Sơ đồ Gantt (Gantt Chart) là gì? Cách vẽ sơ đồ Gantt ra sao?

Sơ đồ Gantt là một trong những công cụ thông minh được sử dụng trong việc quản lý tiến độ công việc, dự án. Để tìm hiểu chi tiết hơn về sơ đồ Gantt là gì cũng như cách vẽ sơ đồ Gantt ra sao, ưu nhược điểm của nó là gì?

Trong bài viết, chúng tôi sẽ tổng hợp những thông tin tương quan đến nội dung này .

Sơ đồ Gantt là gì?

Sơ đồ Gantt hay còn gọi là biểu đồ Gantt Chart. Là sơ đồ dùng để hiển thị, trình diễn các việc làm theo thời hạn, ngày tháng. Sơ đồ gồm 2 phần chính là trục tung bộc lộ tên các việc làm và trục hoành bộc lộ các mốc thời hạn cho những việc làm ấy .

Thông qua sơ đồ Gantt bạn sẽ dễ dàng nắm bắt được các thông tin quan trọng của từng mốc công việc, thời gian của mỗi dự án. Với cách bố trí đơn giản, rõ ràng và trực quan. Công cụ này ngày càng trở nên thông dụng và được nhiều người sử dụng đến.

Các thành phần chính trong sơ đồ Gantt

Một biểu đồ Gantt hoàn hảo sẽ gồm có các thành phần chính :

• Task list: Bao gồm các nhiệm vụ sẽ thực hiện trong dự án. Ví dụ như nghiên cứu tài liệu, chọn đề tài, viết đề cương chi tiết,vv… Danh sách nhiệm vụ sẽ nằm ở trục dọc (trục tung) của biểu đồ.

• Timeline: Thể hiện tổng thời gian của dự án, được chia thành các khoảng thời gian. Ví dụ ngày, tuần hoặc tháng, năm. Dòng thời gian thể hiện trên trục ngang (trục hoành) của biểu đồ.

• Bars: Cung cấp hình ảnh rõ ràng về thời gian và tiến độ công việc.

• Milestones: Liệt kê những cột mốc, sự kiện quan trọng.

• Dependencies: Kết nối các nhiệm vụ theo một trật tự nhất định.

• Progress: Tiến trình.

• Resource assigned: Thể hiện cá nhân hoặc nhóm chịu trách nhiệm hoàn thành nhiệm vụ.

Ví dụ minh họa về Sơ đồ Gantt

Một nhà máy sản xuất thép cố ý không lắp ráp thiết bị trấn áp ô nhiễm không khí để tiết kiệm ngân sách và chi phí ngân sách. Cơ quan tổ chức triển khai đã vào cuộc bắt buộc xí nghiệp sản xuất thép phải lắp mạng lưới hệ thống lọc không khí trong vòng 16 tuần. Sẽ bị cảnh báo nhắc nhở đóng cửa nếu nhà máy sản xuất không hoàn thành xong lắp ráp trong thời hạn được cho phép .
Vì vậy, để bảo vệ đúng tiến trình. Giám đốc muốn mạng lưới hệ thống này phải được lắp ráp đúng thời hạn. Và các việc làm của dự án Bất Động Sản lắp ráp thiết bị lọc không khí này sẽ được trình diễn như sau :

Chúng ta sẽ sử dụng chiêu thức sơ đồ Gantt để lập tiến trình cho dự án Bất Động Sản. Các việc làm A – C – E – G – H nằm trên đường găng. Đường găng là đường dài nhất và bất kể sự chậm trễ nào của các việc làm đó đều dẫn đến sự chậm trễ của dự án Bất Động Sản .
Các việc làm B – D – F không nằm trên đường găng. Nghĩa là tất cả chúng ta hoàn toàn có thể sắp xếp các việc làm này theo phương pháp tiến hành sớm hoặc tiến hành chậm mà không tác động ảnh hưởng đến dự án Bất Động Sản .
Phương thức tiến hành sớm được cho phép các việc làm hoàn toàn có thể mở màn sớm. Miễn là không ảnh hưởng tác động tới các việc làm trước đó .

