Văn thư trường học | Những nhiệm vụ và kỹ năng cần có

Văn thư trường học đóng vai trò rất quan trọng trong việc bảo vệ và duy trì sự tổ chức của một cơ sở giáo dục. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về nhiệm vụ và những kỹ năng cần phải có của một người làm công tác Văn thư đối với sự phát triển của trường.

I- Những nhiệm vụ của người làm công tác Văn thư tại trường học

1- Đăng ký và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

Đăng ký và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi là một trách nhiệm quan trọng của người làm công việc Văn thư trường học. Khi có văn bản đi cần được chuyển đi cho đơn vị chức năng khác, người làm Văn thư phải ĐK và thực thi thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản .
Trước khi văn bản được chuyển đi, người làm Văn thư cần ĐK văn bản và nhập khá đầy đủ thông tin về người nhận, nơi nhận và thời hạn giao nhận văn bản vào mạng lưới hệ thống của trường học để thuận tiện tìm kiếm và tra cứu. Họ cũng cần phải dữ gìn và bảo vệ những văn bản đi đã được chuyển đi cho đến khi hết thời hạn tàng trữ theo pháp luật của pháp lý .

Sau đó, người làm Văn thư sẽ thực hiện các thủ tục phát hành và chuyển phát văn bản cho đơn vị hoặc người nhận. Trong quá trình chuyển phát, người làm Văn thư sẽ theo dõi tình trạng vận chuyển của văn bản để đảm bảo văn bản được giao đến đúng địa chỉ và đúng thời điểm như đã được đăng ký trước đó.

Ngoài ra, để bảo vệ việc chuyển phát văn bản diễn ra thuận tiện, người làm Văn thư trường học cần có kỹ năng và kiến thức liên lạc và tiếp xúc tốt với những đơn vị chức năng và người nhận. Họ cần phải bảo vệ rằng thông tin tương quan đến việc chuyển phát văn bản được trao đổi một cách đúng mực và kịp thời .

2- Tiếp nhận, đăng ký và chuyển giao văn bản đến

Nhiệm vụ đảm nhiệm, ĐK và chuyển giao văn bản đến là một trong những trách nhiệm quan trọng của người làm công việc Văn thư trường học. Cụ thể, trách nhiệm này gồm có những công việc sau :

Tiếp nhận văn bản đến: Người làm công việc Văn thư trường học phải tiếp nhận và kiểm tra các văn bản đến của trường học, bao gồm thư từ, hồ sơ, báo cáo, đơn đăng ký, hồ sơ học sinh, giáo viên, nhân viên, v.v. Khi tiếp nhận, người làm Văn thư cần phải kiểm tra kỹ các thông tin về người gửi, nội dung của văn bản, nơi nhận, thời hạn xử lý, v.v.

Đăng ký văn bản đến: Sau khi tiếp nhận và kiểm tra các văn bản đến, Văn thư cần phải đăng ký chúng vào hệ thống quản lý tài liệu của trường học. Việc đăng ký văn bản đến giúp cho người làm Văn thư trường học có thể dễ dàng tìm kiếm và sắp xếp các văn bản đến theo thời gian và chủ đề.

Chuyển giao văn bản đến: Sau khi đã tiếp nhận và đăng ký các văn bản đến, cần phải chuyển giao chúng cho các phòng ban hoặc cá nhân tương ứng để xử lý. Việc chuyển giao văn bản đến cần phải được thực hiện đúng thời hạn và đảm bảo chất lượng, để đảm bảo tính hợp lý và hiệu quả của công tác quản lý tài liệu của trường học.

Đối với những văn bản có đặc thù khẩn cấp hoặc quan trọng, cần phải bảo vệ tính bảo mật thông tin và đưa văn bản đến đúng người nhận một cách nhanh gọn và đúng mực. Việc này yên cầu người làm Văn thư trường học phải có năng lực giải quyết và xử lý công việc trong thời hạn ngắn và biết cách ưu tiên công việc để bảo vệ tính hiệu suất cao và đúng tiến trình .

Tra cứu và theo dõi văn bản đến: Cán bộ văn thư cần phải tra cứu và theo dõi các văn bản đến đã được đăng ký và chuyển giao. Từ đó có thể nắm bắt được tình hình và tiến độ xử lý các văn bản đến, từ đó có thể đưa ra các biện pháp giải quyết nếu cần thiết.

Lưu trữ và bảo quản văn bản đến: Các văn bản đến cần được lưu trữ và bảo quản đến thời điểm chúng hết thời hạn lưu trữ tài liệu. 

