QUY TRÌNH MUA HÀNG LÀ GÌ? CÁC BƯỚC THỰC HIỆN

06/04/2023 admin

Tin Tức ERP

QUY TRÌNH MUA HÀNG LÀ GÌ? CÁC BƯỚC THỰC HIỆN

Quy trình mua hàng là một phần trong kế hoạch sản xuất, đóng vai trò quan đến sự phát triển của doanh nghiệp trong dài hạn. Bên cạnh việc xây dựng quy trình mua hàng của doanh nghiệp theo cách thủ công, nhiều phần mềm ứng dụng công nghệ tiên tiến cũng đã ra đời. Vậy, quy trình mua hàng là gì? Phần mềm nào giúp xây dựng quy trình này hiệu quả? Cùng GESO tìm hiểu trong bài viết sau nhé!

Quy trình mua hàng là gì? 

Quy trình mua hàng là những bước mà doanh nghiệp cần phải triển khai để triển khai xong một thanh toán giao dịch. Các doanh nghiệp phải trải qua quy trình này khi mua bất kể thứ gì. Có sự khác nhau trong quy trình mua hàng của doanh nghiệp và người tiêu dùng. Quy trình này trong doanh nghiệp thường nhu yếu những việc làm như : điều tra và nghiên cứu, tìm kiếm nguồn cung hàng hóa, thực thi quy trình đàm phán và lập hóa đơn .

Một số hạn chế khi áp dụng quy trình mua hàng 

So với trước kia, môi trường tự nhiên kinh doanh thương mại lúc bấy giờ đang ngày càng phức tạp và những nhu yếu việc làm cũng được chú trọng hơn. Do đó, việc vận dụng quy trình mua hàng bằng tay thủ công đã không còn bảo vệ tính đúng chuẩn và độ hiệu suất cao. Một số hạn chế tiêu biểu vượt trội hoàn toàn có thể kể đến như sau :

  • Thông số kỹ thuật hàng hóa: Các hồ sơ lưu trữ liên quan đến hàng hóa nhiều và khó để thống kê một cách chi tiết.

  • Lựa chọn nhà cung cấp (NCC) không đảm bảo: Nhân viên là người trực tiếp quyết định NCC hàng hóa, nguyên vật liệu. Do đó, sai sót hay ăn chia hoa hồng giữa nhân viên, nhà cung cấp có thể khiến chất lượng hàng hóa giảm và gây thất thoát cho doanh nghiệp.

  • Rủi ro mua hàng: Hoạt động thủ công khiến việc trao đổi dữ liệu giữa các phòng ban bị hạn chế. Do đó, việc kiểm soát tồn kho, số lượng hàng mua,.. không được đảm bảo độ chính xác.

  • Rủi ro thanh toán: Khó khăn trong việc theo dõi và lên kế hoạch xử lý các tình huống như thiếu hồ sơ thanh toán, đơn hàng chưa được phê duyệt, số lượng hàng hóa có vấn đề,…

  • Tốn thời gian vận hành: Từ các vấn đề ở trên, doanh nghiệp dễ dàng nhận thấy quy trình mua hàng thủ công tốn nhiều thời gian, công sức nhân viên phụ trách. Song, kết quả mang lại không cao so với những gì bỏ ra.

​

Để cải tổ những mặt hạn chế này, nhiều doanh nghiệp lựa chọn sử dụng ứng dụng quản trị mua hàng hoặc quản trị doanh nghiệp để tối ưu hóa quy trình. Qua đó, giúp nhân viên cấp dưới thuận tiện quản trị thông tin, những phòng ban hoàn toàn có thể san sẻ tài liệu với nhau và doanh nghiệp tiết kiệm ngân sách và chi phí được ngân sách trong quy trình mua hàng .

Lợi ích khi doanh nghiệp có quy trình mua hàng rõ ràng 

Xây dựng một quy trình mua hàng hiệu suất cao giúp doanh nghiệp hạn chế những rủi ro tiềm ẩn thất thoát và chất lượng hàng hóa khi nhập kho. Dưới đây là 1 số ít quyền lợi khi doanh nghiệp có một quy trình mua hàng rõ ràng :

  • Đảm bảo nhà sản xuất ( NCC ) thích hợp ( tránh rủi ro đáng tiếc thương mại và Chi tiêu cạnh tranh đối đầu trên thị trường ) cho một loại hàng hóa, dịch vụ đơn cử .

