Cách viết email chuyên nghiệp [Kèm bài mẫu] – JobsGO Blog
4.5 / 5 – ( 1 vote )
Email chính là một trong những công cụ giao tiếp trực tuyến được nhiều cá nhân, doanh nghiệp sử dụng hiện nay. Tuy nhiên có nhiều người chưa biết cách viết email chuẩn là như thế nào? Vì vậy, bài viết dưới đây của JobsGo sẽ hướng dẫn bạn chi tiết nhất để áp dụng hiệu quả.
Phân Mục Lục Chính
1. Cấu trúc một mẫu email chuẩn
Trước khi bắt đầu viết email bất kỳ, các bạn cần nắm rõ về cấu trúc chuẩn của nó. Hiểu rõ những nội dung và phần thông tin cần có sẽ giúp bạn tạo ra được một mail chuyên nghiệp.
Cấu trúc cho một email chuẩn gồm có :
- Tiêu đề
- Địa chỉ email người nhận
- Lời chào đầu email
- Nội dung chi tiết của email sẽ có phần mở, thân và kết
- Chèn thêm ảnh, liên kết hoặc file tập tin đính kèm.
- Chữ ký email, kèm thông tin liên hệ.
2. Hướng dẫn các bước viết email
Bạn chưa từng viết mail, hoặc đã viết những hoàn toàn sai lệch với quy chuẩn theo yêu cầu? Vậy hãy đọc ngay hướng dẫn chi tiết cách viết từng phần trong Email như sau:
Đặt tiêu đề cho email
Phần tiêu đề chính là thông tin nhằm mục đích thông tin cho người phân biệt được yếu tố trong mail truyền tải. Từ đó hoàn toàn có thể lôi cuốn người nhận nhìn thấy email của bạn tiên phong trong hàng trăm thư gửi đến hòm thư của họ. Nó cũng chính là nội dung quan trọng nhất để email của bạn được mở ra chứ không bị xóa hoặc lướt qua khi người nhận check email của họ .
Khi đặt tiêu đề, những bạn cần lựa chọn thật kỹ từ ngữ nhằm mục đích thông tin một cách bao quát nhất cho người nhận. Bạn tuyệt đối không để trống phần tiêu đề hoặc nội dung không rõ ràng. Bạn hãy viết bằng tiếng Việt không dấu hoặc tiếng Anh để tránh bị lỗ phông chữ .
Gửi lời chào – lý do viết email
Lời chào mở màn email rất quan trọng, tùy thuộc vào đối tượng người tiêu dùng người nhận mà bạn nên chọn cách mở lời khác nhau. Chẳng hạn như :
- Đối với trường hợp người nhận và bạn có sự thân thiết: Có thể gửi lời chào như: “Chào bạn, chào người anh em, xin chào,…
- Đối với trường hợp người nhận là người nước ngoài: Bạn có thể gửi lời chào nhẹ nhàng như Hi Ana, Hi Mark,…
- Đối với trường hợp cần sự lịch sự, trịnh trọng: Bạn nên dùng những lời chào như: Dear Mr James, Dear Miss Lona,… Đối với Việt Nam thì các bạn nên dùng với “kính gửi”.
Cách trình diễn lời chào bạn cần chú ý quan tâm theo cấu trúc sau : [ Từ chào ] + [ Tên riêng người nhận ] + [ dấu phẩy ]. Ví dụ như :
- Hi Hằng,
- Dear Jessica,
- Chào em Hana thân quý,
Viết nội dung email
Tuỳ vào dạng email bạn gửi cho người nhận với mục đích gì mà sẽ triển khai nội dung sao cho phù hợp. Chẳng hạn email phục vụ công việc, từng thời điểm phát sinh sẽ có cách viết mail với nội dung tương thích.
Còn nếu bạn là người tiên phong tạo email để trình diễn cho một yếu tố nào đó thì cách viết email phần nội dung sẽ dựa trên mục tiêu, đặc thù công việc để tiến hành sao cho hài hòa và hợp lý. Một email chuẩn về nội dung sẽ phải có vừa đủ 3 phần là : Mở, thân và kết .
- Đối với mở đầu thư: Trình bày ngắn gọn vấn đề một cách rõ ràng và cụ thể để người nhận hiểu sơ bộ về nội dung.
- Đối với thân thư: Đề cập đến các vấn đề cụ thể, nó có thể là giải pháp, cách giải quyết, phương án hoặc nhận định của bạn.
- Đối với kết thư: Đề cập đến yêu cầu về nhận phản hồi, hoặc đóng góp từ phía người nhận. Đôi khi nội dung cuối email cũng là một số câu hỏi yêu cầu người nhận trả lời,…
Đó là so với email đầu khi viết, còn từ những email sau sẽ là thư phản hồi. Các bạn chỉ cần vào thẳng yếu tố và không cần lý giải dài dòng việc gửi email. Lúc này email phản hồi của bạn nên có sự dễ hiểu, dễ đọc, ngắn gọn, đủ ý và bảo vệ mục tiêu hướng đến .
Chèn ảnh, liên kết hoặc tệp đính kèm
Trong email công việc, hay email ứng tuyển thì file đính kèm rất quan trọng. Nó sẽ được gắn vào cuối email để người nhận có thể tải xuống xem nội dung. Nó như tài liệu để bổ sung thêm cho nội dung trong email được đầy đủ hơn. Vì vậy hãy kiểm tra số lượng tệp xem đã đầy đủ hay chưa trước khi gửi.
