5 bước trong quy trình thu chi tiền mà kế toán cần biết
Trong bài viết này, chúng mình sẽ chia sẻ với các bạn sơ đồ về quy trình thu chi tiền gồm 5 bước mà kế toán cần biết. Hãy tìm hiểu ngay để áp dụng vào công việc, nâng cao hiệu quả các bạn nhé.
Đối với những bạn làm kế toán tổng hợp thì những bạn sẽ tiếp đón cả những nhiệm vụ của kế toán giao dịch thanh toán và cũng hoàn toàn có thể sẽ kiêm luôn thủ quỹ nên việc làm quản trị thu chi tiền là rất quan trọng với những bạn. Các bạn cần quản trị thu chi tiền một cách khoa học để tránh thất thoát hay gây khó khăn vất vả trong việc làm .
5 bước trong quy trình thu chi tiền kế toán cần biết
Trước hết, những bạn xem hình ảnh dưới đây để thấy được sơ đồ 5 bước trong quy trình thu chi tiền :
Quy trình trên có thể thay đổi tùy vào quy định tại mỗi công ty. Nhưng về cơ bản thì đây là 5 bước cần phải có là mọi công ty đều áp dụng được nhé.
Bạn đang đọc: 5 bước trong quy trình thu chi tiền mà kế toán cần biết
Bước 1: Tiếp nhận hồ sơ từ người đề nghị thanh toán
Người gửi ý kiến đề nghị giao dịch thanh toán sẽ gửi 1 bộ hồ sơ đến bộ phận kế toán. Kế toán giao dịch thanh toán nên có những hướng dẫn chung cho người lao động trong công ty và những biểu mẫu, sách vở cần điền khi làm hồ sơ giao dịch thanh toán .Các hướng dẫn chung này những bạn hoàn toàn có thể in ra gửi đến từng bộ phận trong công ty hoặc làm bản mềm rồi gửi qua email. Hiện nay có rất nhiều công ty vẫn chưa hướng dẫn được cho người lao động về chuẩn chung của những biểu mẫu, sách vở cần điền khi làm hồ sơ thanh toán giao dịch. Do đó, việc xảy ra sai sót và phải duyệt đi duyệt lại ở bước này là rất thông dụng. Thay vào đó, những bạn hoàn toàn có thể làm sẵn những biểu mẫu để sử dụng cho toàn công ty .
Xem thêm: Hồ sơ, chứng từ kế toán cần chuẩn bị cho việc kiểm tra, thanh tra thuế
Bước 2: Kiểm tra hồ sơ và lập chứng từ thu chi
Khi kiểm tra hồ sơ thì những bạn cần kiểm tra một lượt những sách vở trong bộ ý kiến đề nghị thanh toán giao dịch :
- Kiểm tra xem đã đủ giấy tờ chưa: Giấy đề nghị thanh toán hoặc đề nghị tạm ứng, hóa đơn, biên bản bàn giao, biên bản nghiệm thu, phiếu xuất kho. Tùy vào quy định của từng công ty, không phải công ty nào cũng yêu cầu có đầy đủ các giấy tờ này. Có công ty sẽ chỉ yêu cầu hóa đơn là có thể thanh toán được rồi.
- Kiểm tra tất cả các chữ ký trên hóa đơn. Nếu mua hàng thì phải có chữ ký của bên bán hàng. Ngoài ra trên đề nghị thanh toán cần có chữ ký duyệt của trưởng bộ phận.
Tiếp theo, những bạn cần kiểm tra cụ thể những tài liệu trong hồ sơ :
- Chữ viết không tẩy xóa
- Hóa đơn ghi đầy đủ và chính xác về tên, mã số thuế, địa chỉ công ty; chứng từ ghi đầy đủ nội dung. Cả hai loại giấy tờ này phải còn nguyên vẹn, không rách, không chắp vá.
- Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của chứng từ. Các bạn cần kiểm tra xem bên xuất hóa đơn còn hoạt động hay không và ngành nghề mà họ xuất hóa đơn cho bạn có được đăng ký kinh doanh hay không.
