Thư ký là gì? Những công việc và kỹ năng của thư ký – JobsGO Blog

Đánh giá post

Thư ký là một vị trí việc làm khá phổ biến hiện nay. Tuy nhiên, nhiều bạn còn khá băn khoăn, chưa hiểu rõ về công việc này. Vậy nên, trong bài viết dưới đây, JobsGO sẽ giải đáp cho bạn “Thư ký là gì?” và chia sẻ với bạn những kỹ năng cần thiết để trở thành một thư ký giỏi.

1. Thư ký là gì?

Đầu tiên, hãy cùng JobsGO định nghĩa “Thư ký là gì?”. Thực tế, đây là một vị trí đảm nhiệm công tác hỗ trợ quản lý, điều hành trong văn phòng cho cấp trên. Thư ký sẽ phụ trách các công việc liên quan đến sắp xếp hồ sơ, soạn thảo văn bản, lên lịch trình hay lên kế hoạch tổ chức các cuộc họp, hội nghị cho cấp trên của mình, thường là ban lãnh đạo cao cấp như Giám đốc, Tổng Giám đốc hay Chủ tịch công ty.

>> Xem thêm: Trợ lý giám đốc là gì?

2. Công việc của thư ký như thế nào?

Vậy công việc của thư ký là gì? Trước đây, công việc của nhân viên thư ký chủ yếu thiên về ghi chép biên bản. Tức là trong các cuộc họp, họ sẽ phụ trách tóm tắt lại nội dung trọng tâm cũng như ý kiến của mọi người tham gia. Tuy nhiên, hiện nay, phạm vi công việc của thư ký đã được mở rộng hơn nhiều. Một số đầu việc mà nhân viên thư ký phụ trách là:

Xem thêm: Văn phòng – Wikipedia tiếng Việt

• Sắp xếp lịch làm việc ở cơ quan: Thư ký sẽ sắp xếp lịch trình bao gồm: lịch làm việc, lịch các buổi họp, hội nghị hay lịch công tác… rồi thông báo lại với cấp trên. Ngoài ra, thư ký còn đảm nhiệm việc tổ chức các cuộc họp và ghi chép lại nội dung cũng như ý kiến chỉ đạo của cấp trên rồi chuyển xuống cho các phòng ban dưới để họ nắm được thông tin.

• Tiếp nhận và xử lý thông tin: Một trong những nhiệm vụ khác mà thư ký cần thực hiện là tiếp nhận và xử lý thông tin. Thư ký phải đảm bảo giải quyết nhanh chóng, chính xác các văn bản được gửi đi các cơ quan hoặc các văn bản hành chính gửi đến công ty. Ngoài ra, khi nhận được tài liệu từ các phòng ban, thư ký cũng phải tiếp nhận, phân loại và xử lý kịp thời.

• Đón tiếp khách hàng: Thư ký sẽ là người đại diện cấp trên đón tiếp khách hàng khi họ đến công ty. Đồng thời, bạn cần sắp xếp vị trí khách ngồi đợi và chuẩn bị trà nước mời khách. Trong thời gian chờ cấp trên tới, bạn có thể trò chuyện, hỏi han để tạo sợi dây kết nối với khách hàng.

• Sắp xếp các chuyến đi công tác cho cấp trên: Thư ký phải lên sẵn lịch trình và phác thảo khung cho các chuyến công tác của cấp trên rồi báo lại để lãnh đạo có thể nắm được. Một số nội dung cần xây dựng là: mục đích của chuyến đi, thời gian đi, thời gian đến, các điểm dừng… Ngoài ra, thư ký cũng sẽ cần phụ trách chỗ ăn chỗ ở cho cấp trên trong những ngày công tác.

>> Xem thêm: Giám đốc điều hành là gì?

3. Làm thư ký học ngành gì? Trường nào?

Hiện nay, chưa có bất kể trường Cao đẳng, Đại học nào giảng dạy trình độ về ngành thư ký. Trong trong thực tiễn, để hoàn toàn có thể trở thành thư ký tại những công ty, doanh nghiệp thì không quan trọng bạn tốt nghiệp những chuyên ngành về kinh tế tài chính hay kỹ thuật. Điều mà những doanh nghiệp chăm sóc là năng lượng trình độ cũng như những kỹ năng và kiến thức của bạn. Vậy nên, bạn chỉ cần bạn không ngừng trau dồi bản thân thì thời cơ sẽ luôn mở ra với bạn .

4. Các kỹ năng cần có của một thư ký giỏi

Nếu muốn trở thành một thư ký giỏi, bạn cần không ngừng trau dồi và rèn luyện những kỹ năng và kiến thức sau :

4.1 Tin học văn phòng

Kỹ năng tin học văn phòng là yếu tố mà bất kỳ nhân viên công sở nào cũng cần phải trau dồi. Và nó lại càng quan trọng với một thư ký. Việc sử dụng thành thạo các công cụ cơ bản như Microsoft Word, Microsoft Excel hay Powerpoint sẽ giúp bạn làm chủ quá trình soạn thảo văn bản, xây dựng hợp đồng, thuyết trình hay lên kế hoạch, lập hồ sơ… Điều này sẽ góp phần khẳng định năng lực cũng như sự nhanh nhạy với công nghệ của bạn.

