để thuận tiện quản trị dự án Bất Động Sản .

Để bổ trợ thêm cho phần Thực hiện dự án Bất Động Sản, tất cả chúng ta sẽ thêm cột % completion ( tỷ suất hoàn thành xong ) trong bảng Thực hiện ( actual ), đồng thời thêm mục Days completed ( số ngày đã triển khai ) trong Data Preparation trong đó :

• Nếu Project timeline (thời gian dự án) cho mục Plan thì sẽ không tính Days completed
• Nếu Project timeline là Actual thì Days completed = % completion * Days

Bảng tài liệu sau khi triển khai xong sẽ như sau :

Mục đích : biết được trong thực tiễn đã triển khai xong bao nhiêu % so với tiêu chuẩn

2. Các bước vẽ biểu đồ gantt chart

2.1. Tạo mới 1 biểu đồ

Gần tương tự với cách vẽ biểu đồ trong Excel thông thường, Trong thẻ Insert trên thanh công cụ, chọn Chart / Bar / Stacked Bar

2.2. Nạp dữ liệu vào Chart

Trong thẻ Chart Tools (bấm vào biểu đồ vừa tạo sẽ xuất hiện thẻ Chart tools trên thanh công cụ) chọn mục Design, chọn tiếp Select Data

Trong Chart data range : Chọn vùng tài liệu nạp vào Chart :

Thêm 1 vùng tài liệu nữa là Start date : Trong phần Legend Entries ( series ) bấm Add

Tiếp theo chúng ta sẽ thay đổi thứ tự cho Start date đưa lên trước mục Days trong Legend Entries và Edit lại cho mục Horizontal (category) Axis Labels. Hoàn tất bước này chúng ta sẽ thu được biểu đồ như bên dưới:

2.3. Sắp xếp thứ tự của các Task

Trong biểu đồ trên tất cả chúng ta thấy những Task đang sắp xếp thứ tự ngược so với mong ước. Do đó tất cả chúng ta sẽ sắp xếp lại thứ tự này bằng cách :

• Bấm vào tên các Task trong biểu đồ
• Trong cửa sổ Axis Options bấm chọn cho mục Categories in reverse order

2.4. Chỉ giữ lại phần biểu đồ số ngày thực hiện cho các Task

Trong biểu đồ trên, phần tô màu xanh chính là phần số ngày thực thi cho những Task, còn phần tô màu vàng là tính từ mốc mở màn. Mốc này được Excel tự động hóa gợi ý. Do đó mục tiêu của tất cả chúng ta khi vẽ biểu đồ Gantt chart để quản trị tiến độ dự án Bất Động Sản chính là chỉ hiển thị phần Số ngày triển khai những Task .

Để ẩn phần tô màu vàng, chúng ta click chuột phải vào thanh biểu đồ, chọn Format Data Series, trong mục Fill chọn No fill, mục Border chọn No Line

Xem thêm: 8 cách nhanh chóng vượt qua áp lực trong công việc

2.5. Thay đổi khoảng thời gian của biểu đồ

Khi vẽ biểu đồ dạng này, Excel sẽ tự động hóa gợi ý cho tất cả chúng ta về khoảng chừng thời hạn. Tuy nhiên gợi ý này không phải khi nào cũng đúng chuẩn. Do đó tất cả chúng ta sẽ cần kiểm soát và điều chỉnh lại khoảng chừng thời hạn này cho sát với dự án Bất Động Sản mà tất cả chúng ta theo dõi .

Tuy nhiên khi tất cả chúng ta bấm chuột vào mục Ngày trong biểu đồ thì thấy :

• Ngày nhỏ nhất được hiển thị dưới dạng số 43120 tương ứng với ngày 20/01/2018
• Ngày lớn nhất được hiển thị dưới dạng số 43240 tương ứng với ngày 20/05/2018

Mục đích của tất cả chúng ta là biến hóa sang :

• Ngày nhỏ nhất mà gần sát với dự án  có thể chọn là ngày 01/03/2018
• Ngày lớn nhất mà gần sát với dự án có thể chọn là ngày 10/05/2018

Nhập 2 ngày này vào vị trí bất kể trong Sheet, sau đó format cells cho 2 vị trí đó dưới dạng General tất cả chúng ta sẽ thấy giá trị ngày này được hiển thị dưới dạng số lượng. Nhập 2 số này vào phần trên ta được :

2.6. Theo dõi tỷ lệ hoàn thành công việc

Để có thể theo dõi tỷ lệ hoàn thành công việc thì chúng ta phải biểu diễn phần Days completed vào trong biểu đồ và lồng vào trong phần Days. Để làm được điều này chúng ta sẽ thêm 1 đối tượng vào biểu đồ đó chính là Error Bar

Bấm chuột vào biểu đồ và chọn trong thẻ Chart Tools/ Design / Add Chart Element / Error Bars / More Error Bar Options…

Khi chọn More Error Bar Options sẽ xuất hiện mục Add Error Bars based on Series: Tức là Excel muốn hỏi chúng ta sẽ thêm dữ liệu Error Bar tính cho vùng dữ liệu nào. Ở đây chúng ta sẽ chọn cho Start date

Trong mục Format Error Bars thiết lập như sau :

• Direction chọn Plus
• End syle chọn No cap
• Error Amount chọn Custom / Specify Value và chọn tới vùng Days Completed (vùng O4:O9)

Sau đó tất cả chúng ta sẽ định dạng hiển thị cho vùng này như sau :

• Chọn màu (color): cần chọn màu có độ tương phản cao so với màu đang hiển thị trên biểu đồ
• Chọn độ rộng (width): tùy theo độ rộng của vùng biểu đồ để chọn tương ứng sao cho Error Bar sẽ chèn lên toàn bộ vùng biểu đồ gốc

Kết quả sau khi sử dụng Error Bar như sau (trong biểu đồ dưới đây đã đổi màu Working days là màu vàng, Error bar (day completed) màu xanh)

Xem thêm: 8 cách nhanh chóng vượt qua áp lực trong công việc

Như vậy là chúng ta đã biết cách vẽ biểu đồ quản lý dự án trong Excel, cách làm timeline trên excel (hay còn gọi là Gantt chart – biểu đồ quản lý tiến độ dự án).

Ngoài ra để hoàn toàn có thể nâng cao kiến thức và kỹ năng về Excel và ứng dụng Excel vào quản trị dự án Bất Động Sản, những bạn hoàn toàn có thể tham gia khóa học EX101 – Excel từ cơ bản tới chuyên viên của mạng lưới hệ thống Học Excel Online. Khóa học sẽ giúp bạn nắm vững những hàm, những công cụ trong Excel, ứng dụng Conditional formatting trong việc tạo gantt chart quản trị tiến độ dự án Bất Động Sản. Chi tiết khóa học xem tại :

Source: https://suachuatulanh.edu.vn
Category : Văn Phòng