Quy trình kiểm soát xuất kho 6 bước hoàn chỉnh – MISA AMIS
Kiểm soát xuất kho nói riêng và kiểm soát nhập xuất tồn kho nói chung là công việc quan trọng tại mỗi doanh nghiệp. Cần xây dựng một quy trình kiểm soát xuất kho hoàn chỉnh, hiệu quả để không làm gián đoạn việc sản xuất, kinh doanh và tránh các rủi ro thất thoát cho doanh nghiệp.
Kiều Phương Thanh
là một chuyên gia với hơn 10 năm kinh nghiệm trong ngành tài chính kế toán, tác giả của rất nhiều bài viết được đón nhận và chia sẻ trên các diễn đàn kế toán và tài chính Việt Nam.
Về tác giảBài đã đăngĐối với yếu tố kiểm soát và quản trị kho, trách nhiệm và nghĩa vụ và trách nhiệm của doanh nghiệp hoàn toàn có thể gồm có từ giám sát và nhìn nhận nhân viên cấp dưới cho đến những việc như luân chuyển, mua, nhập xuất, kiểm soát hàng tồn dư, tàng trữ và phân phối hàng hóa .
Phân Mục Lục Chính
Hàng tồn dư thường chiếm tỷ trọng lớn trong mạng lưới hệ thống gia tài lưu động của một doanh nghiệp. Đó là những nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, thành phẩm, bán thành phẩm, hàng hóa mua về để bán … tham gia trực tiếp vào quy trình sản xuất, kinh doanh thương mại của doanh nghiệp .
Nếu không quản trị quy trình kiểm soát xuất kho hiệu suất cao, doanh nghiệp rất dễ gặp phải những yếu tố sau :
- Thừa thiếu hàng không hợp lý.
- Thất thoát hàng hóa do sai sót hoặc gian lận.
- Tình trạng hàng hóa hư hỏng, hao mòn, giảm giá trị sử dụng do tồn kho quá lâu.
- Tốn chi phí kiểm soát, tìm kiếm hàng hóa.
- …
>>> Đọc thêm: Quản trị doanh nghiệp là gì? Phương pháp quản trị doanh nghiệp SMEs
*** Quy trình xuất kho quan trọng như thế nào?
- Giảm thiểu nguy cơ thất thoát hàng hóa: Quy trình xuất kho theo tiêu chuẩn gồm nhiều bước thực hiện với đầy đủ các giấy tờ quan trọng cần thiết. Thực hiện xuất kho theo quy trình tiêu chuẩn sẽ giúp hàng hóa xuất kho đúng chủng loại, đúng số lượng nhờ vậy giảm thiểu tối đa nguy cơ thất thoát hàng hóa không.
- Hỗ trợ công tác sản xuất/kinh doanh: Xuất kho theo quy trình tiêu chuẩn sẽ trải qua các bước phê duyệt và kiểm tra hàng tồn kho nên sẽ giúp hàng hóa xuất kho đảm bảo được các yêu cầu cần thiết trước khi đến tay khách hàng; đảm bảo công tác sản xuất/kinh doanh liền mạch, không bị gián đoạn do thiếu hàng hóa, vật tư.
- Đảm bảo quá trình nhập hàng, kiểm soát và quản lý hàng tồn kho: Quy trình xuất hàng tiêu chuẩn sẽ kết thúc bằng công đoạn ghi nhận thông tin. Lúc này, người quản lý có cơ sở để đưa ra những kiểm tra, đánh giá hàng tồn kho nhằm quyết định nhập hàng, tiêu hủy hàng hóa hoặc một động thái phù hợp khác.
Quy trình kiểm soát xuất kho 6 bước hoàn chỉnh
Muốn tối ưu hóa quy trình kiểm soát xuất kho, điều quan trọng mà doanh nghiệp cần hiểu : để cải tổ hiệu suất cao quản trị kho yên cầu sự tích hợp giữa việc quản trị tài liệu, nâng cấp cải tiến quy trình và ứng dụng công nghệ tiên tiến kỹ thuật .
Quy trình kiểm soát xuất kho gồm 6 bước :
Bước 1: Yêu cầu, đề nghị xuất kho
Đơn vị chịu nghĩa vụ và trách nhiệm tương quan đến hoạt động giải trí yên cầu xuất kho lập Phiếu nhu yếu, ý kiến đề nghị xuất kho. Mỗi loại hàng hóa sẽ do mỗi bộ phận khác nhau đảm nhiệm, ví dụ điển hình, nếu xuất vật tư, nguyên vật liệu để sản xuất, lắp ráp thì trưởng bộ phận sản xuất sẽ có thẩm quyền lập phiếu đề xuất xuất kho, còn với thành phẩm hoặc mẫu sản phẩm kinh doanh thương mại của công ty thì bộ phận bán hàng có nghĩa vụ và trách nhiệm nhu yếu xuất kho .
