Quy trình làm việc là gì? 11 bước xây dựng và quản lý hiệu quả

Đối với các doanh nghiệp thì việc xây dựng quy trình làm việc là điều hết sức cần thiết. Tuy nhiên, một số doanh nghiệp còn gặp khó khăn và tốn nhiều thời gian trong việc xây dựng quy trình này. Do đó, bài viết dưới đây của Fastdo sẽ chia sẻ đến bạn các bước để xây dựng, quản lý hiệu quả quy trình làm việc. Hãy cùng theo dõi nhé!

1. Quy trình làm việc là gì?

Quy trình làm việc là cách thức thực hiện công việc theo quy định, tiêu chuẩn đã được đặt ra, nhằm đảm hoàn thành mục tiêu công việc. Ngoài ra, quy trình thực hiện công việc của công ty có thể chỉnh sửa và bổ sung sao cho phù hợp với tính chất của từng giai đoạn.

>>> TÌM HIỂU NGAY: Xếp hạng các cấp độ của kỹ năng mà nhà quản lý cần có

2. Các bước xây dựng và quản lý quy trình làm việc hiệu quả

Việc thiết lập bản quy trình công việc mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng biết cách xây dựng quy trình này. Vì vậy, bạn nên tham khảo các bước xây dựng và quản lý quy trình công việc hiệu quả dưới đây.

Bạn đang đọc: Quy trình làm việc là gì? 11 bước xây dựng và quản lý hiệu quả

2.1 Xác định nhu cầu

Bước tiên phong để kiến thiết xây dựng và quản trị tiến trình hiệu suất cao thì bạn cần xác lập được nhu yếu. Cụ thể như sau :

• Để tăng cấp mạng lưới hệ thống tốt hơn .
• Để vận dụng những tiêu chuẩn mới vàoquá trình.
• Do nhu yếu từ ban chỉ huy, nhà quản trị, …
• Do nhu yếu tái cấu trúc .

>>> ĐỌC NGAY: MBO là gì? So sánh ưu nhược của phương pháp MBO và MBP

2.2 Xác định mục đích của quy trình

Tiếp theo, doanh nghiệp cần xác lập mục tiêu của tiến trình. Việc này sẽ giúp bạn biết được chiêu thức, thời hạn, những bước thực thi công việc, … một cách đơn cử. Để xác lập mục tiêu quá trình, bạn cần vấn đáp những câu hỏi sau :

• Quy trình này cần tuân thủ những điều gì ?
• Bản chất củaquy trìnhlà gì ?

Ý nghĩa của bước này là lập ra những tiềm năng, chiêu thức trấn áp, thời hạn công việc dựa trên mục tiêu của doanh nghiệp. Từ đó thiết lập quy trình tiến độ thực thi công việc .

>>>> ĐỪNG NÊN BỎ QUA: 10 cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp (So sánh chi tiết)

2.3 Xác định phạm vi của quy trình làm việc

Các doanh nghiệp cần xác lập được khoanh vùng phạm vi của quá trình như sau :

• Doanh nghiệp xác lập được đối tượng người tiêu dùng nào sẽ tuân thủ và thực thiquy trình. Đó hoàn toàn có thể là cá thể, phòng ban, …
• Quy trình hoàn toàn có thể được kiểm soát và điều chỉnh trong khoanh vùng phạm vi toàn doanh nghiệp, hoặc từng bộ phận, cá thể, theo khoảng trống, thời hạn, …

>>> XEM THÊM: 10 Phương pháp quản lý nhân viên hiệu quả nhà quản lý cần biết

2.4. Xác định số bước công việc cần làm

Bên cạnh việc xác lập nhu yếu, mục tiêu và khoanh vùng phạm vi, bạn cũng cần xác lập số bước công việc cần làm để tiến trình công việc tốt hơn .

