Xử lý viết sai tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử ra sao năm 2023?

1. Quy định của pháp luật về hóa đơn điện tử

1.1. Khái niệm hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử là tập hợp thông điệp dữ liệu về bán hàng hóa, đáp ứng dịch vụ được tạo, lập, gửi, nhận, tàng trữ quản trị bằng phương tiện đi lại điện tử .
Hóa đơn điện tử gồm có những loại hóa đơn sau đây : hóa đơn xuất khẩu, hóa đơn giá trị ngày càng tăng, hóa đơn bán hàng, hóa đơn khác ; phiếu thu tiền cước luân chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải đường bộ quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng nhà nước, …, hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và những lao lý của pháp lý có tương quan .

1.2. Điều kiện hóa đơn hợp pháp

Hóa đơn hợp pháp theo quy định tại khoản 7 điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP là hóa đơn đảm bảo đúng, đầy đủ về hình thức và nội dung theo quy định của pháp luật.

Bạn đang đọc: Xử lý viết sai tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử ra sao năm 2023?

Hình thức, nội dung của hóa đơn phải bảo vệ không thiếu những nội dung sau theo pháp luật tại điều 10 Nghị định 123 / 2020 / NĐ-CP :
– Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu số mẫu hóa đơn
– Số hóa đơn
– Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán
– Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua
– Tên, đơn vị chức năng tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ ; thành tiền chưa có thuế giá trị ngày càng tăng, thuế suất thuế giá trị ngày càng tăng, tổng số tiền thuế giá trị ngày càng tăng theo từng loại thuế suất, tổng số tiền thuế giá trị ngày càng tăng, tổng tiền thanh toán giao dịch đã có thuế giá trị ngày càng tăng
– Chữ ký của người bán, chữ ký của người mua
– Thời điểm lập hóa đơn
– Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử
– Mã của cơ quan thuế so với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế
– Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại ( nếu có )
– Tên, mã số thuế của tổ chức triển khai nhận in hóa đơn so với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in .
– Chữ viết, chữ số và đồng xu tiền bộc lộ trên hóa đơn

2. Viết sai tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử

2.1. Các trường hợp viết sai tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử

Có ba trường hợp hóa đơn sai tên hàng hóa như sau :

– Trường hợp 1: Hóa đơn điện tử xuất sai tên hàng hóa, chưa gửi cho người mua

Trong trường hợp này, kế toán bên bán sẽ cần thực thi việc xóa bỏ hóa đơn lập sai tên hàng hóa và sau đó xuất hóa đơn mới với thông tin hàng hóa đúng gửi cho bên mua

– Trường hợp 2: Hóa đơn điện tử sai sót tên hàng hóa đã gửi cho người mua, tuy nhiên chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, chưa kê khai thuế

Trong trường hợp này, hai bên cần xác nhận sai sót, sau đó tịch thu hóa đơn đã lập sai bằng biên bản tịch thu hóa đơn. Bên bán sẽ thực thi hóa bỏ hóa đơn đã tịch thu và lập hóa đơn điện tử mới gửi bên mua

– Trường hợp 3: Hóa đơn điện tử viết sai tên hàng hóa nhưng đã gửi cho người mua và đã kê khai thuế

Đối với trường hợp này, kế toán cần lập biên bản điều chỉnh hóa đơn và có xác nhận của bên bán và bên mua. Bên bán sẽ lập hóa đơn điều chỉnh tên hàng hóa cho đúng

Xem thêm: DECAL DÁN XE Ô TÔ TẢI BỀN ĐẸP VÀ RẤT ĐƯỢC ƯA CHUỘNG

2.2. Xử lý viết sai tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử ra sao?

* Đối với trường hợp hóa đơn sai sót khi chưa gửi khách hàng:

Hóa đơn điện tử đã cấp mã của cơ quan thế mà chưa gửi cho người mua hàng nếu phát hiện sai sót thì sẽ xử lý như sau theo lao lý tại khoản 1 điều 19 Nghị định 123 / 2020 / NĐ-CP :

• Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA Nghị định 123/2020/NĐ-CP về việc hủy hóa đơn điện tử có mã có sai sót
• Lập hóa đơn mới, ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã. Sau đó gửi cho người mua
• Cơ quan thuế sẽ thực hiện việc hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế

* Đối với trường hợp hóa đơn sai sót nhưng đã gửi khách hàng

Đối với hóa đơn điện tử đã xuất, đã gửi Cơ quan Thuế và người mua, khi phát hiện sai sót, không địa thế căn cứ vào việc đã kê khai thuế hay chưa, người bán hoàn toàn có thể kiểm soát và điều chỉnh, lập hóa đơn sửa chữa thay thế .
– Cách 1 : Lập hóa đơn kiểm soát và điều chỉnh : theo điều 19, Nghị định 123 / 2020 / NĐ-CP, triển khai theo những bước sau để xử lý hóa đơn bị sai sót :

• Bước 1: Người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót sai thông tin hàng hóa, dịch vụ
• Bước 2: Người bán lập mẫu 04/SS-HĐĐT đến cơ quan Thuế để ghi nhận sai sót
• Bước 3: Người bán lập hóa đơn điều chỉnh. Trên hóa đơn sẽ ghi rõ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”
• Bước 4: Người bán ký số, gửi đến cơ quan Thuế để xin cấp mã cho hóa đơn điều chỉnh
• Bước 5: Gửi hóa đơn điều chỉnh và biên bản ghi nhận sai sót cho người mua để phục vụ giải trình về sau.