  • Quy trình mua hàng giúp vô hiệu những thanh toán giao dịch mua hàng không tương thích .

  • Quản lý mạng lưới hệ thống, mối quan hệ với những NCC uy tín .

  • Nếu xây dựng được một quy trình mua hàng rõ ràng thì doanh nghiệp hoàn toàn có thể vận dụng cho hàng loạt tổ chức triển khai .

  • Tạo ra một quy chuẩn chung cho hàng hóa, nguyên vật liệu trước khi triển khai nhập kho .

  • Hỗ trợ kế toán trong việc theo dõi truy thuế kiểm toán một cách đúng chuẩn .

  • Phần mềm quản trị doanh nghiệp phân phối những kế hoạch tự động hóa, giúp quy trình mua hàng được giảm thiểu ngân sách .

​

Các bước trong quy trình mua hàng của doanh nghiệp 

Doanh nghiệp không hề tự ý đưa ra quyết định hành động mua hàng nếu không có nhu yếu đơn cử. Nhu cầu mua hàng của doanh nghiệp thường phát sinh trong quy trình kinh doanh thương mại, kế hoạch tổng và kế hoạch sản xuất. Sau khi xác lập được nhu yếu này, miêu tả quy trình mua hàng được xây dựng dựa trên những bước sau đây .

Lập đề nghị mua hàng

Nghiệp vụ mua hàng có đôi nét độc lạ không quá lớn giữa mua hàng trong nước và nhập khẩu. Ở bài viết này, GESO đa phần đề cập đến việc mua hàng trong nước .

Nhu cầu mua hàng thường bắt nguồn từ kế hoạch sản xuất hoặc nhu yếu riêng không liên quan gì đến nhau tại những phòng ban về dụng cụ, gia tài Giao hàng việc làm. Bộ phận phát sinh nhu yếu lập ý kiến đề nghị gửi đến phòng mua hàng để chờ duyệt. Với ứng dụng SalesUp ERP, bộ phận phát sinh nhu yếu sẽ triển khai lập ý kiến đề nghị mua hàng trên mạng lưới hệ thống và được duyệt trải qua chủ trương duyệt PR .

Nếu ý kiến đề nghị mua hàng được trải qua thì nhân viên cấp dưới mua hàng sẽ thực thi tìm kiếm NCC .

Lập đề nghị báo giá

Đồng thời một ý kiến đề nghị làm giá được gửi đến những nhà sản xuất hiện tại hoặc đơn vị chức năng mới để đánh giá và thẩm định / nhìn nhận lại. Điều này giúp tìm ra NCC tương thích với những điều kiện kèm theo của bộ phận lập đề xuất mua hàng .

Theo dõi báo giá của NCC

Đây là một bước quan trọng trong quy trình mua hàng. Các làm giá từ những nhà sản xuất được gửi về và ghi nhận. Hệ thống tự động hóa hoặc nhân viên cấp dưới phòng mua hàng sẽ lựa chọn NCC có năng lực cung ứng tốt nhất những tiêu chuẩn và điều kiện kèm theo đã xây dựng trước đó .

Căn cứ vào bảng làm giá của nhà sản xuất và chủ trương duyệt PO ( ứng dụng SalesUp ERP ), phòng mua hàng triển khai lập và theo dõi hợp đồng / đơn mua hàng dựa trên đặc trưng doanh nghiệp, đặc thù mua và bán .

Phê duyệt báo giá

Trong quy trình mua hàng, phê duyệt làm giá thường do ban chỉ huy doanh nghiệp thực thi dựa trên những thông tin sau :

​

Lập hợp đồng/đơn mua hàng 

Chỉ chuyển đến bước này của quy trình mua hàng khi đã chọn được đơn vị chức năng phân phối tương thích. Nhân viên phòng mua hàng thực thi lập hợp đồng mua hàng ( ghi nhận thông tin của làm giá, lao lý thanh toán giao dịch, thời gian giao hàng ). Đơn đặt hàng được gửi cho nhà cung ứng để hợp đồng giữa 2 bên .

