5s là gì? Quy trình 5S thực hiện như thế nào trong doanh nghiệp?
Phân Mục Lục Chính
5S là gì?
5S là chiêu thức quản trị, sắp xếp môi trường tự nhiên thao tác có nguồn gốc từ Nhật Bản. Đây là một mạng lưới hệ thống tổ chức triển khai khoảng trống thao tác thật sạch, ngăn nắp để việc làm được thực hiện một cách hiệu suất cao .
Quy tắc 5S được nhiều doanh nghiệp ở các quốc gia trên thế giới áp dụng bao gồm cả Việt Nam. Phương pháp này là viết tắt của 5 chữ S đầu trong tiếng Nhật đó là Seiri (ngắn nắp), Seiton (Trật tự), Seiso (Sạch sẽ), Seiketsu (Tiêu chuẩn hóa), Shitsuke (Kỷ luật).
Mỗi một chữ S sẽ đại diện thay mặt cho một bước của tiến trình sau đây :
- Sàng lọc – Sort: bạn cần xem xét, phân loại, chọn và loại bỏ những thứ không cần thiết, không liên quan. Bạn chỉ giữ lại những thứ bạn coi là thực sự cần thiết trong khu vực làm việc. Đây là bước đầu tiên trong phương pháp 5S cũng là bước được tiến hành thường xuyên và theo định kỳ.
- Sắp xếp – Set in order: sau khi sàng lọc những thứ không cần thiết, doanh nghiệp sẽ tiếp tục tổ chức, sắp xếp lại các vật dụng sao cho dễ tìm, dễ thấy, thuận tiện khi cần sử dụng. Đây là bước bắt buộc và cần các cá nhân tuân thủ.
- Sạch sẽ – Shine: đây là công tác phải thực hiện thường xuyên mà thường hay bị bỏ qua. Tất cả mọi người cần vệ sinh, lau chùi, dọn dẹp mọi thứ gây bẩn tại nơi làm việc nhằm tạo ra một môi trường sạch sẽ, thoải mái khi làm việc. Đồng thời các thiết bị, máy móc được vận hành tốt.
- Săn sóc – Standardize: Để đảm bảo duy trì các tiêu chuẩn 3S ở trên được thực hiện liên tục thì S thứ 4 này thể hiện sự săn sóc, quan tâm duy trì các hoạt động sàng lọc, sắp xếp, sạch sẽ thường xuyên có sự liên tục. Quản lý có thể lên kế hoạch rõ ràng, nêu rõ phạm vi trách nghiệm 3S, tần suất và cách thức thực hiện 3S của mỗi công nhân viên.
- Sẵn sàng – Sustain: là thói quen tự giác, duy trì nề nếp, tác phong, tuân thủ quy định tại nơi làm việc ở mức tốt nhất để bắt đầu vào các hoạt động kinh doanh của tổ chức, tăng năng suất làm việc.
Vì sao phương pháp 5S ngày càng được áp dụng rộng rãi
Phương pháp 5S trở nên phổ cập cũng chính bới nó thích hợp với mọi ngành nghề, dịch vụ. Với phương pháp dễ thực hiện và đem lại hiệu suất cao cao, 5S còn cung ứng sự hài lòng của bất kỳ ai về một môi trường tự nhiên thật sạch, ngăn nắp. Bởi vậy, không kinh ngạc khi kaizen 5S trở thành giải pháp phổ biến áp dụng trọng mọi doanh nghiệp lúc bấy giờ .Thông thường, người Việt không có thói quen tinh lọc những đồ thiết yếu, sắp xếp đồ vật ngăn nắp. Chính vì điều này đã tạo ra thói quen không tốt, làm khoảng trống hoạt động và sinh hoạt và thao tác trở nên lộn xộn. Phương pháp còn giúp tối ưu những quyền lợi sau của doanh nghiệp :
- Cải thiện môi trường làm việc trở nên sạch sẽ, tạo không gian thoải mái để làm việc.
- Nâng cao hiệu suất làm việc hiệu quả.
- Khi tìm kiếm đồ đạc cũng tiết kiệm thời gian hơn.
- Tạo điều kiện để mọi nhân viên được làm việc trong môi trường sạch sẽ.
- Quá trình hoạt động trong doanh nghiệp được thực hiện nhanh chóng, thuận tiện hơn.
- Tránh lãng phí hàng hóa, trang thiết bị và giúp nhân viên có thói quen nề nếp khi làm việc.
- Công ty xây dựng được hình ảnh tốt đẹp hơn.