– Cách 2 : Lập hóa đơn sửa chữa thay thế : Theo điều 19 Nghị định 123 / 2020 / NĐ-CP, hoàn toàn có thể xử lý như sau :

• Bước 1: Người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận sai sót, trong đó nêu đề nghị lập hóa đơn thay thế: Biên bản giữa bên mua và bên bán: trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót
• Bước 2: Người bán hủy hóa đơn đã lập và lập hóa đơn mới. Trên hóa: đơn mới ghi rõ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”
• Bước 3: Gửi cho Cơ quan Thuế: Sau đó, trường hợp đơn vị sử dụng hóa đơn có mã của CQT thì người bán cần gửi thông báo và hóa đơn mới cho CQT để CQT cấp mã mới cho hóa đơn điện tử.
• Bước 4: Gửi hóa đơn cho người mua và biên bản ghi nhận sai sót để giải trình về sau: Khi CQT cấp mã xong, người bán gửi hóa đơn cho người mua. Còn trường hợp sử dụng hóa đơn không có mã của CQT thì gửi thẳng cho người mua.

3. Hướng dẫn cách xử lý viết sai tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử trong phần mềm EFY-iHOADON

Bước 1 : Đăng nhập phần mềm hóa đơn điện tử iHOADON
Xử lý trường hợp sai tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử, vào mục ” Xử lý hóa đơn ” trên iHOADON
Bước 2 : Chọn hóa đơn cần thay thế sửa chữa sau đó chọn mục ” Thay thế ”
Bước 3 : Lập biên bản và hóa đơn thay thế sửa chữa hóa đơn sai sót
Biên bản giữa bên bán và bên mua là sự thỏa thuận hợp tác giữa hai bên. Để lập biên bản đơn vị chức năng chọn mục lập biên bản. Sau đó, điều những thông tin có dấu sao đỏ và kiểm tra lại những thông tin của bên mua, bên bán trong biên bản. Người lập cần ghi rõ nguyên do hủy bỏ hóa đơn cũ. Sau đó nhấn Ghi tạm nếu chưa gửi biên bản hoặc ấn Ký và gửi để gửi biên bản cho người mua. Biên bản sẽ được gửi đến mail của bên mua .
Bước 4 : Lập hóa đơn thay thế sửa chữa
Sau khi lập biên bản, đơn vị chức năng chọn đón và chọn mục lập hóa đơn thay thế sửa chữa. Điền những thông tin cho hóa đơn sửa chữa thay thế. Cần quan tâm khi điền không được để trông mục ” Lý do sửa chữa thay thế “. Sau khi điền xong, kiểm tra lại hàng loạt thông tin và ấn xuất hóa đơn. Hóa đơn thay thế sửa chữa sẽ có nội dung : Hóa đơn này sửa chữa thay thế cho hóa đơn số …, mẫu số …, ký hiệu … ngày …
Bước 5 : Gửi mẫu số 04 / SS-HĐĐT về việc lập hóa đơn thay thế sửa chữa cho hóa đơn sai sót trên iHOADON
Quay lại trang chủ, vào mục xử lý hóa đơn, chọn hóa đơn gốc ( hóa đơn sai sót khởi đầu ) và chọn mục báo Cơ quan Thuế hóa đơn sai
Các thông tin tương quan tới hóa đơn gốc sẽ được tự động hóa update, chỉ cần điều đặc thù thông tin và nguyên do :
– Tính chất thông tin : Chọn mũi tên, chọn mục Thay thế
– Lý do : Điền nguyên do Thay thế và cần ghi nguyên do chi tiết cụ thể, đơn cử để báo cáo giải trình lên Cơ quan Thuế

Sau đó, chọn Gửi thông báo cho Cơ quan Thuế để hoàn tất.

Xem thêm: Chiều cao xe tải bao nhiêu là phù hợp? – Dịch Vụ Chuyển Nhà Trọn Gói Kiến Vàng Giá Rẻ Hà Nội

Bạn đọc hoàn toàn có thể tìm hiểu thêm bài viết : Hóa đơn điện tử khi nào phải hủy, thủ tục hủy như thế nào ?

Mọi vướng mắc pháp lý về thuế, hóa đơn cần tham vấn ý kiến luật sự vui lòng liên hệ: 1900.6162để được tư vấn hỗ trợ trực tuyến bởi Luật sư của Luật Minh Khuê. Rất mong nhận được sự hợp tác!

Source: https://suachuatulanh.edu.vn
Category : Vận Chuyển