Mô tả công việc văn thư lưu trữ, kỹ năng văn thư gồm những gì?
1
Mô tả công việc văn thư tàng trữ
Mô tả công việc văn thư tàng trữ
Trong các công ty, doanh nghiệp, đặc biệt là các cơ quan nhà nước, văn thư lưu trữ là bộ phận quản lý lưu trữ văn thư đến và đi của cơ quan. Là người tiếp nhận thư từ, xử lý hồ sơ giấy tờ cũng như một số nhiệm vụ khác liên quan.
Nhân viên văn thư tàng trữ thực thi trách nhiệm, quyền hạn trong khoanh vùng phạm vi thuộc bộ phận hành chính văn thư. Họ chính là người thực thi công việc hành chính văn phòng theo sự phân công công việc của mỗi đơn vị chức năng .
Mục đích công việc nhân viên văn thư lưu trữ là hoàn thành những nhiệm vụ văn phòng tổng hợp, đảm bảo các vấn đề liên quan đến thủ tục giấy tờ, lưu trữ hồ sơ được tiến hành khoa học, an toàn, bảo mật. Tham mưu cho ban lãnh đạo những biện pháp cải tiến chất lượng quản lý văn thư lưu trữ. Phản ánh kịp thời những biến động, nguy cơ, rủi ro trong hoạt động văn thư lưu trữ.
Mô tả công việc văn thư tàng trữ của cơ quan hành chính nhà nước, doanh nghiệp tư nhân đều có những nét tương đương. Một số công việc đơn cử của họ như sau :
Quản lý và lưu trữ hồ sơ giấy tờ
- Tiếp nhận công văn, văn bản, sách vở chuyển đến và đi .
- Được phép xử lý nhanh trong thẩm quyền, mở sổ theo dõi hoạt động giải trí .
- Vào sổ, đóng dấu, ghi số và tàng trữ công văn đến / đi / nội bộ .
- Theo dõi việc giải quyết và xử lý công văn của những đơn vị chức năng thường trực đến khi hoàn tất, có báo cáo giải trình …
- Tổ chức tàng trữ tài liệu, văn bản, tài liệu của công ty .
- Soạn thảo công văn, thông tin và báo cáo giải trình tương quan đến những công việc và công tác làm việc quản trị hành chính .
- In ấn những tài liệu thiết yếu theo nhu yếu của những phòng ban .
- In ấn, sao chụp và phân phối tài liệu theo nhu yếu của chỉ huy công ty .
- Quản lý ; sử dụng con dấu của công ty theo đúng lao lý. Lưu trữ bản gốc / bản sao so với những văn bản đã đóng dấu theo pháp luật và báo cáo giải trình cấp trên .
Quản lý tài sản, thiết bị của công ty, doanh nghiệp
- Lên bảng liệt kê về những văn phòng phẩm thiết yếu sử dụng cho những phòng ban trong công ty và trình duyệt kế hoạch shopping hàng tháng
- Theo dõi việc sử dụng những thiết bị, gia tài văn phòng công ty
- Trình duyệt và thực thi kế hoạch bảo dưỡng máy móc văn phòng theo tháng, quý .
- Trình duyệt ; thực thi kế hoạch shopping những thiết bị văn phòng .
Nhiệm vụ lễ tân
- Nghe điện thoại thông minh, trao đổi chuyển thông tin liên hệ của người mua, đối tác chiến lược đến những bộ phận tương quan .
- Thực hiện nghênh tiếp khi khách đến công ty .
- Tổ chức những cuộc hội thảo chiến lược, họp nội bộ trong công ty ; những cuộc họp của công ty với người mua, đối tác chiến lược .
Xem thêm : Một số pháp luật về văn thư tàng trữ trong doanh nghiệp
2 Bản mô tả công việc công tác làm việc văn thư tàng trữ
Dưới đây là mẫu trình diễn bản mô tả công việc tương thích cho vị trí nhân viên văn thư tàng trữ trong mọi tổ chức triển khai. Người đảm nhiệm thiết lập chỉ cần bổ trợ nội dung theo đặc trưng của doanh nghiệp là có ngay một bản mô tả chuẩn và chất .
BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC
Vị trí : Nhân viên văn thư lưu trữ
Người thiết lập
Họ tên : … … … … … … … … … … ..Chức vụ :Chuyên viên nhân sựNgày : … … … … … … … … … … …( ký tên )
Người kiểm soát
Họ tên : … … … … … … … … … ..Chức vụ :Trưởng phòng hành chínhNgày : … … … … … … … … … ..( ký tên )
Người kiểm soát
Họ tên : … … … … … … … … … ..Chức vụ :Trưởng phòng hành chínhNgày : … … … … … … … … … ..( ký tên )
Chức danh công việc: Nhân viên văn thư lưu trữ
Cấp bậc : Nhân viênKhối : Văn phòngPhòng : Hành chính nhân sựBộ phận : Văn thư tàng trữCấp trên trực tiếp : Trưởng phòng hành chính
I. Mục đích công việc
……………………………………………….