Với sở đồ Gantt theo phương pháp tiến hành chậm. Các việc làm hoàn toàn có thể khởi đầu trễ hơn mà không ảnh hưởng tác động tới thời hạn hoàn thành xong dự án Bất Động Sản ( như sơ đồ ở trên ). Độ lệch giữa thời gian mở màn hoặc kết thúc của một việc làm trong hai sơ đồ ( nét chấm gạch ) được gọi là thời hạn dự trữ .

Ngoài ra, sơ đồ Gantt còn hoàn toàn có thể được màn biểu diễn dưới dạng link giữa các việc làm .

Có thể bạn quan tâm: Thương mại công bằng là gì? Nguyên tắc và nhiệm vụ

Ưu và nhược điểm của sơ đồ Gantt

Ưu điểm

• Quản lý cùng lúc nhiều thông tin: Với cách trình bày sơ đồ đơn giản gồm 2 trục tung và trục hoành làm chính. Sơ đồ Gantt giúp bạn nắm được rõ các thông tin và quản lý chúng dễ dàng. Cụ thể như thời gian bắt đầu và kết thúc dự án, tiến trình, phân công các công việc, người chịu trách nhiệm thực thi dự án,vv… 

• Nâng cao năng suất: Cách phân công công việc, tiến độ thực hiện đều được thể hiện công khai trong sơ đồ. Giúp mỗi cá nhân trong dự án hiểu được sự quan trọng của từng giai đoạn trong dự án. Nhờ đó, các thành viên có thể chủ động hoàn thành công việc của mình tối ưu nhất.

• Sử dụng nguồn nhân lực hiệu quả: Sơ đồ Gantt sẽ giúp cho người quản lý lập kế hoạch dự án và triển khai, có cái nhìn tổng quan nhất về dự án. Điều này giúp quản lý biết cách phân phối công việc sao cho hiệu quả. Đảm bảo các nguồn nhân lực được sử dụng hợp lý và tối ưu.

Nhược điểm

• Phụ thuộc vào cấu trúc phân chia đã được xây dựng: Nếu nhà quản lý tạo cấu trúc phân chia công việc cùng lúc với việc xây dựng sơ đồ Gantt. Sẽ dễ dẫn đến nguy cơ phải làm lại toàn bộ lịch biểu của dự án nếu chẳng may có những sai sót trong quá trình tiến hành dự án.

• Chỉ hoạt động tốt với các dự án nhỏ: Khi các công việc và thời gian kéo dài qua một trang, Biểu đồ Gantt sẽ trông khó quan sát tổng thể hơn trên màn hình máy tính. Việc cập nhật thường xuyên cũng khiến nhà quản lý mất nhiều thời gian, nhất là các dự án lên đến hàng trăm công việc.

• Không đảm bảo tốt với việc xử lý các ràng buộc của dự án: Điển hình như nếu một cột mốc có nhiều nhiệm vụ cần thiết để hoàn thành. Và trong mỗi nhiệm vụ đó có các nhiệm vụ phụ. Lúc này, biểu đồ Gantt sẽ không thể thể hiện được điều này. Chính vì thế, các nhà quản lý dự án không thể chỉ dựa vào biểu đồ Gantt cho nhu cầu quản lý dự án.

Cách vẽ một sơ đồ Gantt trong quản lý dự án

Bước 1: Xác định các đầu mục công việc cần thiết

Hãy liệt kê tổng thể các đầu mục việc làm thiết yếu cần thực thi trong dự án Bất Động Sản. Tiếp đến xác lập tiềm năng, kế hoạch và thời hạn tiến hành dự án Bất Động Sản để mang lại hiệu suất cao cao nhất .