3- Quản lý việc lưu trữ, bảo quản và sử dụng hồ sơ tài liệu

Đây là trách nhiệm yên cầu người làm công tác làm việc Văn thư trường học phải có năng lực sắp xếp, tàng trữ và dữ gìn và bảo vệ tài liệu một cách khoa học, giúp việc tìm kiếm và sử dụng tài liệu trở nên thuận tiện và thuận tiện hơn .
Trước khi khởi đầu trách nhiệm này, Văn thư cần phải khám phá những lao lý, hướng dẫn của trường về việc tàng trữ và dữ gìn và bảo vệ tài liệu. Các tài liệu cần được sắp xếp theo thứ tự ngày tháng, tên hoặc theo những tiêu chuẩn khác. Sau đó, sẽ phân loại, đóng gói và ghi chú thông tin về những tài liệu, sau đó đánh số thứ tự hoặc mã số tài liệu để hoàn toàn có thể tìm kiếm thuận tiện .
Việc tàng trữ tài liệu cũng yên cầu phải update tiếp tục, vô hiệu những tài liệu đã lỗi thời hoặc không thiết yếu. Họ cũng phải bảo vệ rằng tài liệu được tàng trữ ở một nơi bảo đảm an toàn và bảo vệ khỏi sự mất mát, đánh cắp hoặc tổn thất do thiên tai hoặc thảm họa. Khi tài liệu được chuyển từ phòng ban này sang phòng ban khác, người làm Văn thư cần phải bảo vệ rằng quy trình tiến độ chuyển tài liệu được triển khai một cách đúng chuẩn và nhanh gọn .
Ngoài ra, cán bộ văn thư còn cần phải tương hỗ những cán bộ giáo viên, nhân viên cấp dưới trong trường và cha mẹ, học viên trong việc tra cứu và sử dụng tài liệu hay thư viện. Việc này yên cầu phải có kiến thức và kỹ năng tiếp xúc tốt để giải đáp vướng mắc và hướng dẫn những cá nhân cách sử dụng tài liệu một cách hiệu suất cao .
Nếu có sự cố xảy ra với những tài liệu, cần phải đưa ra những giải pháp khắc phục kịp thời để bảo vệ tính bảo mật thông tin và tính bền vững và kiên cố của tài liệu. Họ cũng cần phải liên tục kiểm tra và duy trì mạng lưới hệ thống tàng trữ tài liệu để bảo vệ rằng nó vẫn hoạt động giải trí tốt và phân phối được nhu yếu của trường học .

4- Quản lý, sử dụng con dấu được giao theo quy định

Con dấu của trường học được coi là gia tài quan trọng, thế cho nên cần được bảo vệ và sử dụng một cách hài hòa và hợp lý. Cần phải bảo vệ rằng những con dấu của trường được sử dụng đúng cách và chỉ được sử dụng bởi những người có thẩm quyền. Do đó, việc quản trị và sử dụng con dấu yên cầu phải tìm hiểu và khám phá những pháp luật trong việc quản trị và sử dụng con dấu .

Trong quá trình quản lý và sử dụng con dấu, cán bộ Văn thư trường học cần phải thực hiện các công việc sau:

• Đảm bảo an toàn cho con dấu:Phải bảo vệ con dấu của trường được tàng trữ và dữ gìn và bảo vệ một cách bảo đảm an toàn. Việc này gồm có bảo vệ con dấu không bị mất hoặc bị đánh cắp, không được cho mượn cho bên thứ ba sử dụng mà không có sự được cho phép của người có thẩm quyền .
• Kiểm soát việc sử dụng con dấu:Phải trấn áp việc sử dụng con dấu. Chỉ có người có thẩm quyền mới được sử dụng con dấu để ký và đóng dấu trên những tài liệu, sách vở, văn bản của trường .
• Theo dõi quá trình sử dụng con dấu:Phải theo dõi và ghi nhận lại quy trình sử dụng con dấu. Mỗi lần sử dụng con dấu, người ký phải ghi rõ tên, chức vụ và mục tiêu sử dụng con dấu vào cuốn sổ quản trị con dấu .
• Thực hiện các thủ tục liên quan đến con dấu:Phải biết thực thi những thủ tục tương quan đến con dấu như ĐK, cấp mới, biến hóa, tịch thu con dấu theo pháp luật của pháp lý .

5- Hỗ trợ công tác giảng dạy và học tập của cán bộ giáo viên và học sinh

Công việc Văn thư tại trường học cũng phải tương hỗ công tác làm việc giảng dạy và học tập của cán bộ giáo viên và học viên. Họ cần phải cung ứng tài liệu và văn bản cho giáo viên và học viên khi được nhu yếu và bảo vệ rằng những văn bản và tài liệu này được phân loại và ĐK đúng cách. Họ cũng cần tương hỗ cho những hoạt động giải trí và sự kiện tại trường, gồm có việc phân phối và sẵn sàng chuẩn bị tài liệu cho những cuộc họp, buổi lễ và sự kiện khác .
Bên cạnh đó, phải bảo vệ việc phân phối những đồ vật học tập cho học viên, giúp những em tiếp cận với tài liệu học tập một cách thuận tiện và thuận tiện nhất. Họ phải bảo vệ rằng cán bộ giáo viên có đủ tài liệu và đồ vật học tập thiết yếu để dạy học cho học viên. Điều này yên cầu cán bộ văn thư phải có năng lực tổ chức triển khai và quản lý tài liệu, hồ sơ và những đồ vật học tập một cách ngặt nghèo và khoa học .