Phiếu đề xuất xuất kho phải được lập bởi người có thẩm quyền. Điều này nhằm mục đích bảo vệ rằng việc xuất kho là dựa trên nhu yếu tương thích của bộ phận / phòng ban trong công ty, ship hàng hoạt động giải trí chung của doanh nghiệp chứ không phải một quyền lợi cá thể nào khác .
Bước 2: Phê duyệt đề nghị xuất kho
Ban giám đốc hoặc người có thẩm quyền sẽ xem xét và phê duyệt đề xuất xuất kho của một số ít loại loại sản phẩm hoặc vật tư lưu kho nhất định .
Đối với nguyên vật liệu sản xuất, phiếu đề xuất này phải được trình lên giám đốc hoặc trưởng bộ phận Kế hoạch sản xuất để phê duyệt .
Đối với hàng bán thì hoàn toàn có thể không cần trải qua quản trị hạng sang mà bộ phận kế toán, bán hàng hoàn toàn có thể tự ký duyệt .
Đây là bước giám sát thiết yếu, không hề thiếu trong quy trình xuất kho, nhằm mục đích nhìn nhận xem nhu yếu xuất kho có thiết yếu hay không, lượng xuất kho có tương thích không .
Chẳng hạn, phân xưởng sản xuất cần thêm một 10 kg lượng nguyên vật liệu A để triển khai xong đơn hàng, tuy nhiên giám đốc hoàn toàn có thể nhìn nhận thấy với lượng thành phẩm chưa hoàn thành xong, chỉ cần 5 kg là đủ. Điều này bảo vệ cho lượng vật tư, hàng hóa xuất kho là thiết yếu, không tiêu tốn lãng phí, cung ứng nhu yếu sản xuất kinh doanh thương mại của Doanh Nghiệp .
Bước 3: Kiểm tra tồn kho
Sau khi bảo vệ nhu yếu xuất kho là tương thích và thiết yếu bằng hai bước trên, bộ phận kho sẽ thực thi kiểm tra thực trạng tồn dư .
Kế toán kho sau khi nhận phiếu đề nghị sẽ tiến hành kiểm tra hàng tồn kho, cụ thể là kiểm kê hàng hóa và vật tư cần xuất để xác định xem số lượng trong kho có đáp ứng được yêu cầu xuất kho hay không. Nếu thiếu hàng cần thông báo ngay cho các phòng ban liên quan để xử lý, nhập thêm hàng đúng chủng loại và số lượng cần thiết, đàm phán gia hạn hợp đồng bán hàng.
Xem thêm: Chiều cao xe tải bao nhiêu là phù hợp? – Dịch Vụ Chuyển Nhà Trọn Gói Kiến Vàng Giá Rẻ Hà Nội
Sau khi xác nhận đã bổ trợ khá đầy đủ hàng hóa để xuất kho, tất cả chúng ta chuyển sang bước tiếp theo .
Bước 4: Lập phiếu xuất kho, hóa đơn và các thủ tục giấy tờ khác
Căn cứ vào thông tin trên phiếu đề xuất đã được ký duyệt hay trên hóa đơn bán hàng, kế toán kho sẽ lập phiếu xuất kho và chuyển cho quản trị kho để triển khai lấy hàng theo nhu yếu .
Phiếu xuất kho cần được lập thành tối thiểu 2 liên, 1 liên lưu tại quyển, 1 liên giao cho thủ kho .
Bước 5: Xuất kho
Nhân viên quản trị kho dựa vào thông tin trên phiếu xuất ( đã có rất đầy đủ xác nhận của những quản trị bộ phận tương quan : kế toán, thủ kho, nhận hàng ) để lấy hàng và sắp xếp hàng hóa theo nhu yếu ; kiểm tra chất lượng và thực trạng thực tiễn hàng hóa trước khi xuất và thực thi bốc xếp lên phương tiện đi lại vận tải đường bộ nếu thiết yếu
Bước 6: Cập nhật thông tin
Kế toán kho update nhật ký xuất kho, hạch toán hàng xuất thủ kho ghi lại thẻ kho và xác định lượng tồn dư. Số liệu phải được thống nhất và ghi nhận đúng chuẩn giữa những bên .
Nhằm tăng hiệu suất cao trong kiểm soát hàng hóa, định kỳ cần so sánh số liệu ghi nhận giữa kế toán kho và thủ kho. Nếu phát hiện xô lệch cần tìm hiểu và khám phá ngay nguyên do để tránh thất thoát hàng hóa, vật tư tại doanh nghiệp .
3. Kinh nghiệm kiểm soát xuất kho hiệu quả
Dưới đây là kinh nghiệp giúp doanh nghiệp hoàn toàn có thể quản trị kiểm soát việc xuất kho một cách hiệu suất cao
3.1 Thiết lập một quy trình nhập – xuất kho hoàn chỉnh
Doanh nghiệp nên thiết lập một quy trình chung như nhau, chi tiết cụ thể, rõ ràng cho việc quản trị hàng tồn dư gồm có cả quản trị nhập và quản trị xuất kho, bảo vệ hoạt động giải trí trơn tru từ những điều đơn thuần nhất .
