Checklist công việc là gì? 5 Mẫu checklist công việc thường gặp
Bạn đang có quá nhiều việc cần làm và thường xuyên mất kiểm soát thì một checklist công việc logic sẽ là phương án hiệu quả dành cho bạn. Tuy nhiên, liệt kê đầu việc sao cho hợp lý, khoa học và tránh nhầm lẫn thì không hề dễ dàng. Chính bởi thế, CoffeeHR sẽ chia sẻ đến bạn những mẫu checklist đầu việc tốt nhất hiện nay.
Phân Mục Lục Chính
Checklist công việc là gì?
Checklist công việc là một bản danh sách công việc được liệt kê cần thực hiện cho dự án nhằm đạt được các mục tiêu đặt ra ban đầu trong một khoảng thời gian nhất định nào đó. Mục đích quan trọng nhất của checklist là giúp bạn giảm tối đa tình trạng sót việc, đảm bảo hoàn thành công việc đúng, đủ và kịp thời hạn.
Phân biệt checklist và to do list
Chúng ta thường bị nhầm lẫn hai khái niệm “checklist” và “to do list”. Vậy hai cụm từ này có gì khác nhau?
Cụm “to do list” là hành động chỉ đưa ra những việc cần làm, những đầu việc có thể không liên quan đến nhau. Chẳng hạn như các việc cần làm trong chiều nay.
Checklist là cụm từ chỉ những việc cần làm để hoàn thành xong quá trình đơn cử nào đó một cách chất lượng và hiệu suất cao nhất. Bạn sẽ cần chắc như đinh không sót bất kể quá trình nào giúp cho công việc được triển khai xong một cách tốt nhất .
To-do list hoàn toàn có thể gồm có nhiều checklist. Chúng ta hiểu đơn thuần rằng, checklist là toàn bộ những bước làm như thế nào để cho một trách nhiệm được triển khai toàn vẹn, trong khi to-do list là làm những cái gì .
Chẳng hạn :
“ To-do list ” tối nay :
- Đi siêu thị.
- Đi nhà hàng ăn tối.
“ Checklist ” cho việc “ Tổ chức một buổi dã ngoại cho mái ấm gia đình ” :
- Sắp xếp thời gian.
- Cần thông báo tới các thành viên về lịch trình.
- Liệt kê các thứ cần chuẩn bị và đi mua.
» Tham khảo thêm: To do list là gì? Lợi ích, cách sử dụng và lưu ý về To do list
Lợi ích của checklist công việc
Trong công việc và cuộc sống, chúng ta đều cần xử lý lượng công việc rất lớn, sự chồng chéo giữa các dự án nên rất dễ rơi vào tình trạng mất kiểm soát công việc. Bởi vậy, phương pháp đơn giản giúp chúng ta giải quyết được tình trạng này là lập một bản checklist đầu việc trên Excel.
Bởi thế, tất cả chúng ta hoàn toàn có thể dữ thế chủ động lên kế hoạch, bắt tay vào thực thi cũng như theo dõi sát sao quá trình công việc của cá thể hay đội nhóm .
Hiện nay, mẫu checklist công việc ngày càng được sử dụng phổ biến trong nhiều ngành nghề và lĩnh vực khác nhau. Bởi đó là một công cụ không thể thiếu nếu như muốn tối ưu trong kiểm soát công việc và tiến độ.
Mỗi mẫu checklist Excel có những cách thiết kế riêng nhưng sẽ đều mang tới hiệu quả không ngờ cho người sử dụng bao gồm cả các quản lý và nhân viên.
Đối với nhân viên
- Giúp nhân viên dễ dàng ghi nhớ công việc từ lớn tới nhỏ và tránh sót việc.
- Kiểm soát được số lượng công việc cần thực hiện trong ngày/tuần/tháng… hay trong dự án.
- Phân chia tối ưu thời gian hoàn thành công việc một cách khoa học và hợp lý.