6- Thực hiện các nhiệm vụ khác phù hợp với các yêu cầu của trường học

Ngoài những trách nhiệm trên, người làm công tác làm việc Văn thư tại trường học còn phải triển khai những trách nhiệm khác tương thích với những nhu yếu của trường học. Điều này hoàn toàn có thể gồm có việc tham gia vào những công việc thường ngày, phối hợp với những bộ phận khác của trường, như phòng giáo vụ hoặc bộ phận kế toán để giải quyết và xử lý những yếu tố tương quan đến kinh tế tài chính, tương hỗ cho công tác làm việc tuyển sinh và những hoạt động giải trí tương quan đến những cơ sở vật chất của trường học .
Trong nhiều trường học, công tác làm việc Văn thư cũng được giao đảm nhiệm những công việc tương quan đến quản lý tài sản và cơ sở vật chất của trường. Điều này gồm có việc ĐK, kiểm kê và bảo dưỡng những thiết bị, vật dụng, sách vở và những gia tài khác của trường học. Đôi khi, người làm công việc Văn thư cũng phải triển khai những trách nhiệm tương quan đến công nghệ thông tin như quản trị những thông tin tài khoản email, thông tin tài khoản mạng xã hội và những ứng dụng khác được sử dụng trong giáo dục .

II- Những kỹ năng cần có của người làm công tác Văn thư trường học

Những kiến thức và kỹ năng thiết yếu để trở thành một người Văn thư trường học giỏi không chỉ gồm có kỹ năng và kiến thức về công việc mà còn cần có những kỹ năng và kiến thức mềm như tư duy logic, kỹ năng và kiến thức tiếp xúc và ý thức nghĩa vụ và trách nhiệm .

• Kỹ năng giao tiếp:Kỹ năng tiếp xúc là rất quan trọng so với người Văn thư trường học. Họ cần phải liên lạc, tiếp xúc và thao tác với nhiều đối tượng người tiêu dùng khác nhau như cán bộ giáo viên, học viên, cha mẹ và những đối tác chiến lược bên ngoài. Để triển khai công việc một cách hiệu suất cao, cần có năng lực lắng nghe, hiểu và truyền đạt thông tin một cách rõ ràng, đúng mực và thuận tiện .
• Sắp xếp và lưu trữ hồ sơ:Để bảo vệ việc sắp xếp và tàng trữ hồ sơ được thực thi một cách hiệu suất cao, người Văn thư cần phải có kiến thức và kỹ năng sắp xếp và đánh số những hồ sơ để thuận tiện cho việc trích xuất sử dụng khi cần .
• Kỹ năng quản lý thời gian:Văn thư trường học thường phải giải quyết và xử lý nhiều công việc đồng thời trong một khoảng chừng thời hạn ngắn. Vì vậy, kỹ năng và kiến thức quản trị thời hạn là rất quan trọng. Bạn cần biết cách sắp xếp công việc theo mức độ ưu tiên, sắp xếp thời hạn để triển khai xong công việc một cách hiệu suất cao và bảo vệ đúng thời hạn. Ngoài ra, họ cần phải dành thời hạn để chuẩn bị sẵn sàng cho những công việc sắp tới, bảo vệ rằng mọi thứ được sắp xếp kỹ lưỡng và tránh những sự cố đáng tiếc xảy ra .
• Kỹ năng sử dụng công nghệ thông tin:Với sự tăng trưởng của công nghệ tiên tiến, việc sử dụng những ứng dụng văn phòng và những ứng dụng tương hỗ thao tác là điều không hề thiếu. Họ cần phải có năng lực sử dụng những công cụ, ứng dụng và ứng dụng để quản lý tài liệu và triển khai những trách nhiệm hằng ngày. Họ cũng cần phải có kiến thức và kỹ năng cơ bản về bảo mật thông tin thông tin và giữ bảo đảm an toàn cho tài liệu .

Co-Founder and Executive tại CTCP Đầu tư Thương mại và Phát triển Công nghệ Đức Thịnh Phát. Chuyên gia trong nghành nghề dịch vụ Văn thư Lưu trữ, đồng thời là nhà tư vấn về quy đổi số trong Công tác Lưu trữ tại những cơ quan và doanh nghiệp .

Source: https://suachuatulanh.edu.vn
Category : Văn Phòng