Sơ đồ Gantt là gì? Tải về mẫu sơ đồ Gantt chi tiết [Miễn phí] – CoffeeHR
Sơ đồ Gantt được biết đến là một trong những công cụ quản lý tiến độ và công việc của dự án hiệu quả. Sơ đồ Gantt là gì? Cách vẽ sơ đồ Gantt để quản lý dự án hiệu quả hơn như thế nào? Cùng tìm hiểu thêm ưu điểm, nhược điểm và các kiến thức khác về sơ đồ Gantt với bài viết dưới đây nhé.
Phân Mục Lục Chính
Sơ đồ Gantt là gì?
Sơ đồ Gantt còn có tên gọi khác là biểu đồ Gantt hoặc sơ đồ ngang Gantt. Đây là công cụ lâu đời dùng để quản lý dự án và vẫn được ứng dụng trong ngày nay. Sơ đồ Gantt cung cấp cho người dùng các đầu mục nhiệm vụ cụ thể, mốc thời gian hoàn thành và tiến độ công việc một cách trực quan.
Sơ đồ Gantt được thiết kế với 2 trục:
- Trục hoành thể hiện mốc thời gian hoàn thành công việc
- Trung tung minh họa các đầu mục công việc
Chính vì phong cách thiết kế đơn thuần và tiện lợi, sơ đồ Gantt tương thích với lên timeline, quản trị tiến độ công việc hoặc những dự án Bất Động Sản của doanh nghiệp .» Xem thêm: Ma trận Eisenhower là gì – Phương pháp quản lý thời gian hiệu quả
Đối tượng phù hợp sử dụng sơ đồ Gantt
Sơ đồ Gantt được thiết kế một cách dễ hiểu, gồm các công việc và mốc thời gian rõ ràng. Biểu đồ Gantt được đánh giá là phù hợp với những công việc cần những tính chất sau.
- Lập ra kế hoạch công việc và dòng thời gian tổng quát: vì sơ đồ Gantt hiển thị rõ ràng những đầu mục nhiệm vụ cần thực hiện, thời gian và thứ tự thực hiện. Nhờ thế mà cung cấp cho người dùng cái nhìn tổng quát về dự án.
- Phối hợp nhiều bộ phận liên quan: sơ đồ Gantt sẽ cung cấp chi tiết là quá trình thực hiện công việc đến đâu, tại thời điểm nào. Điều này nhằm giúp các bộ phận tham gia dự án nắm được tiến độ công việc của dự án. Nhờ đó, họ sẽ phối hợp nhịp nhàng để nắm bắt và hoàn thành công việc đúng tiến độ.
- Ước tính thời gian và khối lượng công việc: sơ đồ Gantt cung cấp khối lượng công việc số lượng nhân lực tham gia dự án. Điều này giúp quản lý phân công và điều phối công việc hiệu quả.
- Lịch trình dự án đơn giản: sơ đồ Gantt sẽ giúp bạn tạo một lịch trình đơn giản để tóm tắt sơ bộ dự án cho khách hàng, đối tác hoặc nhân viên.
» Đừng bỏ lỡ: Nguyên tắc Pareto là gì? Cách áp dụng quy tắc 80/20 hiệu quả
Ưu và nhược điểm của sơ đồ Gantt
Ưu điểm
Sơ đồ Gantt là công cụ tuyệt vời lập kế hoạch thời gian và công việc đơn giản cho dự án nhỏ. Sơ đồ Gantt giúp người đọc dễ thấy công việc và thời gian cụ thể và bao quát tổng thời gian dự án.
- Quản lý nhiều thông tin cùng lúc
Sơ đồ Gantt được phong cách thiết kế đơn thuần, dễ nhìn với 2 trục chính, giúp người đọc nắm thông tin quan trọng của dự án Bất Động Sản. Nó gồm có tên công việc cần triển khai, người đảm nhiệm, thời hạn khởi đầu và diễn ra của công việc, mối link giữa công việc và toàn thể dự án Bất Động Sản nói chung .
- Nâng cao năng suất công việc
Sơ đồ Gantt cung ứng mối liên hệ giữa công việc nhỏ và hàng loạt dự án Bất Động Sản. Yếu tố này giúp người tiếp đón công việc hiểu được tầm quan trọng và vai trò của mắt xích nhỏ trong hàng loạt dự án Bất Động Sản. Điều này thôi thúc người triển khai dữ thế chủ động hoàn thành xong công việc để không ảnh hưởng tác động đến tiến độ của những đầu mục công việc tiếp theo .
- Sử dụng nguồn nhân lực hiệu quả
Khối lượng công việc và số lượng nguồn lực được sơ đồ Gantt thể hiện một cách khách quan. Nhờ đó mà người quản lý có thể sắp xếp tối ưu và phân bổ nguồn nhân lực hợp lý cho từng đầu mục công việc, đảm bảo chất lượng dự án.