- Tăng năng suất làm việc và giảm thiểu tối đa sơ suất trong công việc.
Đối với cấp quản lý
- Người quản lý sẽ dễ dàng kiểm soát tổng quan và chi tiết về tất cả các đầu việc đã giao cho nhân viên.
- Có một cơ sở cụ thể để đánh giá năng lực của từng cá nhân cũng như đưa ra biện pháp điều chỉnh kịp thời.
- Tối ưu hiệu quả thời gian trong công tác quản trị.
- Sắp xếp các đầu việc theo thứ tự ưu tiên khoa học.
- Phân chia công việc một cách dễ dàng, phù hợp với từng cá nhân và đội nhóm.
» Đừng bỏ lỡ: Agile là gì? Ứng dụng Agile giúp quản lý dự án hiệu quả hơn
Ưu và nhược điểm của checklist công việc
Sử dụng checklist sẽ có những ưu điểm nổi trội cũng như một số ít hạn chế .
Ưu điểm
- Khả năng ứng dụng điển hình trong những ngành nghề đa dạng khác nhau từ hỗ trợ mảng công việc đến đảm đảo mọi hoạt động diễn ra hiệu quả và suôn sẻ.
- Checklist công việc hỗ trợ quá trình kiểm soát và nâng cao năng lực làm việc của các nhân viên trong doanh nghiệp.
Mỗi nhà quản trị sẽ cần kiến thiết xây dựng một bản checklist riêng dựa vào nhu yếu cơ sở công việc, lao lý thao tác và quy mô công việc. Điều này giúp bám sát được công việc tốt hơn .
Ngoài ra, khi họ xác lập nội dung checklist là gì cần dựa vào những tiêu chuẩn cơ bản nhất nhưng vẫn bảo vệ mang lại hiệu suất cao cao trong công việc .
Nhược điểm
Bên cạnh những ưu điểm, checklist đầu việc vẫn có một số mặt hạn chế cần bạn lưu ý.
Khi phụ thuộc quá mức vào checklist, chúng ta sẽ dễ bị cản trở khi xử lý tình huống với độ cấp thiết về thời gian. Khi đó, danh sách checklist không nên được áp dụng trong những trường hợp mang tính khẩn cấp này.
Quá trình đào tạo chuyên sâu gồm những danh sách checklist kiểm tra có thể tích hợp sử dụng với kỹ thuật để thích ứng tốt hơn.
>>> Đừng bỏ lỡ: Top 18 Phần Mềm Quản Lý Nhân Sự Miễn Phí Tốt Nhất 2022
5 Mẫu checklist công việc bằng Excel cho bạn tham khảo
CoffeeHR chia sẻ 5 mẫu checklist công việc bằng Excel, mời các bạn tham khảo.
Mẫu checklist task dự án
Mẫu checklist task dự án là mẫu sử dụng định dạng có điều kiện để đánh dấu cột cần “Ưu tiên” và cập nhật tiến trình tại cột “% hoàn thành công việc”. Điều này giúp bạn kiểm soát thông tin hoạt động của dự án qua việc xác thực dữ liệu.
Trong trang tính này cũng biểu lộ gồm có những cột khác như “ Chi tiêu ”, “ Thời gian triển khai :, … cho trách nhiệm đơn cử nào đó .
Vào ngày 23/09/2019, mẫu checklist cho nhiệm vụ dự án đã cập nhật phiên bản mới trên Google Trang tính. Phiên bản mới này cập nhật thêm hộp kiểm – checkboxes giúp người dùng dễ dàng hơn trong quá trình kiểm soát nhiệm vụ đã hoàn thành của mình. Nhờ thế, việc tạo checklist đầu việc trên bảng tính Excel hay trên Google Sheets đã trở nên đơn giản hơn bao giờ hết.