Bước 2: Xác định mối quan hệ giữa các công việc

Thông qua sơ đồ Gantt bạn hoàn toàn có thể tổng quát mối quan hệ giữa các việc làm. Sau khi bước 1 triển khai xong, bạn sẽ xác lập xem việc làm nào cần phải triển khai xong tiên phong rồi mới tiếp đến các việc làm khác. Đảm bảo rằng nó phải xảy ra theo thứ tự tuần tự, hài hòa và hợp lý .
Ngoài ra, những việc làm khác cũng sẽ được thực thi song song. Càng nhiều các việc làm song song thì quá trình dự án Bất Động Sản của bạn càng sớm được triển khai xong .

Bước 3: Biểu diễn sơ đồ Gantt

Khi bạn đã có những tài liệu thiết yếu, tất cả chúng ta sẽ triển khai tạo ra 1 sơ đồ Gantt. Thông thường sẽ sử dụng Excel để ra, ngoài những bạn cũng hoàn toàn có thể sử dụng các ứng dụng vẽ sơ đồ Gantt chuyên nghiệp như : Microsoft Project, Base Wework, vv …

Bước 4: Cập nhật tiến độ dự án

Sau khi tiến hành và tạo ra một sơ đồ Gantt hoàn hảo. Tuy nhiên, trong thời hạn tiến hành dự án Bất Động Sản sẽ luôn xảy ra rất nhiều kiểm soát và điều chỉnh, sự biến hóa giật mình. Việc của tất cả chúng ta, nhà quản trị là phải tiếp tục theo dõi và update các đổi khác để dự án Bất Động Sản được triển khai xong và đi đúng hướng, đạt hiệu suất cao nhất .

Cách vẽ sơ đồ Gantt trong Excel

Chuẩn bị dữ liệu

Để bổ trợ thêm cho phần triển khai dự án Bất Động Sản. Chúng ta sẽ thêm cột % completion ( tỷ suất triển khai xong ) trong bảng triển khai ( actual ). Và thêm mục Days completed ( số ngày đã thực thi ) trong Data Preparation .

• Nếu Project timeline ( thời hạn dự án Bất Động Sản ) cho mục Plan thì sẽ không tính Days completed .
• Nếu Project timeline là Actual thì Days complete = % completion * Days

Mục đích là để biết được thực tế đã hoàn thành bao nhiêu % so với tiêu chuẩn. Bảng dữ liệu sau khi hoàn thành sẽ như hình bên dưới.

Các bước vẽ biểu đồ Gantt Chart

Bước 1: Tạo mới 1 biểu đồ

Trong thẻ Insert trên thanh công cụ, chọn Chart / Bar / Stacked Bar

Bước 2: Nạp dữ liệu vào biểu đồ

Trong thẻ Chart Tools ( bấm vào biểu đồ vừa tạo sẽ Open thẻ Chart tools trên thanh công cụ ). => Chọn mục Design, chọn tiếp Select Data .

Trong Chart data range Chọn vùng dữ liệu nạp vào Chart

Thêm 1 vùng dữ liệu nữa là Start date: Trong phần Legend Entries (series) bấm Add

Tiếp theo tất cả chúng ta sẽ biến hóa thứ tự cho Start date đưa lên trước mục Days trong Legend Entries và Edit lại cho mục Horizontal ( category ) Axis Labels. Hoàn tất bước này tất cả chúng ta sẽ thu được biểu đồ như bên dưới :

Bước 3: Sắp xếp thứ tự của task

Trong biểu đồ trên tất cả chúng ta thấy các Task đang sắp xếp thứ tự ngược so với mong ước. Do đó tất cả chúng ta sẽ sắp xếp lại thứ tự này bằng cách :

• Bấm vào tên các Task trong biểu đồ .
• Trong hành lang cửa số Axis Options bấm chọn cho mục Categories in reverse order .