Nhược điểm
- Phụ thuộc vào cấu trúc phân chia được xây dựng từ trước
Nếu sơ đồ Gantt được thiết kế xây dựng cùng lúc với cấu trúc phân loại công việc thì sẽ rất bất lợi. Người quản trị sẽ phải đổi khác và sửa lại hết nếu công việc bị bỏ sót, thời hạn bị giám sát sai hoặc những yếu tố tác động ảnh hưởng khác khó Dự kiến .
- Chỉ vận hành tốt với các nhóm nhỏ
Mặc dù phong cách thiết kế đơn thuần và dễ hiểu, nhưng sơ đồ Gantt sẽ trở nên phức tạp với những dự án Bất Động Sản có hàng trăm đầu mục công việc khác nhau. Với những công việc và thời hạn lê dài, sẽ rất khó để xem tổng quát dự án Bất Động Sản trên một màn hình hiển thị. Đồng thời, việc update công việc, tiến độ sẽ rất mất thời hạn, không hiệu suất cao với người dùng .
Ví dụ với một công việc trong dự án Bất Động Sản. Công việc đó gồm có nhiều trách nhiệm con phải triển khai xong. Sẽ rất khó để biểu đồ Gantt biểu lộ tổng thể đầu mục con và quản trị thời hạn triển khai xong chúng .
- Chưa xử lý tốt các ràng buộc của dự án
Một dự án có ba yếu tố trọng tâm là thời gian, chi phí và phạm vi. Tuy nhiên, yếu tố chính của sơ đồ Gantt là thời gian. Chính vì vậy, mức độ ưu tiên công việc rất khó kiểm soát nếu có nhiều có nhiều đầu mục công việc phức tạp, đan xen lẫn nhau. Do vậy, việc ràng buộc các công việc của dự án chưa được xử lý tốt.
Tìm hiểu thêm về quản trị dự án Bất Động Sản với sơ đồ Gantt
» Đừng bỏ lỡ: Phương pháp Pomodoro là gì? Bí quyết tập trung làm việc hiệu quả
4 bước vẽ sơ đồ Gantt hiệu quả chuẩn nhất
Mặc dù sơ đồ Gantt có thể thiết kế đơn giản bằng bản vẽ tay nhưng việc cập nhật, sửa chữa thông tin khi có thay đổi sẽ rất mất thời gian. Vì vậy, sơ đồ Gantt sẽ thuận tiện nếu được thực hiện trên các công cụ, phần mềm hỗ trợ. Các bước vẽ sơ đồ Gantt cụ thể như sau:
- Bước 1: Xác định đầu mục công việc
- Bước 2: Xác định mối quan hệ giữa các công việc
- Bước 3: Biểu diễn lên biểu đồ Gantt
- Bước 4: Cập nhật tiến độ dự án
Bước 1: Xác định đầu mục công việc
Bước tiên phong là liệt kê tổng thể công việc cần triển khai trong dự án Bất Động Sản. Để xác lập rõ những công việc, bạn cần xác lập rõ tiềm năng cần đạt được của dự án Bất Động Sản. Sau đó, việc xác lập thời hạn triển khai xong công việc của dự án Bất Động Sản cũng sẽ rõ ràng hơn nhiều .
Bước 2: Xác định mối quan hệ giữa các công việc
Bước tiếp theo là lập mối link giữa những công việc. Đây cũng là điểm mạnh của sơ đồ Gantt khi biểu lộ được những mối đối sánh tương quan của những đầu mục. Có một số ít mối quan hệ giữa những trách nhiệm như sau .
Công việc “ tuần tự ” hay còn gọi là “ tuyến tính ” là những công việc phải được hoàn thành xong trước thì mới triển khai được công việc tiếp theo .
Công việc “ song song ” là những đầu mục công việc hoàn toàn có thể triển khai xong cùng lúc với nhau. Trong dự án Bất Động Sản, có nhiều đầu mục công việc song song thì thời hạn thực thi càng được rút ngắn .
Bạn nên nắm rõ những mối liên hệ tuần tự hoặc song song giữa những đầu mục. Điều này giúp bạn tổ chức triển khai công việc và trình diễn dự án Bất Động Sản rõ ràng hơn .
Trong biểu đồ Gantt, có 3 loại mối liên hệ phổ cập :
- Start to Start (SS): công việc SS bắt đầu cho đến khi công việc trước đó bắt đầu.
- Finish to Finish (FF): công việc FF kết thúc sau khi công việc trước đó kết thúc.
- Finish to Start (FS): công việc FS bắt đầu sau khi công việc trước liên quan kết thúc.
Có một mối liên hệ trong sơ đồ Gantt đó là Start to Finish. Đây được đánh giá là loại hiếm gặp.