>>> Xem thêm: Phần Mềm HRM Là Gì? 5 Điều Cần Biết Khi Sử Dụng
Giải pháp ứng dụng báo cáo giải trình nhân sự CoffeehrMẫu theo dõi tác vụ
Mẫu checklist công việc theo dõi tác vụ giúp người dùng cập nhật kịp thời tiến độ của từng nhiệm vụ lớn. Tại mỗi nhiệm vụ lớn sẽ có phân ra các đầu việc nhỏ, khi bạn hoàn thiện từng đầu công việc nhỏ xong, bảng tính sẽ tự cập nhật phần trăm tỷ lệ hoàn thành công việc nhỏ đó so với nhiệm vụ lớn.
Mẫu theo dõi tác vụ này hiển thị theo thứ tự với những vòng tròn có màu khác nhau. Màu vòng tròn đậm sẽ tương ứng với trách nhiệm quan trọng và cần phải triển khai xong sớm ; sắc tố vòng tròn sẽ nhạt dần xuống so với những công việc chưa gấp và chưa cần hoàn thành xong .
Người dùng hoàn toàn có thể thuận tiện hơn khi theo dõi quy trình tiến độ công việc tại thanh “ % triển khai xong ”. Ngoài ra, ô checkbox ngay bên cạnh cũng giúp bạn trấn áp hiệu suất cao những công việc đã hoàn thành xong .
Mẫu checklist theo biểu đồ Gantt
Dạng biểu đồ Gantt là biểu đồ dạng thanh ngang nhằm mục đích giúp người dùng nắm rõ tên trách nhiệm, từng quy trình tiến hành và thời hạn cần để hoàn thành xong công việc đó. Ở từng ngành nghề, nghành nghề dịch vụ sẽ có những đặc thù công việc khác nhau nên cách ứng dụng biểu đồ Gantt của từng doanh nghiệp cũng sẽ có sự biến hóa sao cho tương thích .
Trong mẫu checklist cho trách nhiệm dự án Bất Động Sản mới, biểu đồ Gantt được sử dụng để biến những list dài những đầu mục công việc trở thành những biểu đồ trục ngang rất dễ nhìn và dễ theo dõi. Biểu đồ Gantt trong mỗi mẫu checklist được ứng dụng vào quản trị trách nhiệm và tiến trình cho hầu hết những dự án Bất Động Sản lớn nhỏ .Việc đầu tiên khi thực hiện ứng dụng biểu đồ Gantt chính là bạn cần phân chia nhiệm vụ rõ ràng từ các đầu mục và thời gian hoàn thành để có thể hiển thị các số liệu một cách chính xác nhất trên Gantt. Dưới đây là mẫu checklist công việc dự án chi tiết với biểu đồ Gantt mà CoffeeHR chia sẻ để bạn đọc tham khảo.
Trong mẫu list kiểm tra trách nhiệm sẽ được sử dụng bằng cách tạo hộp kiểm và lưu lại công việc qua việc xác nhận tài liệu từ trên xuống dưới. Mẫu checklist này sẽ sử dụng những định dạng có điều kiện kèm theo để nhằm mục đích nhìn nhận mức độ quan trọng của trách nhiệm đó từ Cao ( high ), Trung bình ( medium ) cho đến mức Thấp ( low ) .
Mẫu theo dạng danh sách
Mẫu checklist công việc theo dạng danh sách rất hữu ích đối với người dùng. Đối với công việc đã hoàn thiện, chúng ta chỉ cần tích vào phần ô checkbox để đánh dấu, sau đó bảng tính sẽ tự động làm nhạt màu kèm với gạch phần chữ đó hỗ trợ bạn dễ dàng nhận biết được nhiệm vụ này đã được hoàn thành hay chưa.