Bước 4: Chỉ giữ lại phần biểu đồ số ngày thực hiện cho các task

Trong biểu đồ trên, phần tô màu xanh chính là phần số ngày thực thi cho các Task, còn phần tô màu vàng là tính từ mốc khởi đầu. Mốc này được Excel tự động hóa gợi ý. Do đó mục tiêu của tất cả chúng ta khi vẽ biểu đồ Gantt chart để quản trị tiến trình dự án Bất Động Sản chính là chỉ hiển thị phần Số ngày triển khai các Task .
Để ẩn phần tô màu vàng, tất cả chúng ta click chuột phải vào thanh biểu đồ, chọn Format Data Series, trong mục Fill chọn No fill, mục Border chọn No Line

Bước 5: Thay đổi khoảng thời gian của biểu đồ

Khi vẽ biểu đồ Gannt, Excel sẽ tự động hóa gợi ý cho bạn về khoảng chừng thời hạn. Tuy nhiên gợi ý này không phải khi nào cũng đúng mực. Do đó bạn sẽ cần kiểm soát và điều chỉnh lại khoảng chừng thời hạn này cho sát với dự án Bất Động Sản .
Tuy nhiên khi bạn bấm chuột vào mục Ngày trong biểu đồ thì thấy :

• Ngày nhỏ nhất được hiển thị dưới dạng số 43120 tương ứng với ngày 20/01/2018 .
• Ngày lớn nhất được hiển thị dưới dạng số 43240 tương ứng với ngày 20/05/2018 .

Mục đích của tất cả chúng ta là đổi khác sang :

• Ngày nhỏ nhất mà gần sát với dự án Bất Động Sản hoàn toàn có thể chọn là ngày 01/03/2018 .
• Ngày lớn nhất mà gần sát với dự án Bất Động Sản hoàn toàn có thể chọn là ngày 10/05/2018 .

Nhập 2 ngày này vào vị trí bất kể trong Sheet, sau đó format cells cho 2 vị trí đó dưới dạng General bạn sẽ thấy giá trị ngày này được hiển thị dưới dạng số lượng. Nhập 2 số này vào phần trên ta được :

Bước 6: Theo dõi tỷ lệ hoàn thành công việc

Để hoàn toàn có thể theo dõi tỷ suất hoàn thành xong việc làm thì bạn phải trình diễn phần Days completed vào trong biểu đồ và lồng vào trong phần Days. Để làm được điều này bạn sẽ thêm 1 đối tượng người tiêu dùng vào biểu đồ đó chính là Error Bar .
Bấm chuột vào biểu đồ và chọn trong thẻ Chart Tools / Design / Add Chart Element / Error Bars / More Error Bar Options

Khi chọn More Error Bar Options sẽ Open mục Add Error Bars based on Series : Tức là Excel muốn hỏi bạn sẽ thêm tài liệu Error Bar tính cho vùng tài liệu nào. Ở đây bạn sẽ chọn cho Start date .
Trong mục Format Error Bars thiết lập như sau :

• Direction chọn Plus
• End syle chọn No cap
• Error Amount chọn Custom / Specify Value và chọn tới vùng Days Completed ( vùng O4 : O9 )

Sau đó bạn sẽ định dạng hiển thị cho vùng này như sau :

• Chọn màu ( color ) : Cần chọn màu có độ tương phản cao so với màu đang hiển thị trên biểu đồ .
• Chọn độ rộng ( width ) : Tùy theo độ rộng của vùng biểu đồ để chọn tương ứng sao cho Error Bar sẽ chèn lên hàng loạt vùng biểu đồ gốc

Kết quả sau khi sử dụng Error Bar như sau ( trong biểu đồ dưới đây đã đổi màu Working days là màu vàng, Error bar ( day completed ) màu xanh )

Như vậy là chúng ta đã có thể hoàn thành được biểu đồ quản lý dự án hay còn gọi là Gantt Chart.

Kết luận

Hy vọng qua bài viết chúng tôi tổng hợp ở trên. Bạn đọc có thể hiểu được sơ đồ Gantt là gì và chúng được ứng dụng như thế nào trong việc quản lý các công việc, dự án,vv… Thông qua sơ đồ Gantt này, bạn cũng có thể tự lên kế hoạch cho mọi công việc của mình trong tương lai.

Thông tin được biên tập bởi: taichinh24h.com.vn

Source: https://suachuatulanh.edu.vn
Category : Tư Vấn Hỗ Trợ