Bước 3: Biểu diễn lên biểu đồ Gantt
Sau khi tích lũy vừa đủ tài liệu thiết yếu, bạn hoàn toàn có thể chọn vẽ tay hoặc phong cách thiết kế trên ứng dụng tương hỗ. Hiện nay, có nhiều công cụ tương hỗ chuyên nghiệp như Gantto, Base Wework, … được cho phép bạn truy vấn vào tài liệu từ bất kể vị trí nào nhằm mục đích giúp việc luận bàn, báo cáo giải trình dự án Bất Động Sản thuận tiện hơn .
Một số công cụ thiết kế dựa trên đám mây giúp bạn và các thành viên trong nhóm phối hợp làm việc tốt hơn nhờ việc có thể truy cập tài liệu, thảo luận, báo cáo dự án từ bất cứ vị trí nào.
Bước 4: Cập nhật tiến độ dự án
Theo dõi biểu đồ, nếu dự án Bất Động Sản của bạn vận động và di chuyển theo trục tung có nghĩa là nó đang tăng trưởng. Tuy nhiên sẽ có nhiều đổi khác trong thời hạn tiến hành dự án Bất Động Sản do nhiều yếu tố khác ảnh hưởng tác động. Vì vậy, bạn cần chú ý quan tâm update và kiểm soát và điều chỉnh để không tác động ảnh hưởng đến tiến độ hàng loạt dự án Bất Động Sản. Điều này sẽ giúp bạn update thông tin cho thành viên trong nhóm và đối tác chiến lược kịp thời .
Hướng dẫn cách vẽ sơ đồ Gantt bằng Excel chi tiết
Chuẩn bị dữ liệu cần vẽ
Trong phần Thực hiện dự án Bất Động Sản, thêm những mục sau để bổ trợ tài liệu. Mục đích của việc bổ trợ là để tính được trong thực tiễn đã hoàn thành xong bao nhiêu Xác Suất so với tiềm năng đề ra .
Trong bảng Thực hiện ( actual ), thêm cột Tỷ lệ hoàn thành xong ( % completion ). Còn trong bảng Data Preparation, thêm mục Số ngày đã triển khai ( Days completed ). Trong đó, cần chú ý quan tâm sau :
- Nếu Thời gian dự án (Project timeline) cho mục Plan thì sẽ không tính Số ngày thực hiện (Days completed)
- Nếu Thời gian dự án (Project timeline) cho mục Thực hiện (actual)thì Số ngày thực hiện = Tỷ lệ hoàn thành x số ngày
Cách tạo 1 biểu đồ Gantt Chart mới
Để tạo biểu đồ mới, sử dụng trong thẻ Insert trên thanh công cụ. Sau đó, chọn hình tượng Chart / Bar / Stacked Bar .
Bước 1: Nhập dữ liệu vào biểu đồ
Sau khi biểu đồ Open, bấm vào biểu đồ, thẻ Chart Tools sẽ hiển thị. Chọn mục Design, sau đó chọn tiếp Select Data. Bước này nhằm mục đích nhập tài liệu để lập biểu đồ Gantt .
Mục Chart data range là để điền vùng tài liệu. Quy trình điền vùng tài liệu như sau .
- Thêm vùng dữ liệu mới là Start date: Trong Legend Entries (series), chọn Add.
- Thay đổi thứ tự : đưa Start date lên trước Days.
- Tiếp theo là chỉnh sửa lại cho mục Horizontal (category) Axis Labels ở mục Edit
Đây là tác dụng sau khi triển khai xong xong những bước .
» Xem thêm: Workflow là gì? Lợi ích & 7 bước xây dựng workflow chuyên nghiệp
Bước 2: Sắp xếp thứ tự các task
Nếu muốn đổi khác những Task theo mong ước, ta làm như sau :
- Bấm chọn tên các Task trong biểu đồ.
- Cửa sổ Axis Option hiện lên. Bấm chọn cho mục Categories in reverse order.
Bước 3: Chỉ giữ lại phần biểu đồ số ngày thực hiện các task
Để quản trị tiến độ dự án Bất Động Sản hiệu suất cao hơn, phần Số ngày triển khai những Task cần được hiển thị. Trong biểu đồ có 2 phần : phần tô vàng và phần tô xanh. Phần tô xanh chính là Số ngày thực thi những Task. Để ẩn phần tô vàng, bấm chuột phải vào thanh biểu đồ, sau đó chọn Format Data Series, trong mục Fill chọn No fill và mục Border ta chọn No Line .