• Số bước hoàn toàn có thể được xác lập dựa vào đặc thù của công việc .
• Số bước của quy trình tiến độ không được pháp luật đơn cử. Tuy nhiên, một quy trình tiến độ với quá nhiều bước sẽ rất khó để quản trị, còn nếu quá ít bước thì không đủ để quản trị .
• Một quá trình tương thích nên có từ 8-15 bước .

Ngoài ra, doanh nghiệp cần dựa vào những yếu tố sau để nghiên cứu và phân tích những bước quy trình tiến độ :

• Input : Quy trình gồm những yếu tố nguồn vào nào ?
• Output : Quy trình gồm những yếu tố đầu ra nào ?

Bạn chăm sóc đến những bộ biểu mẫu OKRs gồm có : quá trình vận dụng vào Doanh nghiệp, form check-in OKRs, timeline vận dụng OKRs, … Nhận bộ biểu mẫu OKRs không tính tiền ngay bên dưới .
Nhận Biểu Mẫu OKRs

Ngày nay, những doanh nghiệp thường vận dụng công thức 5W-1 H – 5M để nghiên cứu và phân tích những bước của tiến trình. Công thức 5W-1 H – 5M gồm :

• What ? : Xác định nội dung công việc .
• Why ? : Xác định tiềm năng, nhu yếu của công việc .
• Who ? : Xác định đối tượng người tiêu dùng thực thi công việc .
• When ? : Xác định thời hạn thực thi công việc .
• Where ? : Xác định khu vực thực thi .
• How ? : Xác định chiêu thức thực thi .
• Man : Nguồn lực của doanh nghiệp có rất đầy đủ kỹ năng và kiến thức, kỹ năng và kiến thức, … không ?
• Money : Tài chính được chi ra để thực thi những công việc này là bao nhiêu ?
• Machine : Máy móc / Công nghệ được vận dụng như thế nào trong công việc ?
• Material : Hệ thống đáp ứng cần có những tiêu chuẩn gì ?
• Method : Phương pháp thao tác là gì ?

>>> ĐỌC NGAY: Strategy là gì? 3 Nguyên tắc quan trọng để xây dựng strategy

2.5. Xác định các điểm kiểm soát chính

Tiếp theo, bạn cần xác lập những điểm trấn áp chính và phải bảo vệ tuân theo theo nguyên tắc 80/20. Do nguồn lực của doanh nghiệp hạn chế, không đủ để trấn áp toàn bộ những bước, nên doanh nghiệp chỉ triển khai trấn áp những điểm chính trong quá trình .

>>> CẬP NHẬT NGAY: Hệ thống lương 3P là gì? 5 bất cập khi áp dụng 3P trong tổ chức

2.6. Xác định người thực hiện

Sau khi hoành thành những bước triển khai, tiếp theo bạn cần xác lập được bước đó do bộ phận hay cá thể nào đảm nhiệm. Bạn phải tìm hiểu và khám phá kỹ xem họ có đủ năng lượng để thực thi công việc không và phân thêm người đảm nhiệm chính, người tương hỗ cho những bước đó .

>>>> XEM NGAY: Sơ đồ tổ chức công ty: Cách vẽ cơ cấu DN đơn giản kèm mẫu 

Xem thêm: 8 cách nhanh chóng vượt qua áp lực trong công việc

2.7. Xây dựng tài liệu hướng dẫn tuân thủ và sử dụng

Quy trình thực thi công việc việc cần có bản lý giải những từ ngữ viết tắt, những định nghĩa, thuật ngữ để người đọc hoàn toàn có thể hiểu được. Ngoài ra, bạn cần chú thích rõ những biểu mẫu, pháp luật, thông tin đi kèm thuộc phần nội dung nào trong quy trình tiến độ .