Mẫu checklist công việc hằng ngày
Mẫu checklist công việc hàng ngày là liệt kê danh sách các công việc cần giải quyết trong ngày, tránh bỏ sót công việc từ nhỏ tới lớn. Mỗi ngày bất cứ ai cũng đều có rất nhiều công việc cần xử lý, vậy nên một mẫu checklist hàng ngày được ra đời giúp từng cá nhân dễ dàng theo dõi và thực hiện nhiệm vụ của mình theo cách tốt nhất.
» Xem thêm: Multitasking là gì? Mặt lợi và hại của làm việc đa nhiệm bạn cần biết
Cách tạo checklist công việc bằng Excel
Bạn mong muốn có một thiết kế checklist công việc hoàn hảo và phù hợp với bản thân mình nhất. Đừng lo! Bạn chỉ cần tự căn cứ vào các nhiệm vụ và đầu việc. Từ đó liệt kê ra những việc cần thực hiện trong ngày. Với bảng checklist hàng ngày, bạn cũng có thể dễ dàng tự tạo cho mình trên Excel, Google Sheets theo phong cách yêu thích và nhu cầu riêng.
Bên cạnh đó, CoffeeHR cũng muốn san sẻ tới bạn một công cụ vô cùng quen thuộc đó chính là Google Calendar. Công cụ Google Calendar cũng là một ứng dụng mưu trí, giúp bạn thuận tiện sắp xếp được lượng công việc hàng ngày, hàng tuần của mình một cách khoa học .
Đây là một công cụ được rất nhiều doanh nghiệp ưu thích đưa vào sử dụng bởi những tính năng hữu dụng trong việc quản trị thời hạn và giúp họ không quên trách nhiệm cần làm vào thời gian thiết yếu .
Với giao diện dễ sử dụng, Google Calendar có năng lực giúp người dùng tạo những sự kiện, trách nhiệm quan trọng theo từng khung giờ đơn cử theo ngày, theo tuần hoặc theo tháng .
Các tính năng của Google Calendar giúp tất cả chúng ta quản trị và theo dõi những đầu việc, sự kiện một cách chi tiết cụ thể và rất đầy đủ. Đối với những ngày có những trách nhiệm quan trọng sẽ được hiển thị điển hình nổi bật hơn theo khung giờ được thiết lập sẵn từ người dùng .» Đừng bỏ lỡ: [DOWNLOAD TEMPLATE] TẢI NHỮNG MẪU QUẢN LÝ CÔNG VIỆC BẰNG EXCEL MỚI NHẤT 2022
Sự thuận tiện của công cụ có ích này nằm ở phần setup nhắc nhở và đếm ngược tới thời hạn công việc cần thực thi. Nếu một ngày bạn đang quá bận rộn với hàng trăm công việc phải xử lý, hay bạn có một trách nhiệm quan trọng cần phải giải quyết và xử lý trong ngày, đừng quên sử dụng tính năng setup nhắc nhở trong Google Calendar để giúp bản thân không bỏ quên trách nhiệm đó nhé .
Không những thế, khi sử dụng Google Calendar, bạn còn hoàn toàn có thể lựa chọn sắc tố yêu dấu cho lịch trình, sự kiện hoặc trách nhiệm để tránh gây rối mắt và nhầm lẫn trong quản trị công việc .
Tìm hiểu thêm cách sử dụng checklists để tối ưu công việc qua video dưới đâyCách sử dụng checklists hiệu suất cao
Tạm kết
Cùng những thông tin chia sẻ hữu ích trên, CoffeeHR tin rằng bạn đã có một mẫu checklist công việc cho riêng mình rồi đúng không nào? Đừng quên theo dõi và cập nhật những thông tin hữu ích cùng CoffeeHR bạn nhé!
Liên hệ ngay CoffeeHR để nhận được DEMO FREE giải pháp tối ưu quản trị cho Doanh nghiệp của bạn.
hotline : ( + 84 ) 97 306 0459
Facebook: CoffeeHR – Cà Phê Nhân sự
Source: https://suachuatulanh.edu.vn
Category : Văn Phòng