Bước 4: Thay đổi các khoảng thời gian cho phù hợp
Khi vẽ biểu đồ sẽ Open khoảng chừng thời hạn do Excel yêu cầu. Vì vậy, ta cần kiểm soát và điều chỉnh những khoảng chừng thời hạn tương thích với dự án Bất Động Sản thực tiễn. Ta làm như sau. Nhập 2 ngày mục tiêu vào vị trí bất kể, sau đó chọn định dạng ô cho 2 vị trí đó là General để hiển thị giá trị ngày dưới dạng số lượng. Đây là hai số biểu lộ khoảng chừng thời hạn mới. Sau đó, lấy hai số này để nhập vào khoảng chừng thời hạn ở bảng phía trên để sửa chữa thay thế cho khoảng chừng thời hạn cũ .
» Xem thêm: Quản lý thời gian là gì? Phương pháp để quản lý thời gian hiệu quả
Bước 5: Theo dõi tỷ lệ hoàn thành các task
Để theo dõi tỷ suất hoàn thành xong, tất cả chúng ta cần màn biểu diễn Days completed vào biểu đồ và phối hợp với Days. Ta cần thêm đối tượng người tiêu dùng mới là Error Bar vào biểu đồ. Quá trình thực thi như sau :
- Bấm vào biểu đồ, trong thẻ Chart tools/Design, ở mục Add Chart Element ở phía dưới, chọn Error Bars
- Chọn More Error Bar Options.
- Sau đó, mục Add Error Bars based on Series (chọn vùng dữ liệu để thêm) xuất hiện. Trong trường hợp này, ta chọn Start date.
Khi mục Format Error Bars Open, ta thiết lập những tính năng như sau :
- Direction: Plus
- End syle: No cap
- Error Amount: chọn Custom/ Specify Value và chọn tới vùng Days Completed
Sau đó, ta sẽ kiểm soát và điều chỉnh định dạng hiển thị cho vùng này như sau :
- Chọn màu: bạn nên chọn màu có độ tương phản lớn so với màu mặc định
- Chọn độ rộng: điều chỉnh sao cho Error Bar sẽ chèn lên toàn bộ vùng biểu đồ gốc.
Một biểu đồ Gantt hoàn hảo sẽ như sau :
Ví dụ minh họa mẫu sơ đồ Gantt
Một nhà máy thép đang giảm tối thiểu chi phí lắp đặt thiết bị kiểm soát ô nhiễm không khí. Tuy nhiên, để bảo vệ môi trường địa phương, chính quyền buộc cơ sở này phải lắp đặt hệ thống lọc không khí trong vòng 16 tuần. Cơ sở đã được cảnh báo rằng nó sẽ bị buộc phải đóng cửa nếu thiết bị không được lắp đặt trước thời hạn.
Để đảm bảo hoạt động của cơ sở nên giám đốc mong muốn hệ thống này được lắp đặt đúng tiến độ. Cáccông việc trong dự án này sẽ được thể hiện ở bảng dưới như sau:
Sơ đồ Gantt ở chế độ triển khai chậm: Với phương pháp triển khai chậm, các tác vụ có thể bắt đầu muộn hơn mà không ảnh hưởng đến thời gian hoàn thành dự án. Độ lệch giữa thời điểm bắt đầu hoặc kết thúc một công việc trong hai biểu đồ (nét chấm) được gọi là thời gian dự trữ.
Sơ đồ Gantt theo phương pháp triển khai sớm: Sử dụng phương pháp Gantt để lập lịch trình dự án, có thể thấy rằng các công việc A-C-E-G-H nằm trên đường Gauntlet. Triển khai sớm cho phép các công việc bắt đầu sớm nhất có thể, miễn là chúng không can thiệp vào các công việc trước đó.
Sơ đồ Gantt dạng liên kết: Ngoài ra, biểu đồ Gantt có thể được biểu diễn dưới dạng liên kết giữa các công việc.
Tải về mẫu sơ đồ Gantt Excel
Mẫu sơ đồ Gantt đơn thuần giúp quản trị những công việc hiệu suất cao được chia theo tháng
Mẫu sơ đồ Gantt chi tiết theo tuần của dự án:
Xem thêm: Hỏi thăm công việc bằng tiếng Nhật
Bài viết đã giải đáp câu hỏi Sơ đồ Gantt là gì và Cách vẽ sơ đồ Gantt quản lý hiệu quả mà người đọc quan tâm và thắc mắc. Mong là bài viết đã cung cấp cho bạn đọc những kiến thức và thông tin có ích về sơ đồ Gantt. Nhờ đó, việc lựa chọn công cụ phù hợp với dự án của doanh nghiệp sẽ dễ dàng và chuyên nghiệp hơn.
CoffeeHR có hơn 10 năm đồng hành cùng rất nhiều doanh nghiệp, tập đoàn. Liên hệ ngay CoffeeHR để nhận được DEMO FREE giải pháp tối ưu quản trị cho Doanh nghiệp của bạn.
- Hotline: (+84) 97 306 0459
- Facebook: CoffeeHR – Cà Phê Nhân sự
Source: https://suachuatulanh.edu.vn
Category : Văn Phòng