Nếu hợp đồng cần nhiều lần ký kết thì sẽ lập đơn hàng cho từng thời gian thực thi. Thông tin được in trên hàng sẽ nhờ vào vào những pháp luật đã cam kết trong hợp đồng. Đơn hàng được lưu chuyển đến những bộ phận, phòng ban tương quan như : kế toán, bộ phận kho, … để theo dõi và triển khai

Lập đề nghị nhập hàng và đề nghị kiểm hàng

Trong quy trình mua hàng, đây là bước quan trọng trước khi nhập kho. Để bảo vệ không phát sinh yếu tố gì vào thời gian nhập hàng, phòng mua hàng lập ý kiến đề nghị nhập hàng và ý kiến đề nghị kiểm hàng gửi đến những phòng ban tương quan theo dõi và triển khai .

Với quy trình mua hàng bằng tay thủ công, quy trình này hoàn toàn có thể tốn nhiều thời hạn thay vì được tích hợp như trên mạng lưới hệ thống quản trị doanh nghiệp. Các phòng ban tương quan sẽ tự được thông tin vào quy trình khi đến việc làm của mình .

Nhập kho hàng hóa

Bộ phận kho kiểm định / kiểm tính hàng hóa được luân chuyển đến trước khi nhập kho. Tiêu chuẩn kiểm tra địa thế căn cứ những thông tin trên hợp đồng, gồm có : số lượng, thông số kỹ thuật kỹ thuật, quy cách hàng hóa, … Các loại sản phẩm không đạt tiêu chuẩn sẽ được thông tin đến phòng mua hàng và thực thi quy trình đổi / trả hàng hóa. trái lại, mẫu sản phẩm đạt tiêu chuẩn hoàn toàn có thể thực thi nhập kho .

Trong quá hàng hóa nhập kho, bộ phận kho ghi nhận số lượng, còn thông tin về giá được bổ trợ bởi phòng mua hàng .

Thanh toán và kết thúc quy trình mua hàng

Phòng mua hàng địa thế căn cứ hóa đơn nhà cung ứng và lao lý hợp đồng để lập hồ sơ giao dịch thanh toán. Nếu hồ sơ được duyệt thì phòng kế toán sẽ thực thi thanh toán giao dịch cho NCC. Ngược lại, kế toán thực thi sẽ phản hồi lại phòng mua hàng để bổ trợ hoặc chỉnh sửa thông tin .

Với SalesUp ERP, module kế toán sẽ chạy ngầm trong suốt quy trình mua hàng để rút ngắn thời hạn xét duyệt .

>> > Xem thêm : Phần mềm ERP là gì ?

Một số lưu ý quan trọng trong quy trình mua hàng 

Dưới đây là 1 số ít chú ý quan tâm quan trọng trong quy trình mua hàng mà doanh nghiệp cần nắm rõ để đưa ra những quyết định hành động sáng suốt .

Thời điểm cần có hàng

Để đạt được hiệu suất cao kinh doanh thương mại tốt nhất, doanh nghiệp cần tăng doanh thu bán hàng và cải tổ ngân sách quản lý và vận hành sản xuất. Do đó, thời gian có hàng đóng vai trò rất quan trọng – giúp những đơn vị chức năng thực thi theo dõi, trấn áp được dòng lưu chuyển nguyên vật liệu nguồn vào .

Doanh nghiệp hoàn toàn có thể biết khi nào nên thực thi đặt hàng để nguyên vật liệu được luân chuyển đúng thời hạn hẹn trước và bảo vệ những cam kết về chất lượng. Từ đó, doanh nghiệp hoàn toàn có thể tiết kiệm chi phí ngân sách lưu kho hàng hóa và tối đa nguồn vốn cho những thời cơ tiềm năng khác .

Số lượng sản xuất và mức tồn kho an toàn

Khi triển khai mua hàng, nhân viên cấp dưới cần địa thế căn cứ kế hoạch sản xuất và năng lực sử dụng nguyên vật liệu hiện tại để tính số lượng hàng cần đặt. Có thể hiểu đơn thuần đây là số lượng đặt hàng kinh tế tài chính trong quy trình mua hàng .

