Hướng dẫn xây dựng bản mô tả công việc

Nội dung bài viết được tư vấn chuyên môn bởi Th.S Lê Thị Ánh – người sáng lập Trung tâm đào tạo thực hành Lê Ánh đồng kiêm là giảng viên các khóa học hành chính nhân sự chuyên sâu tại Lê Ánh HR.

Một bản mô tả công việc có đầy đủ thông tin và được trình bày rõ ràng sẽ chắc chắn thu hút nhiều ứng viên tiềm năng. Sau đây là một quy trình hoàn thiện để xây dựng một bảng mô tả công việc đúng chuẩn!

I. Các nguyên tắc cơ bản trong viết mô tả công việc

1. Mục tiêu công việc

Bản mô tả công việc phải nêu lên được mục tiêu của vị trí công việc: “vị trí này tồn tại để làm gì cho công ty?”. Đây chính là mục tiêu công việc phù hợp với các chức năng chính yếu mà vị trí này đảm nhận.

Ví dụ, so với vị trí Trưởng phòng nhân sự có công dụng yêu cầu chủ trương nhân sự, theo dõi và tư vấn triển khai chủ trương thì mục tiêu hoàn toàn có thể là ” Bảo đảm chất lượng và số lượng nguồn nhân lực cho công ty trải qua việc triển khai những chủ trương nhân sự tương thích với nhu yếu quản trị và hiệu suất cao nhất

2. Chức năng và nhiệm vụ

Chức năng của mỗi vị trí được phân chia từ tính năng chung của bộ phận. Đề triển khai được từng công dụng này, bản mô tả công việc phải chỉ ra được những trách nhiệm hầu hết. Nói cách khác, tính năng là tổng hợp của một nhóm những trách nhiệm .
Nhiệm vụ được mô tả với những động từ hành vi đơn cử nhưng không phải là dạng tiến trình. Mô tả ” làm cái gì ” chứ không mô tả ” làm như thế nào “. Chức năng và trách nhiệm cần được sắp xếp theo thứ tự quan trọng và trình tự triển khai, đồng thời nên được diễn đạt ngắn gọn và rõ ràng .
Một số bản mô tả công việc cố gắng nỗ lực liệt kê tổng thể những trách nhiệm dẫn đến list trách nhiệm rườm rà mà vẫn hoàn toàn có thể không mô tả hết được những trách nhiệm có thế phát sinh khi triển khai công việc .
Mỗi trách nhiệm riêng không liên quan gì đến nhau hoặc một vài nhóm trách nhiệm sẽ có mô tả nhu yếu hiệu quả kỳ vọng tổng thể và toàn diện cho vị trí công việc. Đây là những tiêu chuẩn nhìn nhận định tính, là cơ sở để quản trị triển khai công việc so với người quản trị cũng như tiêu chuẩn triển khai công việc cho nhân viên cấp dưới như đã đề cập trên đây .

3. Quyền hạn và trách nhiệm

Quyền hạn và nghĩa vụ và trách nhiệm phải tương ứng với công dụng và trách nhiệm của vị trí. Mỗi cá thể được dữ thế chủ động thực thi những trách nhiệm của mình với những quyền hạn này, đồng thời phải chịu nghĩa vụ và trách nhiệm cho hiệu quả công việc của những trách nhiệm đó .
Các quyền hạn hầu hết thường gồm có quyền hạn về sử dụng nguồn lực kinh tế tài chính, nhân sự, hoạt động giải trí, hay đại diện thay mặt ký kết văn bản, quyết định hành động. Trong khi đó, những nghĩa vụ và trách nhiệm hầu hết là về gia tài, kinh tế tài chính, pháp lý, con người tương quan tới quy trình thực thi trách nhiệm .

4. Yêu cầu năng lực

Đây là những nhu yếu về năng lượng thiết yếu ở mức tối thiểu so với vị trí để thực thi được những trách nhiệm đã nêu, chứ không phải là mô tả về năng lượng của những cá thể thực tiễn tại công ty. Các nhu yếu năng lượng cơ bản hoàn toàn có thể gồm có học vấn, trình độ, kiến thức và kỹ năng, kinh nghiệm tay nghề, kiến thức và kỹ năng, thái độ .
Như vậy, để viết một bản mô tả công việc tốt sẽ cần nhiều thông tin hơn so với một list những công việc thường làm của một vị trí. Hệ thống những bản mô tả công việc được xây dựng một cách chuyên nghiệp và bài bản chắc như đinh sẽ là công cụ đắc lực trong quản trị nhân sự và quản trị hoạt động giải trí của doanh nghiệp

II. Các phương pháp thu thập thông tin liên quan đến vị trí công việc

1. Quan sát

+ Ưu điểm:

Chỉ thích hợp khi công việc đã chuẩn hóa theo dây chuyền sản xuất, công nghệ tiên tiến hay những công việc được lặp đi lặp lại ; đặc biệt quan trọng với những công việc tay chân hay quản lý và vận hành máy móc .