- Kiểm tra ngày chứng từ có phù hợp với ngày phát sinh nghiệp vụ kinh tế không.
- Địa điểm trên hóa đơn và địa điểm phát sinh hoạt động kinh tế có phù hợp hay không?
Sau đó, những bạn sẽ lập chứng từ thu chi tiền .Đối với thu, chi tiền gửi ngân hàng nhà nước thì lập ủy nhiệm chi, ủy nhiệm thu, séc, …
- Nếu công ty thanh toán trực tiếp tại quầy: Một số phần mềm kế toán có tích hợp chức năng in ủy nhiệm chi nên bạn có thể thực hiện ngay trên phần mềm kèm theo bước hạch toán chứng từ. Nếu không thì bạn phải viết tay vào chứng từ ngân hàng đã in sẵn hoặc đánh máy theo mẫu của ngân hàng.
- Nếu công ty sử dụng hình thức thanh toán trực tuyến: Lập lệnh chuyển tiền trên website của ngân hàng nơi công ty mở tài khoản.
Lưu ý: Tại một số công ty thì sau khi được kế toán trưởng, giám đóc duyệt toàn bộ các chứng từ thì mới lập phiếu chi và duyệt chi. Điều đó nghĩa là phải sau bước 3 và bước 4 trong quy trình này thì mới lập phiếu chi chứ không lập từ bước 2.
Xem thêm: Cách lập mẫu phiếu chi trên Excel theo Thông tư 133
Bước 3: Trình kế toán trưởng kế duyệt
Kế toán trưởng sẽ xem xét lại một lượt những chứng từ đã được kế toán giao dịch thanh toán duyệt qua. Lúc này bạn sẽ phải vấn đáp mọi câu hỏi về bộ chứng từ nên hãy bảo vệ rằng bạn đã kiểm tra thật kỹ chứng từ trước khi đi đến bước này .Ở 1 số ít công ty, kế toán trưởng được quyền duyệt chi mọi thứ không phải đưa qua Giám đốc nên sau bước này hoàn toàn có thể chi tiền và xin chữ ký Giám đốc sau .
Xem thêm: Tất tần tật kiến thức về các phương pháp kế toán thường gặp
Bước 4: Trình Giám đốc ký duyệt
Trừ những khoản chi lớn, những khoản chi có đặc thù đặc biệt quan trọng thì Giám đốc thường sẽ ký duyệt hầu hết những khoản chi mà kế toán trưởng đã duyệt. Hãy bảo vệ rằng bạn hoàn toàn có thể vấn đáp được mọi thắc mắc của Giám đốc về nguyên do chi trả cho những khoản chi mà bạn trình lên .
Xem thêm: 5 bước cần nhớ trong quy trình kế toán tiền lương cho doanh nghiệp
Bước 5: Thực hiện thu, chi tiền, hạch toán, kiểm tra lại hạch toán
Sau khi những khoản thu, chi được duyệt :
- Thủ quỹ thực hiện thu, chi tiền mặt
- Kế toán phụ trách ngân hàng mang ủy nhiệm chi, séc ra quầy để thực hiện thanh toán tại ngân hàng hoặc người duyệt lệnh thanh toán điện tử sẽ thực hiện duyệt lệnh thanh toán.
Xem thêm: Hạch toán là gì? Các nội dung cơ bản về hạch toán kế toán
Kết luận
Hy vọng, bài chia sẻ của chúng mình đã giúp các bạn nắm rõ được về quy trình thu chi tiền trong doanh nghiệp. Nếu các bạn muốn được học kiến thức về các nghiệp vụ kế toán đầy đủ, bài bản hơn thì hãy đăng ký chương trình học Kế toán tổng hợp thực hành online từ A tới Z tại Gitiho. Trong quá trình học các bạn sẽ được giảng viên hỗ trợ và giải đáp tất cả thắc mắc một cách nhanh chóng. Chúc các bạn thành công!
Source: https://suachuatulanh.edu.vn
Category : Dịch Vụ Khác