Có một quy trình chung giống hệt, khi triển khai những quy trình xuất, nhập kho, người triển khai chỉ cần triển khai theo từng bước đã được pháp luật sẽ nhanh gọn và đúng chuẩn hơn .
3.2 Sắp xếp kho một cách thông minh, khoa học
Nhiều doanh nghiệp lúc bấy giờ sử dụng công nghệ tiên tiến mã vạch để kiểm soát hàng tồn dư, với những doanh nghiệp chưa vận dụng công nghệ tiên tiến thì thực thi cấp thẻ kho, mã ghi nhận khi nhập kho. Với cách kiểm soát này, hàng tồn dư sẽ được kế toán viên ghi nhận trên sổ sách sách vở tương quan từ khi nhập kho đến khi xuất kho .
Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần thiết lập sơ đồ lao lý vị trí cố định và thắt chặt của từng loại sản phẩm, mỗi kệ phải được đánh số hiệu, tên loại sản phẩm rõ ràng và những biển hướng dẫn để cả nhân viên cấp dưới mới cũng hoàn toàn có thể thuận tiện tự tìm hiểu và khám phá hàng hóa trong kho. Việc này sẽ giúp kho hàng được sắp xếp một cách mưu trí, quyền lợi thu được là cực kỳ đáng kể, nhất là ở những doanh nghiệp có số lượng hàng tồn dư rất lớn tức là diện tích quy hoạnh kho sẽ rất rộng với hàng trăm hàng nghìn mẫu sản phẩm khác nhau .
3.3 Hạn chế sự ra vào kho đối với người lạ
Rất nhiều doanh nghiệp mắc phải một lỗi vô cùng nghiêm trọng là để người lạ hoàn toàn có thể ra vào khu vực tàng trữ hàng tồn dư. Mặc dù trong thực tiễn việc thất thoát hàng hóa trong kho là một điều tiếp tục xảy ra nguyên do hoàn toàn có thể là do sự nhầm lẫn trong quy trình nhập, xuất, tồn ; hoặc trộm cắp, cháy nổ, hư hỏng, …. tuy nhiên cũng không tránh khỏi trường hợp người lạ làm thất thoát hàng tồn dư .
Để bảo vệ bảo mật an ninh và hạn chế được tối đa thực trạng thất thoát vì người lạ, doanh nghiệp cần hạn chế tối đa những người không tương quan, không phận sự vào kho. Nếu quy mô kho quá lớn, số lượng nhân viên cấp dưới đông, hàng hóa tồn dư phong phú thì cần cung ứng thẻ ra vào và đồng phục cho nhân viên cấp dưới để việc kiểm soát được ngặt nghèo hơn. Cần đưa nội dung này vào nội quy quản trị kho hay quy trình xuất kho của công ty .
3.4 Quản lý chặt chẽ hoạt động nhập – xuất – tồn; thường xuyên kiểm kho
Đối với những doanh nghiệp, việc kiểm kê kho định kỳ là một hoạt động giải trí quan trọng để hoàn toàn có thể kiểm soát hàng tồn dư hiệu suất cao. Thực hiện kiểm kê định kỳ liên tục sẽ giúp doanh nghiệp xác nhận được số lượng hàng tồn dư trong thực tiễn so với số liệu trên báo cáo giải trình và phát hiện những sai sót kịp thời. Ngoài ra hoạt động giải trí kiểm kê cũng là dịp để thanh tra rà soát, phân loại những loại hàng hóa bị hỏng hóc, suy giảm chất lượng .
3.5 Áp dụng công nghệ trong kiểm soát xuất kho
Áp dụng công nghệ tiên tiến vào quy trình mạng lưới hệ thống tại doanh nghiệp là xu thế lúc bấy giờ. Trên thị trường hiện có rất nhiều ứng dụng tương hỗ công tác làm việc kiểm soát quy trình xuất kho tổng lực như ứng dụng kế toán MISA AMIS Quy trình. Phần mềm này được cho phép doanh nghiệp thiết lập những bước link ngặt nghèo giữa bộ phận kế toán, kiểm soát kho cùng phòng kinh doanh thương mại. Nhờ đó, doanh nghiệp luôn thống kế đúng chuẩn số lượng hàng hóa tồn dư, việc luân chuyển, sử dụng vật tư tránh được thiệt hại trong tàng trữ mà không tốn nhiều thời hạn, nhân công kiểm đếm .
Để khám phá thêm, ĐK dùng thử và thưởng thức không lấy phí ứng dụng MISA AMIS Quy trình, Anh / Chị vui mừng ĐK ngay tại đây :
Tác giả tổng hợp : Phương Thanh
6,958
Đánh giá bài viết
[Tổng số:
0
Trung bình: 0]
Source: https://suachuatulanh.edu.vn
Category : Vận Chuyển