Áp dụng thực hiện 5S tại nơi thao tác góp phần cho những yếu tố PQCDSM :
- Productivity: giúp cải tiến năng suất.
- Quality: Nâng cao chất lượng sản phẩm.
- Cost: Giảm chi phí sản xuất.
- Delivery: Giao hàng đúng thời điểm.
- Safety: Đảm bảo an toàn cho nhân viên.
- Morale: Nâng cao tinh thần làm việc của tất cả các thành viên trong tổ chức.
Một số công ty lúc bấy giờ đang kiến thiết xây dựng mạng lưới hệ thống Quản trị chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9000 nên thực hiện Kaizen 5S là điều vô cùng thiết yếu. 5S giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí ngân sách và nâng cấp cải tiến môi trường tự nhiên thao tác hiệu suất cao hơn .
Các công cụ hỗ trợ quản lý quy trình 5S
Lợi ích mà quy mô 5S là cải tổ khoảng trống thao tác thật sạch hơn, tăng hiệu suất cao việc làm. Trong quy trình thực hiện 5S sẽ có sự Open của những công cụ tương hỗ để tiến hành được tốt hơn đó là :
- Băng đánh dấu sàn: được sử dụng để phát họa, đánh dấu những vị trí đặt thiết bị hoặc chỗ có cần tránh. Ngoài ra, băng này có thể sử dụng với kệ, bàn làm việc, các bề mặt khác
- Nhãn và dấu hiệu: được dùng cho việc truyền tải thông tin cần thiết đến các thành viên khác biết được trong ngăn kéo chứa gì, đồ vật cất ở đâu, không nên đụng đến những đâu,… có thể sử dụng văn bảng với các màu sắc và biểu tượng để truyền đạt.
Quy trình 5S thực hiện ra sao?
Phương pháp 5S cần được tiến hành ở bất kể nơi nào có hoạt động giải trí như doanh nghiệp, nhà xưởng, … để hình thành nề nếp thật sạch, thuận tiện, tránh tiêu tốn lãng phí cho doanh nghiệp. Quy trình thực hiện Kaizen 5S sẽ được thực hiện như sau :
Bước 1 – Chuẩn bị
Để tiến hành quy mô hiệu suất cao chắc như đinh doanh nghiệp cần sẵn sàng chuẩn bị và lên kế hoạch chi tiết cụ thể. Việc tiên phong cần sẵn sàng chuẩn bị nhất là nhân sự chịu nghĩa vụ và trách nhiệm về 5S gồm : trưởng ban, phó ban, thư ký và đảm nhiệm ảnh. Bộ phận này sẽ có trách nhiệm truyền đạt đến những phòng ban khác, giám sát, đào tạo và giảng dạy, nhìn nhận quá trình .
Bước 2 – Phát động chương trình 5S
Quy trình 5S cần được mọi nhân viên cấp dưới trong tổ chức triển khai nắm rõ và tham gia thực hiện đúng. Tuyên truyền chủ trương đến nhân viên cấp dưới trải qua hình ảnh, biểu ngữ Open khắp nơi tại công ty sẽ dễ tiếp cận với họ hơn. Nếu công ty chưa có kinh nghiệm tay nghề tiến hành thì hoàn toàn có thể mời những chuyên viên để phổ cập cho toàn bộ nhân viên cấp dưới .
Bước 3 – Vệ sinh khu vực
Tiến hành phân loại vệ sinh theo từng nhóm nhân viên cấp dưới cho từng khu vực đơn cử và kiểm tra việc thực hiện lẫn nhau. Tổ chức ngày tổng vệ sinh thật sôi sục và cho mọi người có thời cơ thi đua. Chỉ có như vậy, không khí mới tự do và truyền niềm tin tốt nhất cho mọi người. Đặc biệt là mỗi cá thể đều tham gia tự nguyện và có nghĩa vụ và trách nhiệm hơn .
Bước 4 – Sàng lọc những thứ thiết yếu
Doanh nghiệp đang gặp thực trạng chưa thể tối ưu được luồng việc làm cũng như những đồ vật, 5S sẽ là chiêu thức giải quyết và xử lý hữu hiệu. Để quy trình được diễn ra có mạng lưới hệ thống hơn, mỗi bộ phận nên nhìn nhận và đưa ra những tiêu chuẩn đơn cử cho đồ vật nào thực sự thiết yếu và cái nào cần vô hiệu để nhân viên cấp dưới thực hiện đúng .