II. Nhiệm vụ đảm nhận
……………………………………………….
III. Quyền hạn khi triển khai nhiệm vụ
……………………………………………….
IV. Các cá thể / tổ chức triển khai có mối liên hệ trong quy trình thao tácTrong doanh nghiệpMs. …. – Trưởng phòng hành chính nhân sựMs. … – Trưởng phòng trình độ… … … … …. … … … … … … ..Ngoài doanh nghiệpKhách hàng / đối tác chiến lượcNhân viên chuyển phát nhanh… … … … …. … … … … … … ..
V. Điều kiện làm việc
…………
VI. Tiêu chuẩn tuyển dụng nhân sự
………….
Người nhận việc( Ký và ghi rõ họ tên )Cam kết : Tôi đã đọc, hiểu và chấp thuận đồng ý những công việc được giao .
Xem thêm : Top 5 ứng dụng văn thư tàng trữ không tính tiền
3 Những kỹ năng và kiến thức thiết yếu cho công tác làm việc văn thư tàng trữ
Theo nguyên tắc chung, nhân viên văn thư cần có những phẩm chất như tận tụy, nghĩa vụ và trách nhiệm, cẩn trọng và nêu gương, một điều cần nhớ là phải tuân thủ khắt khe mọi nguyên tắc bảo mật thông tin trong khi thực thi công việc. Bên cạnh đó, nhân viên văn thư tàng trữ cần có trình độ và những kiến thức và kỹ năng thiết yếu cho công việc, đơn cử như :
Kỹ năng chuyên môn
- Nắm vững nhiệm vụ trình độ văn thư tàng trữ và hiểu rõ về trách nhiệm công việc được phân công theo lao lý .
- Thao tác thành thạo những nhiệm vụ trình độ đúng nhu yếu so với vị trí đảm nhiệm .
- Có năng lực truyền đạt, hướng dẫn những nhiệm vụ trình độ cho người khác .
- Có năng lực thao tác và sử dụng tốt những trang thiết bị văn phòng văn minh .
Kỹ năng quản lý, tổ chức, sắp xếp công việc
- Tổ chức tốt công việc và sắp xếp hồ sơ sách vở của đơn vị chức năng để thuận tiện tìm khi cần .
- Có tư duy logic, biết phản ứng và tự phán đoán những trường hợp công việc một cách nhanh gọn hiệu suất cao .
- Có năng lực quyết định hành động đúng mực và kịp thời những yếu tố thiết yếu trong phạm vị nghĩa vụ và trách nhiệm và quyền hạn trong công việc .
- Nhanh nhạy cảm nhận được yếu tố và khôn khéo trong cách giải quyết và xử lý, xử lý yếu tố sao cho hài hòa và hợp lý và hiệu suất cao .
- Biết quản trị thời hạn, sắp xếp công việc và phân chia thời hạn hài hòa và hợp lý .
Kỹ năng giao tiếp và kỹ năng văn phòng
- Biết cách ghi chép nhanh, nhập tài liệu bằng máy ghi âm .
- Biết soạn thảo văn bản, lập hồ sơ và tàng trữ văn bản một cách đúng mực .
- Khả năng nhớ đúng mực những thông tin thiết yếu về những cá thể, sự kiện thời hạn, số liệu trong đơn vị chức năng công tác làm việc .
- Luôn có thái độ cư xử đúng mực, nhã nhặn, hòa giải với mọi người .
- Phong thái và giọng nói tự tin và thuyết phục .
Kỹ năng tin học văn phòng
-
Biết sử dụng các ứng dụng tin học văn phòng căn bản như MS Word, Excel… để soạn thảo văn bản, soạn thảo hợp đồng, làm thư mời, thực hiện thống kê… theo yêu cầu công việc.
- Ngoài ra thì văn thư tàng trữ còn yên cầu những bạn phải có trình độ ngoại ngữ theo lao lý để ứng dụng vào công việc soạn thảo văn bản, tiếp thu những kiến thức và kỹ năng, tinh hoa quốc tế …
Trên đây là bản mô tả công việc văn thư lưu trữ. Các bạn có thể tham khảo để biết chi tiết công việc mình cần làm là gì khi ứng tuyển vào các vị trí này. Mọi thông tin về chương trình học văn thư lưu trữ, vui lòng liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ!
Xem thêm : Những đối tượng người dùng nào được hưởng phụ cấp ô nhiễm văn thư tàng trữ ?
Source: https://suachuatulanh.edu.vn
Category : Văn Phòng