Bên cạnh đó bạn cũng nên đổi tên file đính kèm đó giống với tiêu đề của mail. Làm như vậy sẽ giúp bạn hoàn toàn có thể tìm kiếm lại file một cách thuận tiện hơn trong tàng trữ .
Tạo chữ ký email
Chữ ký trong email rất quan trọng, nó là phần bộc lộ “ bạn là ai ”, “ bạn đến từ đâu ”. Một chữ ký đúng cách sẽ bộc lộ được sự chuyên nghiệp của bản thân hơn đó bạn nhé !
Hãy thiết lập phần chữ kỹ này cho thông tin tài khoản email của bạn với cấu trúc sau :
- Lời cảm ơn.
- Họ và tên đầy đủ của chủ sở hữu email.
- Chức vụ hoặc vị trí công tác hiện tại.
- Số điện thoại đang sử dụng.
- Địa chỉ email.
- Phương thức liên hệ khác: Zalo, skype, whatsapp,…
3. Những lưu ý khi viết và gửi email
Để email của bạn thêm chuẩn chỉ và chuyên nghiệp cần bỏ túi một số ít quan tâm như sau :
Nghĩ trước khi viết
Khi ngồi vào máy chuẩn bị viết email, các bạn đừng quá vội vàng viết ngay. Bạn nên dành thời gian từ 1 – 3 phút, thậm chí là nhiều hơn để suy nghĩ trước khi viết. Bạn cần trả lời được các câu hỏi như:
- Tại sao bạn lại gửi email này?
- Mục đích bạn gửi mail này là gì?
- Bạn muốn nhận được gì từ người nhận?
- Email này có thực sự cần thiết phải gửi đi hay không?
Xác định được yếu tố qua những câu hỏi trên giúp bạn không bị tiêu tốn lãng phí thời hạn khi viết. Đặc biệt, bạn sẽ biết nên mở màn từ đâu và tiến hành như thế nào cho thư điện tử bạn sắp viết .
Viết email đơn giản, ngắn gọn
Khi bạn tiến hành nội dung trong bài cần ngắn gọn, đơn thuần. Điều này giúp người nhận hoàn toàn có thể hiểu được yếu tố bạn muốn đề cập và truyền tải như thế nào. Đồng thời, bạn cũng không làm mất thời hạn của họ .
Sử dụng dòng Subject
Bạn nên tận dụng dùng Subject để đặt tiêu đề cho email điển hình nổi bật và tránh bị nhầm là thư rác. Tốt nhất bạn hãy đặt tiêu đề theo hướng dẫn đã san sẻ ở trên để có một nội dung chuẩn và lôi cuốn người nhận .
Ngoài ra những bạn cũng nên tận dụng tính năng Cc và Bcc để hoàn toàn có thể điền thêm tên của những đối tượng người tiêu dùng nhận mail. Như vậy, cùng lúc bạn chỉ cần soạn 1 nội dung mà hoàn toàn có thể gửi đến nhiều người, rất tiện nghi cho công việc .
Đặt cấu trúc cho email
Cách viết email chuẩn cần áp dụng đúng cấu trúc đã được JobsGo chia sẻ ở trên khi triển khai. Nó chính là cách để bạn tạo nên một email chuyên nghiệp trong mắt người nhận. Đồng thời, cho họ thấy được nội dung thông tin có đáng tin cậy không.
Tránh những từ ngữ, cấu trúc khó hiểu
Khi viết thư điện tử, ngoài việc viết ngắn gọn thì bạn cần tránh viết tắt. Chẳng hạn như : Bn, mk, nv, bik, đk, … Viết email sử dụng phong thái ngôn từ cá thể sẽ khiến người đọc khó hiểu nội dung bạn muốn truyền tải. Không những vậy, nó còn khiến người đọc cảm nhận được sự thiếu tráng lệ, đặc biệt quan trọng khi gửi mail cho người mua, đối tác chiến lược .
Cấu trúc cũng phải có đầu, có đuôi, bạn không nên biết cốc lốc, thiếu chủ ngữ, hay đảo lộn nội dung. Nó sẽ gây khó hiểu và không đạt được hiệu suất cao như mong ước ở người nhận .
Luôn kiểm tra lại email trước khi gửi
Lưu ý sau cuối cho bạn là luôn phải xem lại email của mình trước khi gửi đi. Rất nhiều người có thói quen gửi luôn thư sau khi soạn, hãy tập dần tác phong đọc lại nội dung trước khi gửi. Nó sẽ giúp bạn phát hiện ra những chỗ chưa đúng hoặc sai sót để sửa đổi kịp thời .
Ngoài ra, bạn cũng nên kiểm tra xem số lượng file đính kèm đã đủ hay chưa, tên email người nhận đã chuẩn xác chưa trước khi gửi nhé !
4. Một số mẫu email thường gặp
Bạn hoàn toàn có thể tìm hiểu thêm về cách trình diễn nội dung của một số ít Email thường gặp qua hình ảnh được san sẻ dưới đây :
Mẫu email gửi lời cảm ơn
Email khảo sát
Mẫu gửi email cho khách hàng về khiếu nại
Email theo dõi dịch vụ người mua
Như vậy, bài viết trên của JobsGo đã giúp bạn đọc nắm rất rõ về cách viết email chuẩn xác và chuyên nghiệp. Hãy áp dụng ngay để tạo nên email chất lượng nhất bạn nhé!
(Theo JobsGO – Nền tảng tìm việc làm, tuyển dụng, tạo CV xin việc)
Source: https://suachuatulanh.edu.vn
Category : Văn Phòng