4.2 Phân tích & xử lý vấn đề

Là người đại diện thay mặt của những chỉ huy hạng sang, thư ký cần bảo vệ tương hỗ tối đa việc làm cho sếp. Cụ thể, nhiều lúc bạn sẽ cần thay mặt đại diện cấp trên để sắp xếp và xử lý một vài yếu tố trong công ty hay với người mua. Vậy nên, kỹ năng và kiến thức nghiên cứu và phân tích và giải quyết và xử lý trường hợp là điều mà vô cùng thiết yếu. Một thư ký giỏi phải là người có năng lực nhìn nhận và nghiên cứu và phân tích yếu tố một cách nhanh gọn và đúng chuẩn. Dựa trên bức tranh toàn diện và tổng thể, bạn cần phải xác lập rõ đâu là điểm mấu chốt rồi từ đó đề xuất kiến nghị những hướng xử lý tương thích .

4.3 Giao tiếp tốt

Ngoài những kiến thức và kỹ năng trình độ, thư ký giỏi cũng cần chiếm hữu năng lực tiếp xúc tốt. Đây là kiến thức và kỹ năng vô cùng quan trọng .

Bởi bạn được coi là “ trợ thủ ” đắc lực của cấp trên, liên tục gặp gỡ, thao tác với đối tác chiến lược và người mua. Do đó, chỉ khi bạn biểu lộ được sự tinh xảo, khôn khéo trong cử chỉ, hành vi, lời nói …, bạn mới hoàn toàn có thể được cấp trên tin cậy và giao cho những trách nhiệm quan trọng như đàm phán hợp đồng, dự án Bất Động Sản với đối tác chiến lược người mua. Hãy luôn giữ một thái độ tiếp xúc hòa nhã, lịch sự và trang nhã với người khác trong mọi thực trạng để phấn đấu trở thành một thư ký giỏi tổng lực bạn nhé !

4.4 Khả năng về ngoại ngữ

Trong quốc tế hội nhập như ngày này, thành thạo ngoại ngữ là một trong những yếu tố bạn cần trau dồi nếu không muốn bị “ bỏ lại ” phía sau. Ngoài ra, với đặc thù việc làm phải liên tục tiếp người mua, đối tác chiến lược quốc tế và hay đi công tác làm việc quốc tế cùng chỉ huy nên việc đàm phán tiếp xúc bằng ngoại ngữ, đặc biệt quan trọng là tiếng Anh là điều cực kỳ thiết yếu .

4.5 Kỹ năng quản lý

Là nhân viên thân cận của cấp trên, thư ký cũng sẽ cần phải sở hữu khả năng quản lý tốt để có thể thay mặt lãnh đạo điều hành trong một số trường hợp cần thiết. Tức là, bạn phải đảm bảo biết lên kế hoạch, biết cách phối hợp, làm việc với các phòng ban trong khác, có tư duy logic và khả năng phán đoán, giải quyết vấn đề…

4.6 Kỹ năng sắp xếp công việc

Thư ký là người phụ trách lên lịch trình cho cấp trên cũng như các hoạt động chung trong công ty. Vậy nên, kỹ năng sắp xếp công việc là một điều bạn cần phải thành thạo nếu muốn trở thành một thư ký giỏi. Bạn phải đảm bảo phân chia công việc một cách nhanh chóng, khoa học, hợp lý và kịp thời, đảm bảo các lịch trình luôn rõ ràng, không bị vướng hay trùng với nhau.

5. Mức lương thư ký cao không?

Hiện nay, mức lương thông dụng của nhân viên cấp dưới thư ký xê dịch từ 4 – 13 triệu đồng / tháng ( theo Salaryexplorer ). Còn mức lương trung bình duy trì khoảng chừng 9 triệu đồng / tháng. Tuy nhiên, mức lương này không cố định và thắt chặt mà sẽ được kiểm soát và điều chỉnh dựa trên kinh nghiệm tay nghề cũng như năng lượng cá thể của bạn. Nếu bạn đã có nhiều năm thao tác trong nghề đồng thời năng lượng trình độ tốt thì bạn trọn vẹn hoàn toàn có thể nhận được mức lương lên tới 25 – 30 triệu đồng / tháng .

6. Tìm việc làm thư ký tại jobsgo.vn

Nếu bạn đang băn khoăn chưa biết tìm việc làm thư ký ở đâu thì hãy đến ngay với jobsgo.vn. Trên trang tuyển dụng của JobsGO có vô vàn việc làm thư ký tại các công ty, doanh nghiệp trên khắp toàn quốc. Bạn có thể dễ dàng ứng tuyển với các bước sau đây:

Xem thêm: Văn phòng Chính phủ (Việt Nam) – Wikipedia tiếng Việt

• Bước 1: Đầu tiên, bạn cần đăng nhập tài khoản vào trang web https://suachuatulanh.edu.vn/.

• Bước 2: Sau đó, bạn vào tài khoản cá nhân và chọn Cập nhật hồ sơ để upload CV trực tuyến. Bạn cần điền thông tin cá nhân, kinh nghiệm làm việc, kỹ năng…

• Bước 3: Sau khi hoàn thành hồ sơ online, bạn đi tới mục Việc làm và tìm kiếm Thư ký giám đốc tại ô từ khóa. Bạn có thể nhập địa thêm chỉ làm việc mong muốn tại ô Địa điểm. Sau đó, bạn click Tìm việc, JobsGO sẽ hiển thị một dãy kết quả việc làm phù hợp cho bạn.

• Bước 4: Cuối cùng, bạn chỉ cần JD phù hợp và click Ứng tuyển ngay.

Hy vọng, những thông tin trên đây đã giúp bạn hiểu rõ “Thư ký là gì?”. Mong rằng, các bạn sẽ có thể tìm được công việc thư ký đúng với mong ước bản thân.

(Theo JobsGO – Nền tảng tìm việc làm, tuyển dụng, tạo CV xin việc)

Source: https://suachuatulanh.edu.vn
Category : Văn Phòng