>>> XEM THÊM: Multitask là gì? 7 tác hại nếu bạn quá lạm dụng Multitasking

2.8. Xác định phương pháp kiểm soát cho quy trình làm việc

Nhà quản trị cần xác lập những chiêu thức trấn áp, để bảo vệ hiệu suất thao tác của quá trình tốt nhất và đưa ra những giải pháp tương thích để nâng cấp cải tiến mạng lưới hệ thống thao tác. Việc xác lập chiêu thức trấn áp cần chăm sóc đến những yếu tố như :

• Các bước cần thực thi kiểm tra .
• Những điểm chính cần kiểm tra .
• Người kiểm tra là ai .
• Tần suất kiểm tra trong quy trình thực hiện công việccủa công ty .

>>>> KHÔNG NÊN BỎ QUA: Tăng năng suất làm việc lên gấp đôi chỉ với 21 cách đơn giản

2.9. Xác định những điểm cần kiểm tra, thử nghiệm

Bạn cần xác lập những điểm cần kiểm tra thử nghiệm sau :

• Xác định những công việc có đang triển khai đúng theo pháp luật không ?
• Pre-test : Doanh nghiệp sẽ thử nghiệm những công việc trước khi đưa vào thực thi chính .
• Kiểm tra tiếp tục quy trình thực thi .
• Đo lường tính thực thi củaquy trình.

2.10. Mô tả các bước công việc

NHẬN NGAY 30 + BIỂU MẪU NHÂN SỰ MIỄN PHÍ
Họ và tên *
E-Mail *
Số điện thoại cảm ứng ( Zalo ) *
Công ty *
Quy mô *
Chức vụ *

Tiếp theo là miêu tả những bước triển khai công việc. Ở quá trình này, bạn cần miêu tả phương pháp thao tác đơn cử trong những bước cho nhân viên cấp dưới. Nếu việc diễn giải những bước quá phức tạp, bạn hoàn toàn có thể sử dụng tài liệu hướng dẫn đi kèm để tương hỗ thêm .

2.11. Hoàn thiện phần định nghĩa, tài liệu đi kèm

Ở bước sau cuối của quy trình tiến độ, bạn cần hoàn thành xong phần định nghĩa và tài liệu đi kèm :

• Phần định nghĩa : Giải thích những từ viết tắt và những thuật ngữ củaquy trình.
• Tài liệu đi kèm : Xác định những biểu mẫu kèm theo, mã số của những biểu mẫu .

>>>> BỎ TÚI NGAY: Xây dựng kịch bản gọi điện thoại cho khách hàng từ A-Z

3. Bí quyết quản lý quy trình làm việc cho các doanh nghiệp

Ngày nay, các doanh nghiệp có thể sử dụng các phần mềm hỗ trợ để xây dựng và quản lý quy trình làm việc hiệu quả hơn. Các phần mềm với nhiều tính năng giúp cho doanh nghiệp nâng cao hiệu quả quản lý công việc, tiết kiệm được nhiều thời gian và chi phí phục vụ cho công việc.

>>>> ĐỪNG NÊN BỎ QUA:

Trên đây là những thông tin hữu ích về quy trình làm việc mà phần mềm FASTDO muốn chia sẻ đến bạn. Hy vọng bạn đọc sẽ biết cách xây dựng và quản lý quy trình cho doanh nghiệp mà không phải tốn nhiều thời gian. Cảm ơn vì đã đọc bài viết này!

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

Đơn vị tăng trưởng ứng dụng FASTDO

• Địa chỉ: 
  • Văn phòng trụ sở Hà Nội: Tầng 6, số 11 Vương Thừa Vũ, Quận Thanh Xuân, Thành Phố Hà Nội.
  • Văn phòng chi nhánh Đà Nẵng: Tầng 2, toà QB, 23 Trường Thi 1, Quận Hải Châu, Đà Nẵng.
• Điện thoại: 0905 852 933
• Email: support@fastdo.vn
• Website: https://suachuatulanh.edu.vn/

Xem thêm: Cách từ chối lời mời làm việc thông minh và khéo léo – JobsGO Blog

5/5 – ( 5 bầu chọn )

Source: https://suachuatulanh.edu.vn
Category : Văn Phòng