Một số trường hợp, quyết định hành động mua hàng còn chịu sự kiểm soát và điều chỉnh từ mức tồn dư bảo đảm an toàn. Do đó, quy trình mua hàng phải bảo vệ những điều kiện kèm theo trong sản xuất và tổng lượng hàng tồn dư không ít hoặc nhiều hơn hạn mức kho .

Tình hình đợi hàng từ nhà cung cấp

Với cùng một loại nguyên vật liệu, mỗi nhà cung ứng sẽ có những mức giá khác nhau. Ví dụ, hàng nhập từ quốc tế sẽ có thời hạn giao nhận lâu hơn và phát sinh một số ít ngân sách nhất định. Đối với những doanh nghiệp thì thời hạn chờ luân chuyển hàng tác động ảnh hưởng rất nhiều đến hoạt động giải trí sản xuất .

Các đơn hàng từ quốc tế thường được đặt với số lượng lớn để bảo vệ đủ dùng cho hoạt động giải trí sản xuất trong lần tiếp theo. Do đó, đây là một yếu tố rất quan trọng khi xây dựng quy trình mua hàng rõ ràng .

Phần mềm quản lý mua hàng hiệu quả dành cho doanh nghiệp Việt Nam 

Hiện nay, có nhiều ứng dụng quản trị mua hàng với những module thao tác hiệu suất cao. Tuy nhiên, chất lượng cao đi kèm với giá tiền tương ứng. Nhiều doanh nghiệp không hề sử dụng những mạng lưới hệ thống này do yếu tố ngân sách không bảo vệ. Thay vào đó, những lựa chọn ứng dụng tích hợp được ưu tiên hơn .

SalesUp ERP là một trong những giải pháp quản trị doanh nghiệp số 1 lúc bấy giờ. Phần mềm này tương hỗ doanh nghiệp tối ưu ngân sách và doanh thu bằng cách mạng lưới hệ thống việc làm của những phòng ban và san sẻ tài liệu với nhau .

Do đó, những phòng ban hoàn toàn có thể theo dõi, triển khai triển khai những việc làm mà không phải tốn thời hạn chờ đón tài liệu từ đơn vị chức năng khác. Điểm đặc biệt quan trọng của ứng dụng SalesUp ERP là việc thực thi những việc làm theo một quy trình nhất định và có sự tham gia của những phòng ban tương quan. Quá trình này giúp những phòng ban nắm được thông tin và triển khai ghi nhận đúng mực hơn .

SalesUp ERP là phiên bản không thiếu quyền, tính năng và kèm theo lan rộng ra module. Do đó, đây là lựa chọn tương thích cho những doanh nghiệp lớn trong quy trình quản trị của mình. Đối với những doanh nghiệp nhỏ có nguồn vốn hạn chế thì SalesUp ERP SaaS là giải pháp tương thích nhất. Mặc dù không có những quyền hạn nâng cao như “ người bạn bè ” của mình, nhưng ứng dụng này vẫn bảo vệ những công dụng cơ bản để quản trị doanh nghiệp nói chung và quy trình mua hàng nói riêng .

Nếu doanh nghiệp muốn triển khai xong tốt một quy trình mua hàng thì yên cầu phải có nhiều kỹ năng và kiến thức và sự cẩn trọng ở người thực thi. Do đó, những ứng dụng mua hàng sinh ra, cung ứng quy trình được tự động hóa và thuận tiện cho việc thao tác. Trong đó, SalesUp ERP là một trong những giải pháp tổng lực, giúp xử lý quản trị doanh nghiệp hiệu suất cao. Nếu cần biết thêm thông tin gì về quy trình mua hàng trong mạng lưới hệ thống SalesUp ERP thì doanh nghiệp sung sướng liên hệ với GESO nhé !

Để hoàn toàn có thể thưởng thức quy trình mua hàng trên ứng dụng SalesUp ERP, doanh nghiệp vui vẻ liên hệ ngay GESO để dùng thử trọn vẹn không lấy phí !

Sửa Tủ Lạnh

Trung Tâm Bảo Hành

Alternate Text Gọi ngay