Bước 5 – Duy trì sàng lọc, sắp xếp và thật sạch
5S cần sự như nhau và phối hợp với nhau, vì thế khi tiến hành mỗi bộ phận cần có sự thống nhất về phương pháp sắp xếp, nơi đặt vật phẩm để mọi người đều hoàn toàn có thể tìm kiếm thuận tiện .
Bước 6 – Đánh giá nội bộ 5S
Những thành viên trong ban chịu nghĩa vụ và trách nhiệm cho quy mô 5S sau khi tiến hành thực hiện sẽ đánh già và ghi nhận lại những yếu tố trong quy trình. Từ đó sẽ biết được mặt mạnh và điểm yếu kém của tổ chức triển khai và đưa ra giải pháp khắc phục trong quy trình tiến độ tới .
Đối tượng nên áp dụng quy trình 5S
Các doanh nghiệp các công ty ở mọi lĩnh vực đều có thể áp dụng mô hình 5S. Đối với những doanh nghiệp đang có vấn đề về việc xử lý công việc chưa được hiệu quả, không sắp xếp khoa học. Hay công việc không đạt hiệu suất như kỳ vọng, tốn nhiều thời gian hoàn thành. Nếu doanh nghiệp bạn đang đối mặt với một trong tình trạng đó càng nên áp dụng mô hình Kaizen để cải thiện.
Một doanh nghiệp để vận dụng Kaizen 5S hiệu suất cao thì những cấp quản trị, chỉ huy và nhân viên cấp dưới đều phải là người tham gia và phối hợp thực hiện cùng nhau. Mô hình này yên cầu sự đồng lòng của mọi người trong tổ chức triển khai chính do nếu người tham gia người không tham gia doanh nghiệp sẽ khó trấn áp, mạng lưới hệ thống không có sự thống nhất, nhiều sai sót trong quy trình quản lý và vận hành .Trong quy mô này sẽ có vài cá thể đóng vai trò quan trọng tác động ảnh hưởng đến sự thành công xuất sắc của quy mô đó là người điều phối viên. Người này sẽ có nghĩa vụ và trách nhiệm theo dõi những trách nhiệm được giao, duy trì quy mô và ra mắt nhân viên cấp dưới mới tham gia. Việc tiên phong cần làm nhất là người tham gia cần làm quen, đổi khác mindset của mình theo quy mô 5S và coi nó như thể một thói quen cho chính mình .
Nhân sự đóng vai trò gì trong 5s?
Mô hình 5S có thành công xuất sắc hay không một hầu hết cũng nhờ vào nhân sự trong tổ chức triển khai doanh nghiệp. Bản chất của 5 s sinh ra là nêu cao tính tập thể, do đó mọi nhân sự đều phải tham gia cùng nhau vào quy trình của quy mô này .Khi thực hiện một quy mô nào đó cho toàn thể công ty thì cũng cần phải có một đội ngũ chịu nghĩa vụ và trách nhiệm kiểm tra và nhìn nhận tiến trình tiến hành và thực hiện để biết những ưu và hạn chế cần để phát huy và khắc phục .Phương pháp 5S phát huy tốt khi mọi người đều hiểu rõ và tuân thủ những lao lý của nó. Để thực hiện điều này không có cách nào ngoài việc doanh nghiệp cần thiết kế xây dựng chương trình huấn luyện và đào tạo và hướng dẫn mọi người trong doanh nghiệp để bảo vệ thực hiện đúng và nâng cao hiệu suất cao việc làm .
Các yếu tố tạo nên thành công khi tiến hành 5S
Khi doanh nghiệp thực hiện bất kể quy mô nào đi chăng nữa, nếu muốn nó thành công xuất sắc và hiệu suất cao cũng nên dựa vào những yếu tố và nguyên tắc nhất định. Đối với quy mô 5S và Kaizen có một số ít yếu tố mà bạn cần phải biết sau đây để đưa ra những quyết định hành động kiểm soát và điều chỉnh tương thích :
Lãnh đạo đống ý, tương hỗ
Dù bạn có nỗ lực lập nên những kế hoạch cải tổ những yếu tố mà tổ chức triển khai đang gặp phải bằng quy mô 5S nhưng bạn không hề thực hiện được nếu như cấp trên của bạn không đồng ý chấp thuận. Sự đồng ý chấp thuận và tương hỗ của ban chỉ huy doanh nghiệp rất quan trọng. Sự cam kết của chỉ huy là kim chỉ nam giúp giải pháp 5S thành công xuất sắc. Từ đây, bạn hoàn toàn có thể vận dụng quy mô 5S một cách tốt và hiệu suất cao nhất .
