Công Việc Và Nhiệm Vụ Của Thư Ký Văn Phòng Là Gì?

Hiện nay, với sự phát triển của thị trường mà vai trò của thư ký cũng đang được chú trọng. Hầu hết các cơ quan, tổ chức đều có chức danh thư ký văn phòng. Tuy nhiên vẫn còn khá nhiều người chưa thực sự hiểu rõ về công việc này. Vậy công việc và nhiệm vụ của thư ký văn phòng là gì? Cùng tham khao những thông tin dưới đây.

Khái niệm thư kí văn phòng

Thư kí văn phòng là người làm và chịu trách nhiệm về các công việc liên quan đến công tác quản lý, điều hành chung trong văn phòng. Thư ký sẽ hỗ trợ cho ban lãnh đạo sắp xếp kế hoạch hoạt động hàng ngày, các vấn đề liên quan đến giấy tờ, văn bản, tiếp khách, hồ sơ … hoặc các công tác quản lý, điều hành chung văn phòng công ty. Đây là vị trí quan trọng và thiết thực tại các doanh nghiệp.

Công việc chính của thư ký văn phòng là gì?

Thứ nhất, sắp xếp lịch làm việc cho ban lãnh đạo. Đây là công việc quan trọng nhất trong những công việc mà thư ký phải đảm nhiệm. Để hoàn thành công việc này, thư ký cần phải năm rõ kế hoạch, dự định trong tương lai của doanh nghiệp. Từ đó làm kế hoạch cụ thể, chi tiết, phù hợp với các công việc. Đồng thời triển khai có hiệu quả kế hoạch đó. Thư ký sắp xếp lịch trình chuyến đi cho ban lãnh đạo, đặt vé máy bay, đặt khách sạn, lên kế hoạch hẹn gặp khách hàng … Văn bản giấy tờ làm công việc tạm ứng và quyết toán các chi phí trong các chuyến đi.

Tất cả những lịch họp, lịch công tác làm việc hay những cuộc gặp gỡ của những sếp, thư ký cũng phải nắm rõ, lên lịch. Thư ký trực tiếp tham gia cuộc họp, làm việc làm ghi chép, tàng trữ thông tin trong cuộc họp để báo cáo giải trình ban chỉ huy sau cuộc họp, góp thêm phần điều hành doanh nghiệp tốt nhất .Thứ hai, đón rước người mua, gặp gỡ đối tác chiến lược. Thư ký cần phải bộc lộ sự khôn khéo, tận tâm, chu đáo trong công tác làm việc nghênh tiếp người mua. Đồng thời trong một số ít trường hợp phải đảm nhiệm vai trò tiếp khách, xử lý việc làm trong số lượng giới hạn của mình .

Thứ ba, công việc tiếp nhận và xử lý thông tin. Thư ký cần phải nhanh nhẹn để xử lý rất nhiều loại giấy tờ kinh doanh, các số liệu, tài liệu tham khảo cho ban lãnh đạo khi cần thiết. Trong một vài trường hợp đặc biệt, thư ký cần lấy ý kiến của khách và xử lý nhanh chóng và hiệu quả. Đồng thời thư ký cũng phải kết hợp hỗ trợ góp phần giải quyết các công việc nội bộ.

Nhiệm vụ của của thư ký văn phòng là gì?

Khi đã tìm hiểu và khám phá về khái niệm và việc làm của thư ký thì cũng hoàn toàn có thể thuận tiện xác lập được trách nhiệm của thư ký văn phòng .Một là tiếp đón việc tích lũy thông tin, phân phối thông tin, giải quyết và xử lý thông tin, tài liệu cho ban chỉ huy và những phòng ban tại cơ quan, tổ chức triển khai .Hai là chịu nghĩa vụ và trách nhiệm quản trị những loại văn bản quan trọng, tàng trữ và tra cứu thông tin trong văn bản đó .Ba là thư ký thực thi trách nhiệm chỉnh sửa và biên tập và soạn thảo văn bản tới những bộ phận, phòng ban khác. Soạn thảo email tới quý đối tác chiến lược, người mua .Bốn là là chịu trách nhiệm vụ xử lý những việc làm như liên lạc, phương tiện đi lại Giao hàng ban chỉ huy .

Những kỹ năng cần có của thư ký văn phòng

Thư ký cần có kỹ năng và kiến thức tiếp xúc tốt, lịch sự và trang nhã, hòa giải để triển khai những việc làm tiếp khách, tiếp đối tác chiến lược khi cần. Một người thư ký có phong thái tự tin, giọng nói truyền cảm, thuyết phục sẽ, đặc biệt quan trọng là sự hiểu biết sâu rộng trong việc làm và cả xã hội sẽ giúp ích rất nhiều cho ban chỉ huy công ty .

Thư ký phải thực sự là người nhạy bén, có kỹ năng xử lý tốt thông tin và các tình huống phát sinh. Trong nhiều trường hợp cần thiết có thể giải quyết vấn đề trong phạm vi công việc cho phép, điều hướng công việc sao cho có lợi nhất cho công ty.

Thư ký cần nắm vững nghiệp vụ thư ký văn phòng, các thao tác và nghiệp vụ chuyên môn. Thư ký cần có kỹ năng truyền đạt thông tin và kỹ năng sử dụng các trang thiết bị tại văn phòng. Thư ký phải thành thạo các kỹ năng tin học văn phòng, bao gồm các chương trình cơ bản như: Word, Excel, soạn hợp đồng, văn bản, thư mời…

Thư ký cần biết cách sắp xếp, tổ chức triển khai những việc làm, quản trị thời hạn, sắp xếp những lịch trình. Vị trí này cần phải tương hỗ ban chỉ huy trong công tác làm việc quản trị văn phòng, quản trị hồ sơ, tài liệu, thông tin. Thư ký văn phòng cần nhạy bén, có tư duy logic và phản ứng linh động để giải quyết và xử lý những yếu tố trong tổ chức triển khai quản trị doanh nghiệp .

Với những chia sẻ trên đã giúp những doanh nghiệp cần tuyển vị trí về thư ký văn phòng sẽ có được những thông tin hữu ích. Hy vọng các bạn trẻ năng động đang quan tâm về thư ký sẽ có được những kiến thức và kỹ năng cần thiết để theo đuổi công việc trong tương lai.

5/5 – ( 2 bầu chọn )

Source: https://suachuatulanh.edu.vn
Category : Văn Phòng