+ Khuyết điểm:

Khi những công nhân biết mình bị theo dõi, họ có thế sẽ là việc với nhịp đô, phương pháp và hiệu suất khác với lúc thông thường .

2. Phỏng vấn vị trí công việc và trưởng bộ phận

+ Ưu điểm : Rất hiệu suất cao khi xác lập giá trị công việc hay nhu yếu huấn luyện và đào tạo cho người giữ vị trí .

+ Khuyết điểm: Tốn nhiều thời gian công sức để sắp xếp gặp gỡ phỏng vấn người giữ vị trí hay trưởng bộ phận. Có thể nhận được những thông tin sai lệch do người phỏng vấn tự đánh giá cao.

3. Bảng câu hỏi mẫu dé phân tích công việc

+ Ưu điểm: Được áp dụng rộng rãi cho tất cả các vị trí cùng một lúc nên tiết kiệm thời gian.

+ Khuyết điểm: Có thể bị hiểu sai câu hỏi do tâm lý e dè lo ngại cung cấp thông tin sơ hở của mình cho Ban Nhân sự.

4.  Bảng ghi chép các công việc đã thực hiện trong ngày

+ Ưu điểm: Bảng ghi chép này nhằm giúp cho người giữ vị trí kiểm soát được việc sử dụng thời gian thực sự đối với từng công việc. Bảng ghi chép có thể đơn giản chỉ là một lịch bố trí tiền độ làm việc được soạn bởi phần mềm Microsoft Project.

+ Khuyết điểm: Chỉ dành riêng cho các vị trí không thể quan sát được như cấp quản lý, chuyên gia hoặc các công việc được thực hiện ngoài giờ, ngoài văn phòng, không thường xuyên.

III. Cách thức thiết lập bảng mô tả công việc

Để hoàn toàn có thể xây dựng một bản mô tả công việc bộ phận thật đúng chuẩn, ta cũng cần phải tiễn hành nghiên cứu và phân tích công việc trước khi thiết lập bảng mô tả

Xem chi tiết trong bài viết: Phân tích công việc trước khi thiết lập bảng mô tả

IV. Mô Tả Công Việc Nhân Viên Nhân Sự

1. Thông tin chung:

2. Mục đích công việc

3. Nhiệm vụ công việc

a. Quản lý công tác làm việc tuyển dụng công ty theo Thủ tục tuyển dụng :

• Nhận bản đăng ký nhận sự, trình ký
• Lập thông báo tuyển dụng, liên hệ các trung tâm việc làm để thông báo tuyển dụng, chuyển thông báo tuyển dụng cho thư ký HC đăng báo
• Nhận hồ sơ, kiểm tra hồ sơ, trả hồ sơ không đạt, lên danh sách trình TP.
• Lập – gửi thư mời test theo yêu cầu TP, điện thoại báo ứng viên ngày giờ test, chuẩn bị bài test – phòng test, chuyển bài test cho TP, lên danh sách kết quả test, thông báo ứng viên không đạt bằng thư
• Liên danh sách phỏng vấn, thông bảo ứng viên phỏng vấn bằng điện thoại và thư, tổ chức phỏng vấn (phòng họp, nhắc lại lịch), lên danh sách kết quả phỏng vấn, thông báo ứng viên không đạt yêu câu, thông báo ứng viên đạt yêu cầu và lịch nhận việc,  lập giấy nhận việc.

b. Chuyển bảng nhìn nhận ứng viên cho phòng kế toán tính lương, lập bảng nhìn nhận ứng viên khi thử việc .
c. Quản lý hồ sơ, lý lịch của công nhân viên toàn Công ty : lưu hồ sơ công nhân viên trong file theo bộ phận. Lập list CNV Công ty theo biểu mẫu, update định kỳ hàng tháng .
d. Quản lý hồ sơ lý lịch của ứng viên không đạt nhu yếu : Lập list ứng viên không đạt nhu yếu theo biểu mẫu list phỏng vấn của thủ tục tuyển dụng, hồ sơ của ứng viên .

Xem thêm: Cấu trúc mẫu mô tả công việc

4. Sử dụng Checklist

Để chắc như đinh bạn không thiếu bất kể phần nào trong một bảng mô tả công việc, hãy sử dụng checklist sau :

• Thông tin về vị trí làm việc.
• Thông tin công ty.
• Kỹ năng và yêu cầu.
• Địa điểm làm việc.
• Khoảng lương và các lợi ích.
• Chi tiết liên hệ.
• …

Hãy tự tạo cho mình một Checklist riêng dựa theo phong thái viết mô tả công việc của công ty bạn .

Có thể bạn quan tâm: Khóa học hành chính nhân sự chuyên nghiệp

Source: https://suachuatulanh.edu.vn
Category : Văn Phòng