Tiến hành chương trình đào tạo
Người tham gia cần phải hiểu rõ mới hoàn toàn có thể thực hiện đúng. Việc doanh nghiệp thực thi giảng dạy tốt cho nhân viên cấp dưới của mình sẽ giúp thôi thúc quy mô triển khai đi vào quỹ đạo và đỡ tốn sức lực lao động trong tương lai. Sau khi giảng dạy, mỗi cá thể, mỗi phòng ban sẽ nhận thúc và góp phần những quan điểm hay cùng tăng trưởng doanh nghiệp ngày càng tốt hơn .
Tự nguyện tham gia
Doanh nghiệp, tổ chức triển khai không thể nào mà ép buộc nhân viên cấp dưới thực hiện nếu như họ không tự nguyện. Thay vì truyền tải theo ý bắt buộc thì doanh nghiệp nên khuyến khích và kích thích mọi người cùng thực hiện, thiết kế xây dựng nhận thức của quy mô trong họ thì việc vận dụng quy mô 5S sẽ thành công xuất sắc dễ hơn .Mọi người đều tham gia tự nguyện với sự hào hứng, bạn có được thêm nhiều sáng tạo độc đáo phát minh sáng tạo hơn. Điều này còn giúp tăng sự kết nối ý thức đồng đội giữa những nhân viên cấp dưới với nhau hơn. Khi mọi người có tâm lý tích cực về quy mô sẽ có sự tự giác trải qua hành vi, lâu dần trở thành một thói quen .
Cải tiến mô hình 5S với tiêu chuẩn cao hơn
Chu trình 5S cần nâng cấp cải tiến qua từng tiến trình, diễn biến liên tục, không ngừng nghỉ. Việc này sẽ không khi nào là thừa. Vốn dĩ 5 s lấy con người làm trọng tâm tăng trưởng được vận dụng rất thành công xuất sắc trong những doanh nghiệp Nhật Bản và đang dần thông dụng ở nước ta. Những quyền lợi từ 5S mang lại vô cùng lớn, nó tạo ra hiệu suất cao trong việc làm và tiết kiệm chi phí ngân sách cho doanh nghiệp đáng kể .
Lưu ý khi sử dụng phương pháp 5s
Mỗi một chiêu thức có những đặc trưng riêng không liên quan gì đến nhau, bạn không hề vận dụng như nhau. Việc vận dụng quy tắc 5 s vào trong doanh nghiệp một cách cứng ngắc sẽ khó mà đạt tác dụng thành công xuất sắc. Một vài chú ý quan tâm cho doanh nghiệp khi sử dụng 5S được hiệu suất cao :
- Hỗ trợ từ chỉ huy : Đối với phương pháp 5S thì vai trò của ban lãnh đạo động vô cùng ảnh hưởng đến tinh thần tham gia của những nhân viên của họ. Sự cam kết và hỗ trợ nhiệt tình của ban lãnh đạo góp phần làm nên thành công của phương pháp 5S. Họ cần phải tham gia vào quá trình để đánh giá quy trình cũng như ghi nhận phản hồi từ người tham gia khác
Gắn kết các phòng ban:
5S đòi hỏi mọi người, mọi bộ phận tham gia có mối liên hệ gắn kết với nhau. Bất kỳ nhân sự phòng ban này chuyển đến phòng ban khác cũng có thể hòa nhập tốt.
Đào tạo:
Các chương trình đào tạo cần phải liên tục cập nhật theo sự thay đổi doanh nghiệp để mọi người có thể thích nghi và đáp ứng nhanh chóng, hạn chế được những sai sót.
- Đánh giá : Để biết kết quả của một cái gì đó có đạt thành công hay không chắc chắn không thể bỏ qua bước đo lường hiệu suất công việc thực hiện. Doanh nghiệp cần liên tục theo dõi, đánh giá quy trình để biết được đi tới mục tiêu còn bao xa.
Với 5 s, doanh nghiệp hoàn toàn có thể cải tổ thiên nhiên và môi trường cũng như tạo ra văn hóa truyền thống thao tác hiệu suất cao, tác dụng đạt được tốt hơn. Doanh nghiệp còn ngần ngại gì mà không vận dụng cho tổ chức triển khai của mình. Những thông tin LPTech phân phối trên đây đã giải đáp cho bạn về 5S là gì và quá trình thực hiện 5S cho doanh nghiệp được hiệu suất cao .
Source: https://suachuatulanh.edu.vn
Category : Dịch Vụ Khác
